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Documentos digitais, Decreto 10.278/2020, RECOMENDAÇÕES PARA ELABORAÇÃO …

- - - - Cadeia de custódia ininterrupta: linha contínua de custodiadores de documentos arquivísticos (desde o seu produtor até o seu legitimo sucessor) pela qual se assegura que esses documentos são os mesmos desde o início, não sofreram nenhum processo de alteração e, portanto, são autênticos.
        
        Custódia: Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de
        vínculo de propriedade.
    - - A presunção de autenticidade do documento digital arquivístico está fundamentada na análise da forma e do conteúdo e no ambiente de produção, manutenção/uso e preservação desse documento.
    - - Composição: relação entre os dados de forma e conteúdo do documento digital que permite sua apresentação.
  - - - A mudança de suporte não compromete a autenticidade do documento digital porque, nesse caso, diferentemente dos documentos não digitais, forma e conteúdo estão desvinculados do suporte.
    - - Com relação às cadeias de bits, em primeiro lugar é preciso esclarecer que, quando um documento digital é salvo, ele é desmontado em uma ou mais cadeias de bits que contêm os dados de forma, conteúdo e composição. Algumas estratégias de preservação digital, baseadas na conversão de formatos, implicam alteração das cadeias de bits. Essa alteração deve manter a forma do documento originalmente produzido, e com isso apoiar a autenticidade do documento digital.
        
        É importante esclarecer que o documento arquivístico digital é o objeto conceitual, isto é, aquele normalmente apresentado em dispositivo de saída (monitor, caixa de som), e não o objeto físico (as cadeias de bits registradas em um suporte). As cadeias de bits são necessárias para que o documento arquivístico seja apresentado, mas não se constituem nesse documento.
  - - - Identidade e integridade são constatadas à luz do contexto (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico) no qual o documento arquivístico foi produzido e usado ao longo do tempo.
        
        Contexto: Ambiente em que ocorre a ação registrada no documento. Na análise do contexto de um documento arquivístico, o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurídico-administrativo, de procedimentos, de proveniência e tecnológico.
        
        Contexto de Procedimentos
        
        Conjunto de normas internas que regulam a produção, tramitação, uso e arquivamento
        dos documentos da instituição.
        
        Contexto de Proveniência
        
        Organogramas, regimentos e regulamentos internos que identificam a instituição produtora de documentos.
        
        Contexto Documental
        
        Código de classificação, guias, índices e outros instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, do fundo.
        
        Contexto Jurídico-Administrativo
        
        Conjunto de leis e normas externas à instituição produtora de documentos as quais controlam a condução das atividades dessa mesma instituição.
        
        Contexto Tecnológico
        
        Ambiente tecnológico (hardware, software e padrões) que envolve o documento.
    - - Integridade: Estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.
        
        Não confundir com “integridade arquivística”, cujo objetivo, decorrente do princípio da proveniência, “consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações indiscriminadas. Também chamado integridade do fundo”
    - - Confiabilidade: Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção.
    - - Com relação às funções arquivísticas de criação, classificação e avaliação de documentos, julgue o item seguinte: A definição de procedimentos que garantam a autenticidade de documentos digitais mantidos em arquivo ocorre na fase de criação de documentos. (Certo)
  - - - Documentos legalmente autênticos são aqueles que dão testemunhos sobre si mesmos em virtude da intervenção, durante ou após sua produção, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua genuinidade.
        
        Os três aspectos da autenticidade acima referidos são independentes um do outro, de tal maneira que um documento não atestado por uma autoridade pode ser diplomática e historicamente autêntico, mas sempre será legalmente inautêntico. Um breve papal que não contenha a expressão datum... sub anulo piscatores pode ser legal e historicamente autêntico, mas é inautêntico do ponto de vista diplomático. Um certificado emitido por uma autoridade pública segundo as regras burocráticas, mas contendo informação que não corresponde à realidade, é legal e diplomaticamente autêntico, mas historicamente falso.
    - - Documentos diplomaticamente autênticos são aqueles que foram escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los.
      - no que tange ao ponto de vista da diplomática, a autenticidade se refere a não alteração do documento após sua produção, mesmo que o conteúdo não seja verdadeiro.
    - - Documentos historicamente autênticos são aqueles que atestam eventos que de fato aconteceram ou informações verdadeiras.
      - Observa-se uma relação entre o aspecto histórico da autenticidade e o conceito diplomático de confiabilidade no sentido de que ambos se referem à veracidade do conteúdo do documento.
  - - - da forma
      - do conteúdo
    - - de produção, manutenção/uso e preservação desse documento
        
        Esse ambiente compreende:
        
        procedimentos de controle
        
        Os procedimentos de controle compreendem quem produz, mantém/usa e preserva os documentos arquivísticos digitais e como essas ações são realizadas. Assim, é preciso que se definam direitos de acesso, espaços de trabalho (produção, recebimento, alteração, classificação, registro de metadados, arquivamento e destinação), conjunto de metadados e procedimentos de preservação.
        
        o sistema informatizado
        
        O sistema informatizado tem que ser confiável. Para tanto deve incluir trilhas de auditoria, controle de acesso de usuários, métodos robustos para garantir a integridade dos documentos (como checksum ou hash), meios de armazenamento estáveis e medidas de segurança para controlar o acesso indevido à infraestrutura tecnológica (computadores, redes e dispositivos de armazenamento).
        
        checksum: Valor, calculado a partir dos dados, que permite verificar se houve alteração.
        
        hash: É o resultado da ação de algoritmos que fazem o mapeamento de uma sequência de bits de tamanho arbitrário para uma sequência de bits de tamanho fixo menor, conhecido como resultado hash, de forma que seja muito difícil encontrar dois documentos digitais produzindo o mesmo resultado hash e que o processo reverso também não seja realizável (a partir de um hash, não é possível recompor o documento digital que o gerou).
        
        o próprio produtor e/ou custodiador
        
        A entidade produtora e/ou custodiadora dos documentos arquivísticos digitais tem de possuir reputação idônea, demonstrar capacidade e conhecimento específico para gerenciar os documentos e, consequentemente, inspirar a confiança dos usuários.
    - - independentemente de mecanismos
        tecnológicos de autenticação.
        
        Autenticação dependente de tecnologia
        
        Técnicas de autenticação dependentes de tecnologia, tal como a assinatura digital, são usadas para fornecer um mecanismo tecnológico que declara a autenticidade dos documentos digitais em um dado momento.
        
        É preciso esclarecer que autenticação é diferente de autenticidade. A autenticidade é a qualidade de o documento ser verdadeiro, isto é, ser exatamente aquele que foi produzido, ao passo que autenticação é a declaração da autenticidade feita em um dado momento por uma pessoa autorizada para tal. Enquanto declaração, a autenticação não garante necessariamente a autenticidade do documento, na medida em que se pode declarar como autêntico algo que não é. Da mesma forma, um documento pode ser considerado autêntico sem que nele conste uma autenticação.
        
        Uma boa utilização da assinatura digital se dá quando os documentos digitais são transmitidos no espaço, ou seja, entre pessoas, sistemas ou aplicativos, de forma a permitir um ambiente de confiabilidade nas transações. No Brasil, o valor legal da assinatura digital foi reconhecido. No entanto, as técnicas de autenticação baseadas em tecnologia não são efetivas para a transmissão dos documentos no tempo, ou seja, quando são armazenados no longo prazo ou quando há atualização/substituição de hardware, software ou formatos. Isto porque, em virtude do seu objetivo e de sua forma de funcionamento, as assinaturas digitais não podem ser migradas para as novas cadeias de bits resultantes da conversão dos documentos para outros formatos de arquivo.
        
        A assinatura digital é resultado de um cálculo matemático que envolve a cadeia de bits do documento e a chave da assinatura digital. Se a cadeia de bits for alterada, por motivo de corrompimento, adulteração ou conversão, a assinatura não corresponderá mais a essa nova cadeia de bits e não poderá mais garantir a autenticidade do documento. Isto porque, embora o documento conceitual seja o mesmo, passará a estar relacionado a uma nova cadeia de bits, que não tem mais a assinatura. Desta forma, a assinatura digital garante somente a integridade da cadeia de bits original, mas não a do documento conceitual ao longo do tempo.
        
        Assinatura Digital
        
        Modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.
        
        Assinatura Eletrônica:
        
        1 more item...
        
        Os atributos da assinatura digital são:
        
        a) ser única para cada documento, mesmo que o signatário seja o mesmo;
        
        b) comprovar a autoria do documento digital;
        
        c) possibilitar a verificação da integridade;
        
        d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.
        
        A assinatura digital para a diplomática se constitui num sele eletrônico, equivale aos selos dos soberanos medievais. (Rondinelli, pg 67)
        
        Em razão da necessidade de conversões, a assinatura digital não garante a autenticidade do documento, no longo prazo, tornando-se necessários outros procedimentos de gestão e de preservação, como a inserção de metadados. Ao se receber um documento assinado digitalmente, deve-se registrar, como metadado de integridade, a informação indicando que o documento foi recebido com tal assinatura e que esta foi verificada. Da mesma maneira, nas sucessivas conversões de formatos, deve-se registrar, também como metadado, o evento de conversão.
        
        Assim, a não ser que o desenvolvimento da tecnologia da assinatura digital permita que, ao longo do tempo, sua codificação seja preservada na nova cadeia de bits resultante das inevitáveis conversões, a autenticidade não é garantida por meio de assinatura digital.
  - - - "Na verdade, a preservação e a custódia dos documentos eletrônicos também se constituem em elementos que os diferenciam dos documentos convencionais, porque enquanto estes últimos têm sua autenticidade assegurada na medida em que são mantidos com as mesmas características com que foram criados, os primeiros se mantêm autênticos por meio de processos contínuos de cópia e migração." Fonte: Livro Gerenciamento Arquivístico de documentos eletrônicos (ed , pág 70)
- - - - Nos termos dessa Recomendação é a representação em formato de
        arquivo digital de um documento originalmente não digital. É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo nascido
        originalmente em formato de arquivo digital (born digital).
    - - Nos termos dessa recomendação, significa a conversão em imagem, por dispositivo eletrônico
        (escâner), para o formato digital de um documento originalmente não digital
    - - é o menor ponto que forma uma imagem digital. Quanto maior for o número de pixels, melhor a resolução da imagem. Utilizado para estabelecer a resolução da imagem em formato digital e padrão de visualização em tela.
    - - É a capacidade de captura real da imagem, em quantidades de pontos, sem a utilização de recursos de interpolação, que resultam num aumento artificial da resolução.
    - - aumento artificial, por meio de software, da quantidade de pontos (pixels).
    - - Especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits
        constituintes de um arquivo digital.
        
        Pode ser:
        
        aberto
        
        quando as especificações são públicas (p. ex.: XML, HTML, ODF e RTF)
        
        Formato Aberto de Arquivo: Quando as especificações do formato de arquivo são públicas. (Ex.: XML, HTML, ODF, RTF, TXT e PNG)
        
        fechado
        
        quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: doc)
        
        proprietário
        
        quando as especificações são definidas por uma empresa que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: pdf , doc e gif)
        
        Formato Proprietário de Arquivo: Quando as especificações são definidas por uma empresa que mantém seus direitos, sendo seu uso vinculado a uma licença. (PDF, JPEG, DOC e GIF).
        
        padronizado
        
        quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos
        abertos e não proprietários (p. ex.: XML, PDF/A)
        
        Não Proprietário: Quando o uso das especificações não tem restrição de licença.
  - - - a captura digital
      - o armazenamento
      - a disseminação dos representantes digitais
  - - - que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits - que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.
  - - - Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio
        da Tecnologia da Informação e Comunicação;
    - - Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e
        apresentações diferenciados do formato original;
      - Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por
        meio de redes informatizadas;
    - - Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.
  - - - o tratamento arquivístico dos documentos
        e a avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados já tenham sido desenvolvidos
      - o acervo arquivístico selecionado tenha sido previamente higienizado, identificado e organizado (arranjo, descrição e indexação)
    - - No entanto, é possível digitalizar itens documentais isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou alto valor intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem entretanto descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.
    - - É necessário que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital de um documento arquivístico de forma a garantir a geração de um representante digital que reproduza, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1, sem qualquer tipo de processamento posterior através de softwares de tratamento de imagem.
      - A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores:
        
        da resolução óptica adotada no escaneamento
        
        da profundidade de bit
        
        dos processos de interpolação (quando utilizados)
        
        dos níveis de compressão
      - Após a captura digital devem ser realizadas as atividades de controle de qualidade
        
        Importante ressaltar que o parâmetro de qualidade é o de Resolução Óptica.
    - - Os metadados técnicos descrevem as características do representante digital no que diz respeito ao processo de captura digital, onde deve ser descrito e registrado o ambiente tecnológico (software e hardware), bem como algumas das características físicas do documento, tais como tipo e dimensão. Estes metadados devem, preferencialmente estarem inseridos ou encapsulados no representante digital e também descritos e registrados em planilhas em banco de dados.
        
        Banco de Dados: Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases de dados relacionadas entre si, segundo um modelo de dados; b) regras que definem as operações válidas sobre os dados e garantem sua integridade.
  - - - Escala de cinza;
      - Escala de cores;
      - Escalas e sinalização de dimensões.
    - - Sinalética = “Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem (DIBRADE)
  - - - formato TIFF
        
        formato mais utilizado
      - formato Portable Network Graphics - PNG29
        
        É um formato padronizado pela International Standard Organization como ISO/IEC 15948:2003
      - formato JPEG 200030
        
        É um formato padronizado pela International Standard Organization como ISO/IEC 15444-1:2000
  - - - Matriz digital (MD)
        
        O armazenamento desta matriz deverá ser feito em ambiente altamente protegido e fora dos sistemas e redes de dados para acesso remoto.
        
        o acesso deverá ser restrito e sob nenhuma hipótese autorizado a usuários não credenciados.
        
        Além da própria MD, deve-se criar duas cópias de segurança
        
        Recomendamos, opcionalmente, a geração do que denominamos de Matriz Digital com Processamento de Imagem – MDPI,
        
        A partir da MDPI é que serão gerados posteriormente os outros formatos de representantes digitais derivadas, e de acordo com a necessidade dos usuários finais
        
        em formato TIFF
        
        Decreto 10.278/2020 ==> PDF/A ou PNG
    - - Derivada digital
        
        Derivadas de acesso
        
        Orientação técnica nº 4 CONARQ
        
        Recomendação 6:
        
        Utilizar o PDF/A para derivadas de acesso no caso de documentos digitalizados (obtidos de documentos não digitais) e preservar as matrizes digitais (preferencialmente produzidas em alta resolução).
        
        Justificativa: O PDF ou PDF/A (e suas versões) não são formatos de preservação de imagens. Além do mais, a guarda das matrizes em alta resolução facilita a reutilização das imagens originais.
        
        deverão ser utilizados preferencialmente formatos abertos para a geração dessas derivadas, e recomendamos os formatos JPEG e PNG.
        
        O formato de arquivo digital Portable Document Format - PDF ou PDF/A também é recomendado, embora possua uma taxa de compressão menor. Esse formato digital permite dar acesso ao usuário final uma representação fiel do documento original, em um único arquivo digital, especialmente quando esse é formado por múltiplas páginas e contiver também imagens fixas.
        
        Quanto maior for a taxa de compressão, menor será o tamanho do arquivo e a interferência na imagem fica mais visível.
        
        Por outro lado, quanto menor for a taxa de compressão, maior será o tamanho do arquivo e a interferência na imagem fica menos visível.
        
        Derivadas de navegação
        
        os formatos de arquivo digitais mais comuns são o GIF, BMP, PNG e JPEG
  - - - unívoco
      - persistente
      - permanente
      - e que sempre permita a sua localização e sua identificação
- - - - Técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro, sem mudar sua
        codificação, para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do suporte.
      - Refreshing (Inglês)
    - - Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
        
        Os documentos digitais apresentam especificidades que podem comprometer sua autenticidade e seu acesso, uma vez que são suscetíveis à degradação física dos seus suportes, à obsolescência tecnológica de hardware, software, de formatos e a intervenções não autorizadas. O resultado disso é a sua adulteração e/ou destruição.
    - - Credibilidade de um documento arquivístico enquanto afirmação de um fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da
        completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criação.
    - - Técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como:
        
        a) conversão de dados:
        mudança de um formato para outro;
        
        b) conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.
    - - Estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.
    - - Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar
        documentos arquivísticos ao longo do tempo.
    - - Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital:
        
        a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo;
        
        b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado;
        
        c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna.
        
        A migração pode ocorrer por conversão, por atualização ou por reformatação.
        
        Reformatação: Técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um documento para fins de acesso ou manutenção dos dados.
        
        Exemplo: Impressão ou transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM), ou ainda, a captura de um documento para o meio digital por meio da digitalização.
    - - Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a
        fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário.
  - - - estabelece a formação de pacotes de informação envolvendo os documentos digitais (informação de conteúdo) e seus metadados (informação de representação).
    - - SIP
        
        Pacote de informação para submissão
        
        refere-se à admissão dos documentos digitais e seus metadados associados.
      - AIP
        
        Pacote de informação para arquivamento
        
        refere-se ao acondicionamento e armazenamento dos documentos digitais e seus metadados associados.
      - DIP
        
        Pacote de informação para disseminação
        
        refere-se ao acesso aos documentos digitais e seus metadados associados.
    - - 1 - Admissão: captura de documentos digitais
        
        a admissão se inicia com o recebimento de um SIP, que é convertido em AIP, e termina quando um AIP está seguro no repositório, incluindo a criação de cópias de segurança.
      - 2 - Admissão: criação do pacote de arquivamento
      - 3 - Planejamento da preservação
      - 4 - Armazenamento e preservação / manutenção do AIP
      - 5 - Gerenciamento de informação
        
        Uma funcionalidade essencial de um repositório digital confiável é o gerenciamento da informação, aqui entendido como a gestão das informações descritivas (metadados) dos documentos admitidos no repositório.
        
        O principal objetivo desses metadados é apoiar o acesso e a recuperação dos documentos
      - 6 - Gerenciamento de acesso
        
        Todo repositório deve produzir pacotes de disseminação de informação (DIP)
  - - - Procedimentos arquivísticos em suas diferentes fases
        
        Independência dos repositórios
        
        Um repositório digital deve ter independência; isso significa que seu funcionamento e o acesso aos
        documentos não podem depender das aplicações que funcionam em conjunto com ele.
        
        Por exemplo, em uma aplicação para arquivos correntes e intermediários, deve ser possível acessar os documentos independentemente do SIGAD, isto é, diretamente no repositório, desde que isso seja feito de forma controlada, para não ameaçar a autenticidade dos documentos no repositório.
        
        É bom esclarecer que o acesso direto aos documentos no repositório não exclui a necessidade de um SIGAD para apoiar a gestão arquivística.
      - Requisitos de um repositório digital confiável.
        
        Os requisitos estão organizados em três conjuntos:
        
        infraestrutura organizacional
        
        gerenciamento do documento digital
        
        deve estar de acordo com o modelo de referência OAIS
        
        tecnologia, infraestrutura técnica e segurança.
        
        esses requisitos estão baseados
        na norma ISO 16363: 2012, e abrangem todos os tipos de materiais digitais, inclusive os
        documentos arquivísticos.
  - - - Trata-se de um modelo conceitual que define um repositório digital, identificando o ambiente, os componentes funcionais, suas interfaces internas e externas, os objetos de dados e informações.
      - O OAIS é composto por dois modelos:
        
        O modelo funcional
        
        delineia as funções que precisam ser desempenhadas por um repositório OAIS
        
        O modelo de informação
      - O termo open (“aberto”) é usado para indicar que o modelo de referência é construído em fóruns abertos, e não que o acesso ao arquivo é irrestrito.
      - O Modelo de Informação do OAIS propõe o conceito de pacote de informação, que é formado pela
        
        informação de conteúdo
        
        encapsuladas e identificadas pela informação de empacotamento.
        
        é o objeto de informação (objeto de dado + informação de representação) a ser preservado.
        
        informação de descrição de preservação
        
        é a informação necessária para a adequada preservação da informação de conteúdo, e que pode ser categorizada como informação sobre:
        
        proveniência
        
        referência
        
        fixidade
        
        Fixidade: Integridade da cadeia de bits que constituem um componente digital.
        
        contexto
  - - - Caso seja usado nas idades corrente e intermediária, um RDC-Arq tem que estar associado a um SIGAD, apoiando a gestão documental, inclusive no que diz respeito à eliminação sistemática de documentos. Nessas idades, não é imprescindível o uso de um RDC-Arq, pois o SIGAD é o responsável por garantir a autenticidade dos documentos e pode armazená-los num sistema de storage ou num repositório digital que não esteja em conformidade com os requisitos de um RDC-Arq.
        
        Quando do uso de um RDC-Arq nas idades corrente e intermediária, ele tem que estar associado ao uso de um SIGAD, a fim de garantir o controle do ciclo de vida, o cumprimento da destinação prevista e a manutenção da autenticidade e da relação orgânica, características fundamentais desses documentos. Nessas idades, os produtores já precisam tomar cuidados especiais, previstos em um plano de preservação digital, com relação aos documentos digitais que serão mantidos por médio e longo prazo.
      - Na idade permanente, os documentos têm que ser recolhidos para um RDC-Arq, de maneira a serem preservados e terem seu acesso garantido. Diferentemente do que acontece nas idades anteriores, o RDC-Arq não permite a eliminação de documentos na idade permanente.
        
        Os documentos digitais em idade permanente têm que ser mantidos e preservados por um RDC-Arq, de maneira a apoiar o tratamento técnico adequado, incluindo arranjo, descrição e acesso, para assegurar a manutenção da autenticidade e da relação orgânica desses documentos.
- - - - primeira autoridade da cadeia de certificação
      - compete emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados das AC de nível imediatamente subsequente ao seu, gerenciar a lista de certificados emitidos, revogados e vencidos, e executar atividades de fiscalização e auditoria das AC e das AR e dos prestadores de serviço habilitados na ICP,
      - O único certificado auto-assinado da ICP-Brasil é o da Autoridade Certificadora Raiz.
    - - Autoridade certificadora
        
        compete emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados, bem como colocar à disposição dos usuários listas de certificados revogados
        
        Organização que emite, renova ou revoga certificados digitais de outras autoridades
        certificadoras ou de titulares finais.
        
        AR
        
        Autoridade de registro
        
        Faz a intermediação entre o usuário e a própria AC
        
        Organização que distribui certificados digitais aos usuários finais, mediante processo de identificação estabelecido nas práticas definidas na Infra-estrutura de Chaves-Públicas – ICP.
        
        A identificação será feita presencialmente, mediante comparecimento pessoal do usuário, ou por outra forma que garanta nível de segurança equivalente, observadas as normas técnicas da ICP-Brasil.
        
        Compete às AR, entidades operacionalmente vinculadas a determinada AC, identificar e cadastrar usuários, encaminhar solicitações de certificados às AC e manter registros de suas operações
        
        Pode estar fisicamente localizada em uma AC ou ser uma entidade de registro remota.
        
        entidades credenciadas a emitir certificados digitais vinculando pares de chaves criptográficas ao respectivo titular
      - poderão ser credenciados como AC e AR os órgãos e as entidades públicos e as pessoas jurídicas de direito privado.
    - - Além do papel de autoridade certificadora raiz, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) exerce a função de credenciar e descredenciar os demais participantes do sistema criado para o processo de certificação digital bem como de supervisionar e realizar auditorias desses processos. (Gab: certo)
        
        O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) acumula os papéis de autoridade certificadora raiz e órgão credenciador dos demais participantes da cadeia produtiva, o qual viabiliza a emissão de certificados digitais; as atribuições de supervisão e auditoria de processos são responsabilidade de auditorias independentes. ERRADO
  - - - Responsável por emitir carimbos do tempo
        
        Ressalta-se que o Carimbo do Tempo oferece a informação de data e hora de registro deste documento quando este chegou à entidade emissora, e não a data de criação deste documento.
        
        Carimbo Digital do Tempo:
        
        É um documento eletrônico emitido por uma Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT) que serve como evidência de que uma informação digital existia numa determinada data e hora. O timestamp, calculado a partir do hash do documento, é o registro da data e hora em que a requisição do timestamp (Time Stamp Request) chegou à Autoridade de Carimbo do Tempo, e não se refere à data e hora de criação do documento. É uma forma de autenticação do documento.
        
        elemento diplomático de autenticação
  - - - por meio dessa assinatura que temos a garantia de:
        
        Autenticidade
        
        Integridade
        
        Não repúdio
        
        confiabilidade
  - - - A1
      - A2
      - A3
      - A4
      - Certificados de Assinatura digital
    - - S2
      - S3
      - S1
      - S4
      - Certificados de Sigilo
        
        servem para criptografar documentos, mensagens ou transações
        
        confidencialidade da informação
    - - Certificado de carimbo do Tempo
      - T3
      - T4
  - - - Assimétrico
        
        É um algoritmo de criptografia que usa duas chaves: uma chave pública e uma chave privada, onde a chave pública pode ser distribuída abertamente enquanto a chave privada é mantida secreta. Os algoritmos assimétricos são capazes de muitas operações, incluindo criptografia, assinaturas digitais e acordo de chave.
      - Simétrico
        
        Algoritmo de criptografia que usa somente uma chave, tanto para cifrar como para decifrar. Esta chave deve ser mantida secreta para garantir a confidencialidade da mensagem. Também conhecido como algoritmo de chave secreta.
    - - chave privada
        
        Armazenamento da chave privada para seu uso futuro, após o período de validade do certificado correspondente. Só se aplica a chaves privadas de certificados de sigilo. As chaves privadas de assinatura digital só poderão ser utilizadas durante o período de validade dos respectivos certificados, sendo portanto proibido seu armazenamento.
      - chave pública
        
        Armazenamento da chave pública, por um período mínimo de 30 anos, para uso futuro, após o período de validade do certificado correspondente com o objetivo de verificar as assinaturas geradas durante o prazo de validade dos respectivos certificados. Só se aplica a chaves públicas de certificados de assinatura. As chaves públicas de sigilo só poderão ser utilizadas durante o período de validade dos respectivos certificados, sendo portanto proibido seu armazenamento.
    - - A verificação da origem do dado é feita com a chave pública do remetente.
        
        A assinatura digital fica de tal modo vinculada ao documento eletrônico que caso seja feita qualquer alteração no documento, a assinatura se torna inválida. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, como estabelece uma imutabilidade lógica do conteúdo, isso é o mesmo que dizer que não pode ser alterada.
        
        A integridade e a comprovação da autoria são características primeiras do uso da certificação digital para assinar.
        
        a assinatura digital possui autenticidade, integridade, confiabilidade e o não-repúdio
        
        não torna o documento eletrônico sigiloso, pois ele em si não é criptografado.
        
        O sigilo do documento eletrônico poderá ser resguardado mediante a cifragem da mensagem com a chave pública do destinatário, pois somente com o emprego de sua chave privada o documento poderá ser decifrado.
      - Ela é um exemplo de autenticação, visto que identifica o autor da mensagem e permite a verificação de que seu conteúdo não foi adulterado.
    - - Processo de confirmação da identidade de uma pessoa física (Autenticação de um Individuo) ou jurídica (Autenticação da Identidade de uma Organização) através das documentações apresentadas pelo solicitante e da confirmação dos dados da solicitação. Executado por Agentes de Registro, como parte do processo de aprovação de uma solicitação de certificado digital.
    - - Qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
    - - Atividade pela qual se estabelece uma relação única, exclusiva e intransferível entre um elemento criptográfico e uma pessoa física ou jurídica.
    - - Registro eletrônico assinado, gerado por meio de um procedimento de certificação digital, que se destina a comprovar a relação existente entre um elemento criptográfico e uma pessoa física ou jurídica.
        
        qualquer pessoa pode obter um certificado digital que deve ser adquirido em uma Autoridade Certificadora (AC).
        
        é possível um estrangeiro sem CPF obter um certificado digital ICP-Brasil. O certificado deverá ser emitido por AC que não seja vinculada à cadeia da Autoridade Certificadora - AC da Receita Federal.
        
        O estrangeiro não poderá obter certificados do tipo e-CPF, pois o processo de emissão desse tipo de certificado obriga a AR a uma validação na base de dados da Receita Federal.
    - - Criptográfica
        
        Valor numérico ou código usado com um algoritmo criptográfico para transformar, validar, autenticar, cifrar e decifrar dados.
      - Privada
        
        Chave secreta do par de chaves criptográficas (a outra é uma chave pública) em um sistema de criptografia assimétrica. É mantida secreta pelo seu dono (detentor de um certificado digital) e usada para criar assinaturas digitais e para decifrar mensagens ou arquivos cifrados com a chave pública correspondente.
        
        De acordo com as normas da ICP-Brasil, a Autoridade Certificadora Raiz e as Autoridades Certificadoras não têm acesso às chaves privadas dos titulares de certificados digitais. A MP 2.200-2 determina que o par de chaves criptográficas seja gerado sempre pelo próprio titular e que a sua chave privada de assinatura seja de seu exclusivo controle, uso e conhecimento.
      - Pública
        
        Chave mantida pública (a outra é uma chave privada) em um sistema de criptografia assimétrica. É divulgada pelo seu dono e usada para verificar a assinatura digital criada com a chave privada correspondente. Dependendo do algoritmo, a chave pública também é usada para cifrar mensagens ou arquivos que possam, então, ser decifrados com a chave privada correspondente.
      - Simétrica
        
        Chave criptográfica gerada por um algoritmo simétrico
      - Assimétricas
        
        Chaves criptográficas geradas por um algoritmo assimétrico
    - - Assimétrica
        
        Tipo de criptografia que usa um par de chaves criptográficas distintas (privada e pública) e matematicamente relacionadas. A chave pública está disponível para todos que queiram cifrar informações para o dono da chave privada ou para verificação de uma assinatura digital criada com a chave privada correspondente; a chave privada é mantida em segredo pelo seu dono e pode decifrar informações ou gerar assinaturas digitais.
        
        utiliza um par de chaves diferentes entre si, que se relacionam matematicamente por meio de um algoritmo, de forma que o texto cifrado por uma chave, apenas seja decifrado pela outra do mesmo par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimétrica são denominadas chaves pública e privada. A chave pública pode ser conhecida pelo público em geral, enquanto que a chave privada somente deve ser de conhecimento de seu titular.
        
        A Infraestrutura de Chaves Públicas no Brasil (ICP-Brasil) define procedimentos para a realização de dois serviços complementares de certificação digital com algoritmos de criptografia assimétrica: assinatura digital e criptografia de sigilo.
        
        O modelo de criptografia adotado no Brasil é a assimétrica, que consiste na elaboração da cifragem com base em duas chaves, sendo uma pública e outra privada. A chave privada é utilizada para cifrar o documento (pertencendo portanto somente ao seu produtor), e a pública para decifrá-lo (pertencendo aos destinatários do documento). A assinatura digital é uma combinação de códigos da cifragem com o conteúdo do documento, que permite conferir a autenticidade da autoria (permite ter certeza de quem produziu o documento). A criptografia de sigilo permite "esconder" a mensagem original do documento, e sua leitura somente será possível pelos detentores da chave pública, que permite a decifragem; isso impede o conhecimento da informação por pessoas não autorizadas, em caso de extravio do documento. Ambos os processos são definidos e regulados pelo ICP-Brasil.
      - simétrica
        
        é baseada em algoritmos que dependem de uma mesma chave - chave secreta -, que é usada no processo de cifrar e no de decifrar o texto. Para garantir a integridade da informação transmitida é imprescindível que apenas o emissor e o receptor conheçam a chave. O problema da criptografia simétrica é a necessidade de compartilhar a chave secreta com todos que precisam ler a mensagem, possibilitando a alteração do documento por qualquer das partes.
      - Criptografia: Método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta, de
        forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer sua forma original.
    - - digital
        
        Unidade de registro de informações, codificada por meio de dígitos binários.
        
        Documentos digitais são aqueles codificados em dígitos binários, somente acessíveis e interpretáveis por meio de recursos computacionais.
        
        Eles são considerados como arquivísticos quando são produzidos ou recebidos pelo órgão ou entidade no decorrer de suas atividades, e possuem relação orgânica entre si.
      - Eletrônico
        
        Unidade de registro de informações, acessível por meio de um equipamento eletrônico.
      - Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte.
    - - Garantia que o emissor de uma mensagem ou a pessoa que executou determinada transação de forma eletrônica, não poderá posteriormente negar sua autoria, visto que somente aquela chave privada poderia ter gerado aquela assinatura digital. Deste modo, a menos de um uso indevido do certificado digital, fato que não exime de responsabilidade, o autor não pode negar a autoria da transação.
- - - - Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e não digitais
      - 1 Captura
        
        1.1 Registro
        
        O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa corresponde à atribuição de metadados.
        
        O registro dos documentos no SIGAD, no momento da captura, pode equivaler ao
        registro de protocolo.
        
        1.2 Classificação
        
        1.3 Indexação
        
        1.5 Atribuição de restrição de acesso
        
        1.6 Arquivamento
        
        Um sistema de gestão arquivística de documentos digitais deverá também controlar os títulos das pastas ou diretórios nos quais os documentos foram armazenados procurando fazer as conexões existentes entre os vários documentos a partir de uma codificação identificadora única.
        
        A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos não digitais porque nestes o arquivamento é ao mesmo tempo uma operação lógica e física, como, por exemplo, arquivar um relatório na pasta Relatórios. No documento digital, a operação de arquivar significa que o SIGAD irá automaticamente armazenar o(s) arquivo(s) digital(is) em um dispositivo de armazenamento (operação física) e registrar, em metadados, elementos que estabeleçam a relação orgânica entre os documentos (operação lógica), como, por exemplo, identificador do documento, número do processo/dossiê e código de classificação.
        
        consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações:
        
        O objetivo principal da captura é declarar o documento como arquivístico ao demonstrar a relação orgânica dos documentos.
        
        Um SIGAD tem que capturar e registrar todos os documentos arquivísticos que foram produzidos em outros sistemas informatizados da organização. Eventualmente, o SIGAD poderá também incluir funcionalidades de produção de documentos, que serão capturados automaticamente no momento do registro, bem como fluxo de trabalho.
        
        Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e então
        capturado, automaticamente, no momento do registro, como fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
        
        Versão anterior
        
        As decisões sobre captura e retenção devem ser consideradas no momento da concepção do sistema de gestão arquivística de documentos. A decisão referente a quais documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos requer que se levem em conta os seguintes fatores: legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao exercício das atividades do órgão ou entidade, e o grau de risco que correm caso não capturem documentos arquivísticos.
        
        Entre os documentos que exigem captura estão aqueles que:
        
        responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação;
        
        documentam uma obrigação ou responsabilidade;
        
        estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade
        
        1.4 Atribuição de metadados
        
        Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de maneira inequívoca e mostrar sua relação com os outros documentos.
      - 2 Avaliação, temporalidade e destinação
        
        O SIGAD deve identificar a temporalidade e a destinação previstas para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e ações estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento.
      - 3 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
      - 4 Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança
        
        trilhas de auditoria serve:
        
        identificar os autores de cada operação realizada nos documentos;
        
        prevenir a perda de documentos;
        
        monitorar todas as operações realizadas no SIGAD;
        
        garantir a segurança e a integridade do SIGAD.
        
        A trilha de auditoria é também um documento arquivístico, que serve para apoiar a autenticidade dos documentos gerenciados pelo SIGAD. Como tal, tem que ser avaliada e ter um tempo de guarda e destinação previstos
        
        A função principal das trilhas de auditoria de um sistema é, a partir de um conjunto de informações registradas, rastrear todas as intervenções feitas em um documento.
        
        cópias de segurança
        
        O processo reverso ao backup é a restauração (restore), que consiste em recuperar as informações para o ambiente de produção do SIGAD em um estado consistente.
        
        O procedimento de cópias de segurança não pode ser confundido com uma estratégia
        de preservação de longo prazo.
      - 5 Armazenamento
        
        O armazenamento de documentos digitas se dá em dispositivos de memória não volátil.
        
        Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.
        
        Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um
        armazenamento criterioso desde o momento da sua produção, para garantir sua preservação no longo prazo.
        
        o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na seleção das opções de armazenamento.
        
        Os documentos digitais são armazenados em dispositivos eletrônicos, magnéticos e ópticos.
        
        do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três
        tipos de memória, em ordem decrescente de preço e velocidade de acesso:
        
        1 - memória primária;
        
        Seu conteúdo é de natureza dinâmica, volátil, e permanece registrado apenas durante a execução do software. (memórias RAM)
        
        2 - memória secundária;
        
        Apresenta volume maior de armazenamento que a primária, sendo, por outro lado, mais lenta. Não é volátil. (Ex: HD)
        
        3 - memória terciária.
        
        Compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de segurança. A memória terciária tem característica não volátil na preservação de dados. Outra nomenclatura corrente para essa classe de memória é ”mídias de armazenamento”.
        
        As memórias secundária e terciária são adequadas ao armazenamento
      - 6 Preservação
        
        técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais:
        
        emulação
        
        encapsulamento
        
        preservação da tecnologia
        
        procedimentos de migração
        
        atualização de suporte
        
        conversão
        
        adoção de formatos digitais abertos
        
        compressão
        
        validação
        
        decifração
    - - 1 Plano de classificação e código de classificação
        
        Instrumentos principais
        
        plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e atividades do órgão ou entidade;
        
        Deve-se elaborar um índice alfabético para agilizar a localização dos assuntos no plano ou código e na tabela.
      - 2 Tabela de temporalidade e destinação
      - 3 Manual de gestão arquivística de documentos
      - 4 Esquema de classificação de acesso e segurança
      - 5 Glossário
        
        Instrumentos adicionais
        
        é um vocabulário afeito a uma área específica do conhecimento, que envolve definições conceituais, dispostas em ordem alfabética. Num glossário, os termos não guardam relações entre si.
      - 6 Vocabulário controlado
        
        é um conjunto normalizado de termos que serve para indexação e recuperação da informação. O significado dos termos não é definido, mas apenas algumas associações entre eles, como, por exemplo, a relação entre sinônimos.
        
        Permite controlar a terminologia utilizada
        na indexação, estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou entidade e controlando o uso de sinônimos, homônimos, abreviaturas e acrônimos.
      - 7 tesauro
        
        é uma lista controlada de termos ligados por meio de relações semânticas, hierárquicas, associativas ou de equivalência que cobre uma área específica do conhecimento. Em um tesauro, o significado do termo e as relações hierárquicas com outros termos são explicitados.
      - Outros instrumentos que não são específicos da gestão arquivística de documentos,
        mas podem apoiar as operações de gestão:
        
        relatório de análise do contexto jurídico-administrativo do órgão ou entidade;
        
        relatório dos riscos que envolvem as atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade;
        
        plano de contingência e plano de prevenção contra desastres;
        
        estrutura organizacional e delegação de competências do órgão ou entidade;
        
        registro dos funcionários e das permissões de acesso aos sistemas do órgão ou entidade.
    - - 1 Exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos
      - 2 Metodologia do programa de gestão
      - 3 Suspensão ou extinção do SIGAD
      - Nova versão
        
        Planejamento do programa de gestão arquivística de documentos
        
        envolve:
        
        1 - o levantamento e a análise da realidade institucional
        
        2 - o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade
        
        3 - o desenho do sistema de gestão arquivística de documentos
        
        4 - a elaboração de instrumentos e manuais.
        
        tarefas fundamentais:
        
        levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas;
        
        levantamento da produção documental, diferenciando os documentos arquivísticos dos não arquivísticos;
        
        definição, a partir do levantamento da produção documental, dos tipos de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e das informações devem conter;
        
        levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados, internamente, para tratamento de documentos e informações;
        
        análise e revisão do fluxo dos documentos;
        
        elaboração e/ou revisão do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação;
        
        definição dos metadados a serem criados no momento da produção do documento
        e ao longo do seu ciclo de vida;
        
        definição do plano de ação do programa de gestão, com seus objetivos, metas e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento, visando a melhoria contínua.
        
        Implantação do programa de gestão arquivística de documentos
        
        1 Exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos
        
        O documento arquivístico deve:
        
        refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada;
        
        conter os metadados necessários para documentar a ação;
        
        ser capaz de apoiar as atividades;
        
        prestar contas das atividades realizadas.
        
        O programa de gestão arquivística de documentos deve:
        
        contemplar o ciclo de vida dos documentos;
        
        garantir a acessibilidade dos documentos;
        
        manter os documentos em ambiente seguro;
        
        reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação;
        
        implementar estratégias de preservação dos documentos desde a sua produção e pelo tempo que for necessário;
        
        garantir as seguintes características do documento arquivístico: relação orgânica, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
        
        A cada uma das características do documento arquivístico corresponde um novo conjunto de exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão, conforme especificado a seguir:
        
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        2 Metodologia do programa de gestão
        
        A metodologia do planejamento e da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos estabelece oito passos que não são lineares, isto é, podem ser desenvolvidos em diferentes estágios, interativa, parcial ou gradualmente, de acordo com as necessidades do órgão ou entidade. A metodologia estabelece, ainda, ciclos de aplicação, sendo que as tarefas previstas para os passos C a H devem ser realizadas periodicamente.
        
        a) Levantamento preliminar
        
        Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislação, regimento e regulamento.
        
        1 more item...
        
        b) Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos
        
        Objetivo:
        
        2 more items...
        
        c) Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos
        
        Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma documental que melhor satisfaça cada função ou atividade desempenhada e definir quem está autorizado a produzir cada documento.
        
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        d) Análise dos sistemas existentes
        
        Consiste em identificar e analisar o sistema de gestão arquivística de documentos e outros sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade.
        
        e) Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos
        
        Consiste em determinar as estratégias (padrões, procedimentos, práticas e ferramentas) que levem ao cumprimento das exigências para a produção de documentos arquivísticos.
        
        f) Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos
        
        Consiste em projetar um sistema de gestão arquivística de documentos que incorpore as estratégias selecionadas no passo anterior, atenda às exigências identificadas e documentadas no passo C e corrija quaisquer deficiências identificadas no passo D, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes e integrando-os ao sistema de gestão arquivística de documentos.
        
        g) Implementação do sistema de gestão arquivística de documentos
        
        Consiste na execução do projeto.
        
        h) Monitoramento e ajustes do sistema de gestão arquivística de documentos
        
        Consiste em recolher, de forma sistemática, informação sobre o desempenho do
        sistema de gestão arquivística de documentos.
        
        3 Suspensão ou extinção do SIGAD
        
        envolve:
        
        execução e o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente.
        
        A execução propriamente dita significa pôr em prática os planos de ação e os projetos aprovados.
      - O programa de gestão arquivística de documentos deve ter como base a política arquivística e a designação de responsabilidades definidas anteriormente, além do contexto jurídico-administrativo, de forma que esteja de acordo com a missão institucional e a legislação vigente.
    - - As responsabilidades devem ser distribuídas a todos os funcionários de acordo com
        a função e a posição hierárquica de cada um e envolver as seguintes categorias:
        
        Direção superior: é a autoridade máxima responsável pela viabilidade da política
        de gestão arquivística de documentos.
        
        Profissionais de arquivo: são os responsáveis pelo planejamento e implantação do programa de gestão arquivística, assim como pela avaliação e controle dos trabalhos executados no âmbito do programa.
        
        os profissionais de arquivo são responsáveis também pela disseminação das técnicas e da cultura arquivística.
        
        Gerentes de unidades ou grupos de trabalho: são os responsáveis por garantir que os membros de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gestão arquivística de documentos.
        
        Usuários finais: são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentos arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gestão.
        
        Gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação: são as equipes responsáveis pelo projeto, desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação nos quais os documentos arquivísticos digitais são gerados e usados, e pela operacionalização dos sistemas de computação e de comunicação.
    - - é iniciada com uma declaração oficial de intenções que especifica, de forma resumida, como será realizada a gestão no órgão ou entidade.
      - Para a política ser bem-sucedida, são fundamentais o apoio da direção superior e a
        alocação dos recursos necessários para sua implementação.
      - é necessária a formação de um grupo de trabalho ligado aos níveis mais altos da hierarquia do órgão ou entidade, com a designação de um responsável pelo cumprimento da política e pela implementação do programa de gestão arquivística.
      - A política de gestão arquivística de documentos deve ser formulada com base:
        
        na análise do perfil institucional, isto é,
        
        contexto jurídico-administrativo
        
        estrutura organizacional
        
        missão
        
        competências
        
        funções e atividades
      - deve estar articulada às demais políticas informacionais existentes no órgão
        ou entidade, tais como políticas de sistemas e de segurança da informação
      - É fundamental que todos os funcionários estejam envolvidos na política de gestão arquivística de documentos a ser implantada na instituição.
      - deve explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas no programa de gestão, de forma que, por exemplo, quando for identificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem é o responsável por essas ações.
      - uma política de gestão arquivística de documentos tem por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar suas funções e atividades.
    - - Aspectos essenciais da gestão arquivística de documentos
        
        Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um órgão ou entidade, independentemente do suporte em que se apresentam, registram suas políticas, funções, procedimentos e decisões.
        
        Nesse sentido, são documentos
        arquivísticos, os quais, de acordo com a norma ISO 15.489, conferem aos órgãos e entidades a capacidade de:
        
        O e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a
        identificação de documentos arquivísticos digitais.
        
        a) conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações;
        
        Para que tenham essa capacidade, os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.
        
        b) apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
        
        c) possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
        
        d) fornecer evidência em caso de litígio;
        
        e) proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;
        
        f) assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação,
        bem como a pesquisa histórica;
        
        e) manter a memória corporativa e coletiva.
        
        Gestão arquivística de documentos
        
        Definição:
        
        Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em idade corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
        
        No bojo do conceito de gestão arquivística de documentos, estão o ciclo vital e a teoria das três idades
        
        Ciclo vital
        
        Entende-se por ciclo vital as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação, isto é, produção, utilização e destinação final.
        
        produção:
        
        1 more item...
        
        utilização:
        
        1 more item...
        
        destinação:
        
        1 more item...
        
        Teoria das três idades
        
        Em relação à teoria das três idades, esta preconiza que os documentos arquivísticos passam por períodos distintos de acordo com a frequência e tipo de uso dos mesmos, a saber:
        
        corrente:
        
        1 more item...
        
        intermediária:
        
        1 more item...
        
        permanente:
        
        1 more item...
        
        A implementação de um programa de gestão arquivística de documentos pressupõe
        a existência de dois instrumentos fundamentais, quais sejam:
        
        Código de classificação de documentos de arquivo
        
        Tabela de temporalidade e destinação de
        documentos de arquivo
        
        A gestão arquivística de documentos compreende:
        
        1) definição da política arquivística;
        
        2) designação de responsabilidades;
        
        3) planejamento do programa de gestão;
        
        4) implantação do programa de gestão
        
        De acordo com a norma AS ISO 15.489:2002
        
        O programa de gestão arquivística de documentos deve ter como base a política arquivística e a designação de responsabilidades, além do contexto jurídicoa-dministrativo, de forma que esteja de acordo com a missão institucional e a legislação vigente.
        
        O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que é suscetível à degradação física dos seus suportes, à obsolescência tecnológica de hardware, software e de formatos, e a intervenções não autorizadas, que podem ocasionar adulteração e destruição.
        
        Somente com procedimentos de gestão arquivística é possível assegurar a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.
    - - documento
        
        É uma unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte.
      - documento arquivístico
        
        É um documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
        
        É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
      - documento digital
        
        É a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
      - documento arquivístico digital
        
        É um documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico.
        
        Em outras palavras: é um documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, que foi produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
        
        É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos.
      - documentos não digitais
        
        São todos os outros documentos que se apresentam em suporte, formato e codificação diferentes dos digitais, tais como: documentos em papel, documentos em películas e documentos eletrônicos analógicos.
      - O que é sistema de negócio?
        
        É um sistema informatizado cuja principal função é apoiar a realização de atividades específicas na organização, e que produzem e mantêm dados, informações e documentos sobre essas atividades.
        
        É um sistema informatizado projetado e construído para atender a processo específico da organização.
        
        sistemas de negócio que produzem documentos digitais potencialmente arquivísticos
        
        Documentos arquivísticos são aqueles que registram as atividades dos órgãos ou entidades. No entanto, o simples registro de ações não é suficiente para que se tenha um documento arquivístico capaz de sustentá-las. É necessário que essa entidade cumpra com todas as características diplomáticas, quais sejam: ação, forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, pessoas e contexto identificável. Eventualmente, os documentos digitais produzidos e mantidos em sistemas de negócio não cumprem com todas as características diplomáticas, configurando-se como documentos potencialmente arquivísticos.
        
        A gestão arquivística de documentos digitais produzidos em sistemas de negócio pode ser feita de três maneiras:
        
        Integração dos sistemas de negócio com um SIGAD (nesse caso os documentos são mantidos no sistema de negócio e a gestão arquivística é realizada pelo SIGAD por meio da interação entre os dois sistemas);
        
        Implementação de funcionalidades de gestão arquivística de documentos no próprio sistema de negócio (nesse caso os documentos são mantidos e gerenciados no sistema de negócio até a destinação final, ou seja, eliminação ou guarda permanente).
        
        Implementação de funcionalidades para que os sistemas de negócio exportem os documentos arquivísticos e seus metadados para um SIGAD (nesse caso os documentos são mantidos e gerenciados no SIGAD);
    - - A partir da década de 1950, o conceito de gestão arquivística de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produção documental, facilitar o acesso aos documentos e regular sua eliminação ou guarda permanente.
        
        No Brasil, a gestão arquivística de documentos ganhou amparo legal a partir da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Lei de Arquivos, e do decreto nº. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a gestão de documentos na administração pública federal.
  - - - Funcionais
        
        Nova seção denominada: “Elaboração de documentos”
        
        Parte dos requisitos funcionais foi
        reagrupada nessa nova seção.
        
        concentra todos os requisitos relacionados à elaboração de documentos, avulsos ou processos.
        
        São aqueles que especificam uma função que o sistema deve ser capaz de realizar sob o ponto de vista do usuário final.
        
        Tratam de:
        
        1 - organização de documentos (incluindo o plano de classificação)
        
        são considerados imprescindíveis para
        um SIGAD
        
        Nova versão
        
        No caso do SIGAD apoiar a produção de documentos dentro do sistema, também são
        considerados imprescindíveis os que constam dos seguintes capítulos:
        
        2 - Captura
        
        3 - Avaliação: temporalidade e destinação
        
        4 - Pesquisa, localização e apresentação dos documentos (Recuperação da informação)
        
        5 - Elaboração de documentos
        
        6 - Tramitação e fluxo de trabalho
        
        7 - Segurança
        
        Foi criada uma seção denominada “Assinatura cadastrada mediante identificação do usuário e senha”
        
        8 - Preservação
        
        Tratam de:
        
        1 - organização de documentos
        
        1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD
        
        1.2 Configuração da tabela de temporalidade e destinação de documentos
        
        Na versão anterior esse item estava no tópico 4 - Avaliação e destinação
        
        1.3 Classificação e metadados das unidades de arquivamento
        
        2 - Captura
        
        3 - Avaliação: temporalidade e destinação
        
        3.1 Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos
        
        3.2 Exportação de documentos
        
        3.3 Eliminação
        
        3.4 Avaliação e destinação de documentos arquivísticos não digitais e híbridos
        
        4 - Pesquisa, localização e apresentação dos documentos (Recuperação da informação)
        
        5 - Elaboração de documentos
        
        5.2 Gerenciamento dos dossiês/processos
        
        Na versão anterior esse item estava no tópico 1 - organização de documentos
        
        5.3 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos
        
        5.4 Volumes: abertura, encerramento e metadados
        
        5.5 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos não digitais e híbridos
        
        6 - Tramitação e fluxo de trabalho
        
        7 - Segurança
        
        7.6 Carimbo digital do tempo.
        
        Não tinha na versão anterior
        
        7.8 Assinatura cadastrada mediante identificação do usuário e senha
        
        8 - Preservação
      - Não Funcionais
        
        São aqueles que não estão diretamente relacionados à funcionalidade do sistema, mas que são relevantes para a sua implementação.
        
        Tratam de:
        
        9 - Armazenamento;
        
        10 - Funções administrativas
        
        11 - Conformidade com a legislação e regulamentações
        
        12 - Usabilidade;
        
        13 - Interoperabilidade
        
        Por interoperabilidade, entende-se o intercâmbio coerente de informações e serviços entre sistemas. A interoperabilidade deve possibilitar a substituição de qualquer componente ou produto usado nos pontos de interligação por outro de especificação similar, sem comprometimento das funcionalidades do SIGAD. Isto se faz por meio do uso de regras e padrões de comunicação.
        
        14 - Disponibilidade
        
        15 - Desempenho e escalabilidade
      - Obrigatoriedade dos requisitos:
        
        (O) obrigatórios quando indicados pela frase: “O SIGAD tem que...”
        
        (AD) altamente desejáveis quando indicados pela frase: “É altamente desejável que o SIGAD ...”
        
        (AD) = altamente desejável = “O SIGAD deve ...”
        
        (F) facultativos quando indicados pela frase: “O SIGAD pode...”
    - - Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos
        
        diferente desta aparte que consta na introdução:
        
        Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD
        
        Os requisitos necessário para se identificar um SIGAG são: autenticidade, confiabilidade, rastreabilidade e originalidade. ERRADO
        
        captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;
        
        captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;
        
        gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;
        
        registro de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);
        
        estabelecimento de relacionamento entre documentos digitais e não digitais;
        
        manutenção da autenticidade dos documentos;
        
        aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos, permitindo a seleção dos documentos para eliminação ou para guarda permanente;
        
        exportação de documentos para realizar a transferência ou recolhimento;
        
        apoio à preservação dos documentos.
  - - - O esquema de metadados apresenta elementos relacionados a quatro tipos de entidades:
        
        Nova versão apresenta quatro grupos de eventos:
        
        Gerenciamento de classe
        
        Gerenciamento de preservação
        
        Gestão do processo
        
        Gestão do ciclo de vida
        
        Uma grande mudança foi feita no esquema de metadados, principalmente no detalhamento daqueles que se referem aos eventos. Foi proposto um modelo para os metadados de eventos, similar ao apresentado no Dicionário de dados do PREMIS, que registra um conjunto de informações específicas para cada evento.
        
        documento
        
        classe
        
        agente
        
        componente digital
    - - (O) = obrigatório
      - (OA) = obrigatório, se aplicável
      - (F) = facultativo
        
        pode tornar-se obrigatório para determinada instituição, dependendo de suas necessidades específicas.
    - - 1 Documento
        
        1.19 Procedência
      - 2 Evento de gestão
      - 3 Classe
      - 4 Agente
      - 5 Componente digital
      - 6 Evento de preservação
    - - Documento (documento, volume e processo/dossiê)
        
        "Documento" é a entidade mais importante de um SIGAD.
        
        agregações conceituais = processos e dossiês
        
        Um processo ou dossiê pode conter um ou mais volumes.
        
        Um volume pode conter um ou mais documentos.
        
        Cada documento é composto por um
        ou mais componentes digitais.
        
        níveis de agregação (processo/dossiê, volume e
        documento)
        
        1.31 Previsão de desclassificação
        
        1.28 Setor responsável pela execução da ação
        
        1.27 Indicação de anotação
      - Eventos de gestão
        
        2.1 Eventos de gestão do ciclo de vida
        
        2.2 Eventos de gestão do processo/dossiê.
      - Classe
        
        refere-se aos diversos níveis de agregação do plano de classificação: classes, subclasses, grupos e subgrupos, que são organizados de forma hierárquica.
        
        Uma classe que tenha outras classes a ela subordinadas não pode conter processos/dossiês ou documentos arquivísticos.
        
        Todas as alterações ocorridas no plano de classificação e na tabela de temporalidade e destinação devem ficar registradas nos eventos de gerenciamento de classe.
      - Eventos de gerenciamento da classe .
        
        refere-se às ações de manutenção do código
        de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos
      - Componente digital
      - Eventos de preservação
      - Agente
      - Versão novo
        
        Documento (documento, volume e processo/dossiê)
        
        Estas informações referem-se à identidade e à integridade (componentes da autenticidade) do documento e apoiam sua identificação no sistema de gestão arquivística de documentos.
        
        Eventos de gestão
        
        Estas informações referem-se às informações relacionadas ao controle do ciclo de vida e aos procedimentos de protocolo para controle dos documentos, avulsos e processos.
        
        2.1 Eventos de gestão do ciclo de vida
        
        Registra os eventos de captura, movimentação e controle do ciclo de vida do documento.
        
        2.2 Eventos de gestão do processo/dossiê
        
        Registra os eventos relacionados aos procedimentos de protocolo realizados com os processos. Inclui também abertura, encerramento e reabertura de dossiês.
        
        Classe
        
        Estas informações referem-se à configuração e à administração do plano ou código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos.
        
        Eventos de gerenciamento da classe .
        
        Registra os eventos de gerenciamento do plano ou do código de classificação
        
        Componente digital
        
        Estas informações referem-se à identidade e às características do componente digital e possibilitam a identificação destes componentes no sistema de gestão arquivística
        
        Eventos de preservação
        
        Estas informações referem-se a eventos de preservação ocorridos com o componente digital.
        
        Agente
        
        Os metadados dessa seção identificam os agentes envolvidos na captura e no acesso aos documentos, bem como em todos os eventos de gestão do ciclo de vida, gestão de processos, gerenciamento do plano de classificação e de preservação.
    - - Em termos da análise diplomática, o chamado perfil do documento (ou metadado) é considerado uma anotação e, portanto, compõe a forma intelectual do documento arquivístico. (Rondinelli, pg 61)
        
        Se objetivo é identificar o documento individualmente e estabelecer a sua relação com os demais documentos integrantes do dossiê. (Rondinelli, pg 61)
        
        Os metadados integram a forma física e intelectual do documento. (Rondinelli, pg 158)
  - - - A elaboração do e-ARQ Brasil foi baseada em documentos similares já publicados no início dos anos 2000, por diferentes instituições européias e americanas.
        
        Norma AS ISO 15.489/2002
        
        Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos
        eletrônicos – MoReq, publicado em 2001 pelo DLM Forum e Comissão Europeia.
        
        e MoReq 2010 – Modular Requirements for Records Systems, 2011.
        
        Norma DOD 5015.2-STD
      - O que é e-ARQ Brasil?
        
        É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.
        
        O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.
        
        Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.
      - Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funções da gestão arquivística de documentos.
      - Objetivos:
        
        Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais;
        
        A gestão arquivística de documentos imagéticos, audiovisuais e sonoros, dentre outros, demandam metadados específicos de gestão e descrição que não estão contemplados por esta norma.
        
        Quando o Sigad contemplar esses documentos, deverão ser implementados metadados específicos para garantir sua incorporação no programa de gestão documental da instituição.
        
        Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.
        
        O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de documentos.
      - O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm:
        
        Somente documentos digitais
        
        No caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos, além dos metadados.
        
        Documentos digitais e não digitais
        
        Com relação aos documentos não digitais, o sistema apenas apoia o registro dos metadados desses documentos.
    - - É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
        
        O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia
        de um programa de gestão arquivística de documentos.
        
        O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os não digitais. No caso dos documentos não digitais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. Deve-se também considerar os documentos híbridos, compostos por partes digitais e não digitais, gerenciando cada uma dessas partes adequadamente.
        
        Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.
      - É um sistema informatizado que apoia a gestão
        arquivística de documentos.
    - - Sistema de informação
        
        Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
        
        Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos, biblioteca, centro de documentação, serviço de comunicação, entre outros;
        
        Conjunto organizado, não necessariamente informatizado, de políticas, procedimentos, pessoas e equipamentos que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
      - Gestão arquivística de documentos
        
        Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
        
        O ciclo de vida refere-se às sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação).
        
        A gestão arquivística de documentos pode ser adotada de forma modular ou completa. (pg 16)
      - Sistema de gestão arquivística de documentos
        
        Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
      - Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
        
        Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
        
        O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow),
        processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.
        
        Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos;
      - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD)
        
        É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
        
        Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.
        
        Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
        
        Pode compreender um software particular ou um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda.
        
        É uma solução informatizada que visa o controle do ciclo de vida dos documentos, desde
        a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos.
        
        No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados.
        
        A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos.
      - Sistema
        
        Conjunto de elementos interdependentes distribuído por entradas (recursos), saídas (resultados), realimentação (controle) e meio ambiente. Este último, embora se constitua um elemento externo ao sistema, exerce alguma influência sobre o mesmo e é responsável pela demarcação de suas fronteiras.
      - Sistema informatizado
        
        Sistema que apoia o acesso e a gestão de dados, informação e/ou documentos em um ambiente computacional. A maioria dos sistemas não possui funcionalidades de gestão arquivística de documentos.
      - Enterprise Content Management (ECM)
        
        Termo amplo para tecnologia digital, estratégias e métodos utilizados para capturar, gerir, acessar, integrar, medir e armazenar informação. Pode incluir módulos específicos para documentos que apoiam as atividades das organizações e ajudam no processo de tomada de decisão.
        
        Um GED ou um ECM tratam os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a de que os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED ou o ECM nem sempre incorporam o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos;
- - - - Dentre as ações citadas, destacamos a captura, que consiste em incorporar um documento ao SIGAD, a fim de que seja tratado como arquivístico. Essa ação tem como objetivos identificar tal documento arquivístico e demonstrar a relação orgânica do mesmo com os demais documentos relativos à atividade a que se refere.
      - Na captura, a mensagem de correio eletrônico é declarada como um documento arquivístico por meio das seguintes operações: registro, classificação, indexação, atribuição de restrições de acessos, atribuição de metadados e arquivamento.
      - A mensagem pode ser capturada automaticamente pelo SIGAD ou por indicação do usuário, segundo regras específicas definidas na política de gestão de documentos do órgão ou entidade. Nesse sentido, o correio eletrônico deve dispor de uma função que exporte a mensagem e anexos (quando existentes).
        
        o SIGAD possuirá uma interface para importação de mensagem de correio eletrônico e permitirá controles de gestão para duas formas de captura: “capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos” ou “dotar os usuários da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente selecionados”
        
        a captura automática demanda, posteriormente, uma revisão e seleção da mensagem de correio eletrônico reconhecida como arquivística, considerando-se que o correio eletrônico institucional não poderá ser utilizado para fins pessoais;
        
        a seleção pelo usuário implica alta discricionariedade, por meio de conscientização, treinamento e regras bem definidas sobre os critérios para identificação da mensagem a ser capturada.
      - Num SIGAD, a assinatura digital deve ser capturada juntamente com a mensagem de correio eletrônico, validada pelo sistema e registrada em metadados, os quais devem identificar, no mínimo, a ação da validação, a data da validação, o agente responsável pela validação e os resultados da validação.
  - - - são consideradas como arquivísticos quando são produzidos ou recebidos pelo órgão ou entidade no decorrer de suas atividades, e possuem relação orgânica entre si.
    - - Nesse sentido, são documentos arquivísticos as mensagens de correio eletrônico
        com a capacidade de:
        
        conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o
        controle social das informações;
        
        apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
        
        possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
        
        fornecer evidência em caso de litígio;
        
        proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos
        usuários ou clientes;
        
        assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação; e
        
        manter a memória corporativa e coletiva.
      - A Organização das Nações Unidas – ONU, ao estabelecer orientações sobre como
        gerenciar a mensagem de correio eletrônico, aponta situações em que:
        
        é possível identificá-la como documento arquivístico; dentre elas, destacamos:
        
        mensagem cujo conteúdo inicia, autoriza ou completa uma ação de um órgão ou entidade.
        
        mensagem trocada entre pessoas da mesma equipe ou de outras equipes, em trabalho conjunto, e cujo conteúdo se refere à atividade do órgão ou entidade.
        
        mensagem recebida de fonte externa (pessoa física ou jurídica) que compõe um documento arquivístico oficial.
        
        mensagem cujo conteúdo refere-se à pauta ou registro de reunião.
        
        mensagem cujo conteúdo é nota, relatório final ou recomendação para uma ação em desenvolvimento ou finalizada.
        
        NÃO é considerada documento arquivístico; dentre elas, destacamos:
        
        mensagem cujo conteúdo é de caráter pessoal (não tem relação com as atividades do órgão ou entidade).
        
        mensagem cujo conteúdo se refere a “correntes”, propagandas, promoções e afins.
        
        cópia de mensagem enviada para grupos de trabalho ou coordenações, com a única
        finalidade de referência ou informação.
        
        material de referência, isto é, documentos usados apenas para subsídio teórico no
        desenvolvimento de uma atividade.
- - - - Conversão de Formato: Modificação de um formato para outro motivada, principalmente, pela
        normalização de formatos e para contornar a obsolescência tecnológica.
- - - - A tecnologia digital é comprovadamente um meio mais frágil e mais instável de armazenamento, comparado com os meios convencionais de registrar informações;
    - - manifestamos a importância das instituições arquivísticas, do poder público, da indústria de tecnologia da informação e comunicação e das instituições de ensino e pesquisa, implementarem ações, especialmente no que concerne a:
        
        1 - ELABORAÇÃO DE ESTRATÉGIAS E POLÍTICAS
        
        Gestão arquivística de documentos
        
        Instrumentalização dos arquivos
        
        Governo eletrônico
        
        Ações cooperativas
        
        2 - ESTABELECIMENTO DE NORMAS
        
        Padrões e protocolos
        
        utilização de padrões e protocolos abertos
        
        Requisitos funcionais
        
        Metadados
        
        Segurança da informação digital
        
        3 - PROMOÇÃO DO CONHECIMENTO
        
        Agenda de pesquisa
        
        Ensino e formação de recursos humanos
        
        Disseminação do conhecimento
- - - - a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os documentos não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido;
      - b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção ou perda de dados;
      - c) vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento, conforme as normas da instituição arquivística na sua esfera de competência;
      - d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificação e controle dos documentos transferidos ou recolhidos, conforme anexo I dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística para fins de prova e informação;
        
        ANEXO I: Elementos essenciais para a elaboração da listagem descritiva para transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais
        
        c) tipo e quantidade de mídias utilizadas e o volume total de dados em bytes;
        
        d) identificação dos formatos de arquivo digital;
        
        e) metadados necessários para a interpretação e apresentação dos documentos,
        
        f) registro de migrações e datas em que ocorreram;
        
        g) registro das eliminações realizadas;
        
        h) indicação de espécie, título, gênero, tipo, datas-limite, identificador do documento, e indicação de documentos complementares em outros suportes. No caso de transferência, indicação da classificação e do seu respectivo prazo de guarda e destinação documentos;
      - e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos, elaborada conforme anexo II dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística, para fins de prova e informação;
        
        ANEXO II: Informações para apoiar a presunção de autenticidade
      - f) estar no (s) formato (s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística responsável pela sua custódia; e
      - g) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas da instituição arquivística.
    - - Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas
      - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, pelos órgãos e entidades do Poder Público, deverão estar:
        
        organizados,
        
        avaliados,
        
        higienizados,
        
        acondicionados,
        
        acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.
        
        O instrumento descritivo deverá conter os seguintes dados:
        
        órgão de procedência (responsável pela transferência ou recolhimento);
        
        órgão de proveniência (responsável pela produção e acumulação do acervo);
        
        tipo e número das embalagens utilizadas no transporte (containers, caixas, pacotes);
        
        tipo e número das unidades de acondicionamento;
        
        descrição do conteúdo, indicando, entre outras informações, o gênero dos documentos (textual, iconográfico, audiovisual, cartográfico, informático);
        
        datas-limite dos documentos.
        
        O instrumento descritivo deverá conter data e assinatura do responsável pelo órgão que procede a transferência ou o recolhimento.
    - - O processo de transferência de documentos digitais de um órgão ou entidade da administração pública à instituição arquivística pública é encerrado com a emissão do atestado de validação.
  - - - São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
    - - Requisitos funcionais:
        
        Referem-se a registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação.
        
        Por seguirem padrões internacionais, os requisitos funcionais podem prescindir da legislação nacional. ERRADO
      - Requisitos não funcionais:
        
        Referem-se a utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho.
      - Metadados:
        
        São informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.
        
        Referem-se a identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento.
        
        Identificador Único: Código gerado automaticamente que identifica o dossiê, o processo ou o item documental de maneira a distingui-los dos demais.
      - A fim de garantir a integridade e a acessibilidade dos documentos arquivísticos por longo prazo, deve-se prever a implantação de sistemas informatizados na gestão arquivística de documentos digitais.
  - - - Parágrafo único. Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
    - - L8159 - Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
      - A eliminação de documentos fica condicionada à análise, avaliação e seleção pela CPAD dos arquivos produzidos e acumulados pelo órgão ou entidade no seu âmbito de atuação
      - A eliminação de documentos que não constarem da tabela de temporalidade e destinação de documentos, será realizada mediante autorização excepcional da instituição arquivística pública, em sua esfera de competência.”
    - - Listagem de Eliminação de Documentos
    - - Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
        
        RESOLUÇÃO Nº 5
        
        Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.
        
        Os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.
      - Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado.
    - - Termo de Eliminação de Documentos
    - - fragmentação manual ou mecânica,
      - pulverização,
      - desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
- - - - Um documento é a informação afixada em um meio sob uma forma fixa;
      - informação é um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço;
      - dados são as menores partes
        significativas e indivisíveis da informação.
      - Confiabilidade é a credibilidade do material digital enquanto conteúdo ou declaração de um fato. É a responsabilidade do autor dos materiais. Ela é estabelecida com base na completeza
        e acurácia do material, e no grau de controle exercido no processo de sua produção.
        
        Ela é estabelecida com base na completeza e acurácia do material, e no grau de controle exercido no processo de sua produção.
      - Acurácia é o grau de precisão, correção, verdade e ausência de erros e distorções existentes nos dados contidos nos materiais. Para assegurar a acurácia, deve-se exercer controle sobre os processos de produção, transmissão, manutenção e preservação dos materiais. Com o tempo, a responsabilidade pela acurácia é passada do autor para o responsável pela manutenção (keeper) e, mais tarde, para o preservador em longo prazo dos materiais (se for aplicável)
      - Autenticidade refere-se ao fato de que os materiais são o que eles dizem ser e que não foram adulterados ou corrompidos de qualquer outra forma. Assim, com relação aos documentos arquivísticos em particular, a autenticidade refere-se à confiabilidade dos documentos enquanto tais. Para assegurar que a autenticidade possa ser presumida e mantida ao longo do tempo, deve-se definir e conservar a identidade dos materiais e proteger sua integridade. A autenticidade é colocada em risco cada vez que os materiais são transmitidos através do tempo e do espaço. Ao longo do tempo, a responsabilidade pela autenticidade é passada do responsável pela manutenção (keeper) para o preservador dos materiais em longo prazo.
        
        Autenticação é a declaração da autenticidade, resultante da inserção ou da adição de elementos ou afirmações nos materiais em questão, e as normas que a regulam são estabelecidas pela legislação. Ou seja, é um meio de assegurar que os materiais sejam o que eles se propõem a ser em um dado momento. Medidas de autenticação digital, como o uso de assinaturas digitais, garantem que os materiais são autênticos apenas quando recebidos, e não podem ser repudiados; porém, tais medidas não asseguram que eles permanecerão autênticos depois disto.
        
        Para assegurar que a autenticidade possa ser presumida e mantida ao longo do tempo, deve-se definir e conservar a identidade dos documentos arquivísticos e proteger sua integridade.
        
        Declaração de que um documento original é autêntico – ou que uma cópia reproduz fielmente o original – feita por uma pessoa jurídica com autoridade para tal (servidor público, notário, autoridade certificadora) num determinado momento, por meio da adição de elementos ou afirmações.
        
        Conceito Associado:
        
        Assinatura digital;
        
        Autenticidade;
        
        Carimbo digital do tempo;
        
        É um elemento diplomático de autenticação. (e-Arq Brasil)
        
        Certificado de autenticidade;
        
        Declaração de autenticidade das reproduções dos documentos arquivísticos digitais
        emitida pela instituição responsável por sua preservação.
        
        "As condições de preservação e custódia dos documentos arquivísticos também constituem elementos de autenticidade." (Rondinelli, pg 70)
        
        "Na verdade, a preservação e a custódia dos documentos eletrônicos também se constituem em elementos que os diferenciam dos documentos convencionais, porque enquanto estes últimos têm sua autenticidade assegurada na medida em que são mantidos com as mesmas características com que foram criados, os primeiros se mantêm autênticos por meio de processos contínuos de cópia e migração." (Rondinelli, pg 70)
        
        É importante ressaltar que cópia e migração têm consequências diferentes para a autenticação dos documentos. A primeira consiste em uma reprodução completa dos elementos de forma e conteúdo de um documento. Consequentemente, os documentos copiados se constituem em reprodução fiéis dos documentos originais. Entretanto, há que ressaltar que, apesar de menos invasiva, a cópia de documentos eletrônicos também se constitui em uma intervenção, logo interfere na autenticidade desses documentos. No tocante à migração, esta implica mudanças na configuração que afetam o documento por inteiro. Na verdade, após serem migrados os documentos podem parecer os mesmos, mas não são. Sua forma física é profundamente alterada, com perda de alguns dados e acréscimo de outros. (Rondinelli, pg 70)
        
        A confiança depositada pela instituição nos processos de cópia e migração por ela adotados que assegura a autenticidade dos documentos copiados e migrados. (Rondinelli, pg 71)
        
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    - - A observância dos seis pontos a seguir pode ajudar a garantir que seu software e seu hardware mantenham a acessibilidade:
        
        A. Escolha um software que apresente os materiais como eles aparecem originalmente;
        
        B. Escolha os softwares e hardwares que permitam compartilhar materiais digitais com facilidade;
        
        C. Use softwares aderentes a padrões;
        
        Padrões endossados por organizações nacionais e internacionais são os melhores. São os chamados padrões de direito (de jure).
        
        Padrão adotado por órgãos oficiais de padronização, sejam eles nacionais (Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT), multinacionais (Comitê Europeu de Normalização – CEN) ou internacionais (Organização Internacional para Padronização – ISO). Para padrões de arquivos de computador, dois padrões de direito recentes são o PDF/A (padrão PDF para arquivamento) e ODF (OASIS Formato de documento aberto).
        
        Se não existirem estes tipos de padrões para o seu material, você ainda pode garantir sua longevidade, adotando softwares que sejam amplamente usados. Na falta de um padrão oficial, tais softwares são comumente considerados um padrão de fato (de facto). Softwares de código aberto, isto é, softwares não proprietários, disponibilizados gratuitamente, são os preferíveis.
        
        Padrão que não foi adotado por nenhum órgão oficial de padronização, mas que é amplamente usado e reconhecido pelos usuários como tal. Formatos de arquivos de computador bem conhecidos e amplamente usados que são considerados padrões de fato incluem PDF, TIFF, DOC e ZIP.
        
        (veja a subseção G )
        
        D. Mantenha as especificações do software;
        
        E. Se você personalizar o software, certifique-se de que documentou as mudanças que fez;
        
        F. Documente a construção do seu sistema para garantir a acessibilidade a ele;
        
        G. Sempre que possível, escolha formatos independentes de plataforma, amplamente utilizados, não proprietários e não comprimidos, com especificações disponibilizadas gratuitamente;
        
        Estes são frequentemente chamados de “formatos abertos”, o que significa que suas especificações são publicadas e disponibilizadas gratuitamente.
        
        Contudo, também pode significar que os formatos são amplamente utilizados e/ou livres de patentes ou royalties e da possibilidade de tais direitos serem cobrados no futuro. Deve-se ressaltar que os formatos abertos não são necessariamente o mesmo que formatos produzidos por softwares de código aberto.
      - Softwares que não forem compatíveis com versões anteriores (compatibilidade descendente ou reversa) ou com versões posteriores (compatibilidade ascendente) dificultam o acesso aos documentos ao longo do tempo.
      - Acessibilidade
    - - Fixidez
        
        Qualidade de um documento arquivístico que assegura a forma fixa e o conteúdo estável.
        
        Forma fixa: Qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado.
        
        Essencialmente, ele significa que a mensagem transmitida por um documento arquivístico digital (ou outro objeto digital) pode ser exibida com a mesma apresentação documental que tinha na tela quando foi elaborada ou recebida e salva pela primeira vez. As cadeias de bits que compõem o documento digital e determinam sua apresentação digital (isto é, seu formato de arquivo) podem mudar, mas sua apresentação documental não pode.
        
        Um exemplo simples é quando um documento produzido no Microsoft Word é posteriormente salvo como um arquivo PDF. Embora a apresentação digital do documento tenha mudado – de um arquivo “.doc” do Microsoft Word para um formato “.pdf” do Adobe Acrobat –, sua apresentação documental, também chamada forma documental, não mudou e, portanto, podemos dizer que o documento tem uma forma fixa.
        
        Em alguns casos, os materiais digitais podem ser apresentados de muitas maneiras diferentes – em outras palavras, a informação que eles transmitem pode assumir diferentes formas documentais. Por exemplo, dados estatísticos podem ser apresentados como gráfico circular, de barra ou tabelas. Contudo, as variações possíveis dessas formas são geralmente limitadas pelo sistema. Em tais casos, podemos dizer que cada apresentação documental tem conteúdo estável e forma fixa, já que a informação é selecionada a partir de um armazenamento fixo de dados dentro do sistema, cujas regras determinam a forma da(s) sua(s) apresentação(ões) documental(is).
        
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        A preocupação com a apresentação documental de materiais digitais é particularmente importante para manter e avaliar a confiabilidade e a acurácia dos documentos arquivísticos.
        
        Forma documental: Regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A forma documental possui tanto elementos extrínsecos quanto intrínsecos.
        
        Elementos extrínsecos
        
        Elementos de um documento arquivístico que constituem sua aparência externa, inclusive as características de apresentação, como fonte, gráficos, imagens, sons, layouts, hyperlinks, resoluções de imagens etc., assim como selos, assinaturas digitais, carimbos de tempo e sinais especiais (marcas d’água digitais, logotipos, timbres etc.).
        
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        Elementos intrínsecos
        
        Elementos de um documento arquivístico que expressam a ação da qual ele participa e seu contexto imediato, inclusive os nomes das pessoas envolvidas na sua produção, o nome e descrição da ação ou assunto ao qual ele pertence, a(s) data(s) de produção e transmissão etc
        
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        Conteúdo estável: Característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas por meio do acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão.
    - - Identidade
        
        Conjunto de características de um documento ou de um documento arquivístico que o identifica de forma única e o distingue dos demais. A identidade de um documento, junto com sua integridade, constitui-se em um componente de autenticidade.
        
        Ela é fundamental para diferenciar documentos uns dos outros, para distinguir versões diferentes de um único documento, e para fornecer evidências da identidade de um documento arquivístico desde o momento de sua produção até sua preservação de longo prazo.
      - As propriedades ou atributos que expressam a identidade dos materiais digitais são chamados de
        metadados de identidade. São elas:
        
        A. Nomes das pessoas envolvidas na produção dos materiais digitais;
        
        o autor – a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) responsável(eis) por emitir os materiais;
        
        o redator – a(s) pessoa(s) física(s) ou cargo(s) responsável(eis) por articular o conteúdo dos
        materiais
        
        o originador – a pessoa física, cargo ou unidade administrativa responsável pela conta de correio eletrônico ou pelo ambiente tecnológico onde os materiais são gerados e/ou a partir do qual são transmitidos.
        
        Nota: A identificação do originador é importante apenas em casos em que a pessoa, cargo ou unidade administrativa responsável por produzir fisicamente e/ou transmitir os materiais não é o autor nem o redator; ela também é essencial quando o fato de o nome do originador aparecer nos materiais, ou de estar associado a eles, coloca em questão o verdadeiro autor e/ou redator dos mesmos. Isto é mais comumente percebido em casos de mensagens de correio eletrônico nas quais o nome do originador aparece no cabeçalho e/ou nos anexos que foram, de fato, de autoria ou redigidos por outra pessoa, mas fisicamente manifestados e/ ou transmitidos em nome de tal pessoa pelo originador);
        
        o destinatário – a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) para quem os materiais são destinados;
        
        o receptor – a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) para quem os materiais podem ter sido enviados como cópia ou cópia oculta.
        
        B. Nome da ação ou assunto (o título ou assunto);
        
        C. Forma documental ( é um relatório, uma carta,
        um contrato, uma tabela, uma lista etc.)
        
        D. Apresentação digital ;
        
        E. Data(s) de produção e transmissão;
        
        F. Expressão do contexto documental (código de classificação);
        
        G. Indicação de anexos;
        
        H. Indicação de direitos autorais ou outros direitos intelectuais;
        
        I. Indicação da presença ou remoção de uma assinatura digital;
        
        J. Indicação de outras formas de autenticação;
        
        por exemplo, a presença de:
        
        uma corroboração (menção explícita aos meios usados para validar o documento arquivístico)
        
        um atestado (validação de um documento por aqueles que participaram de sua emissão,
        e por testemunhas da ação ou da sua “assinatura”)
        
        uma subscrição (nome do autor ou redator aparecendo na parte inferior do documento)
        
        uma qualificação de assinatura (menção ao título, capacidade e/ou endereço da pessoa ou
        pessoas signatárias do documento).
        
        K. Indicação da minuta ou número da versão;
        
        L. Existência e localização de materiais duplicados fora do sistema digital;
        
        Se existem múltiplas cópias de um documento, você deve indicar qual é a cópia autoritária.
        
        Cópia autoritária:
        
        Manifestação de um documento arquivístico que é considerada pelo produtor como sendo seu documento oficial, geralmente sujeita a procedimentos de controle que não são exigidos em outras manifestações.
        
        Os metadados de identidade ajudam a distinguir os materiais digitais uns dos outros.
    - - Integridade
        
        Qualidade de ser completo e inalterado em todos os aspectos essenciais; junto com a identidade, é um componente da autenticidade.
        
        Os materiais digitais possuem integridade se estiverem intactos e não corrompidos, isto é, se as mensagens que eles devem comunicar para atingir seus objetivos estiverem inalteradas. Isto significa que a integridade física dos materiais digitais (por exemplo, o número adequado de cadeias de bits) pode ser comprometida desde que a articulação do conteúdo e os pré-requisitos de sua forma documental permaneçam os mesmos.
        
        O conteúdo e os dados são considerados inalterados se forem idênticos ao valor e à apresentação (isto é, a posição na tela) do conteúdo e dos dados da primeira manifestação salva do material.
      - Os Metadados de integridade são:
        
        Permite aos usuários inferir que os materiais são os mesmos desde que foram produzidos (embora não seja possível verificar ou demonstrar isso, pois seria necessária uma comparação com cópias dos materiais mantidas em outros lugares).
        
        A. Nome da pessoa ou unidade administrativa que utiliza os documentos;
        
        Os atributos que se relacionam à integridade dos materiais digitais dizem respeito à manutenção dos materiais, incluindo a responsabilidade por seu uso apropriado, tais como supervisão e documentação de quaisquer transformações tecnológicas ou transferências dos materiais para outros sistemas.
        
        B. Nome da pessoa ou unidade com responsabilidade primária por manter os materiais;
        
        C. Indicação de anotações acrescentadas aos materiais;
        
        D. Indicação de quaisquer mudanças técnicas nos materiais ou nos aplicativos responsáveis por gerenciar e prover acesso aos materiais
        
        E. Código de restrição de acesso;
        
        indicação da pessoa, cargo ou unidade autorizada a ler os materiais
        
        F. Código de privilégios de acesso;
        
        indicação da pessoa, cargo ou unidade autorizada a fazer anotações nos materiais, apagá-los ou removê-los do sistema.
        
        G. Código de documento vital;
        
        identificar os documentos vitais para a continuidade de seus negócios em caso de desastre, e que exerceriam, portanto, medidas de proteção especial sobre tais documentos
        
        H. Destinação planejada ;
    - - Organização
        
        A gestão e a recuperação dos materiais digitais podem ser incrementadas se você puder tratá-los em grandes grupos, em vez de um por um. Portanto, é importante que você os agrupe de maneira lógica.
        
        para que, quando necessário, os documentos relacionados à mesma atividade ou assunto, ou que sejam do mesmo tipo, possam ser facilmente identificados e recuperados como parte de um mesmo agrupamento conceitual.
        
        Separar os seus documentos arquivísticos de outros materiais digitais é um primeiro passo importante.
        
        Plano de classificação: Plano para a identificação sistemática e o arranjo das atividades e documentos arquivísticos em categorias, de acordo com convenções logicamente estruturadas, métodos e regras de procedimento.
        
        código de classificação
        
        Este identificador deve ser registrado entre os metadados de identidade dos seus documentos arquivísticos digitais e na face dos seus documentos de papel pertencentes ao mesmo grupo, devendo ser único para cada documento.
        
        definir um prazo de guarda – período que você quer ou precisa manter os materiais – para um grupo de materiais, em vez de itens individuais.
        
        Mesmo que você pense que, dentro de um grupo, alguns documentos devem ser mantidos por mais tempo que outros, você não apenas poupará tempo mantendo todo o conjunto, como também terá a informação mais completa quando precisar consultá-los.
        
        Contudo, para alguns tipos de documentos, você pode produzir subgrupos dentro de cada grupo, levando em conta o prazo de guarda.
    - - Autenticação
        
        Declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante da inserção ou do acréscimo de um elemento ou afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal.
        
        Autenticação independente de tecnologia
        
        Sempre que possível, técnicas de autenticação apoiadas em políticas e procedimentos administrativos independentes de tecnologia e/ou neutros.
        
        Autenticação dependente de tecnologia
        
        Técnicas de autenticação dependentes de tecnologia, tais como a criptografia, são usadas para fornecer um mecanismo tecnológico que garanta a autenticidade dos materiais digitais. Uma destas técnicas criptográficas é a assinatura digital, que pode ser utilizada quando documentos são transmitidos entre pessoas, sistemas ou aplicativos, para declarar sua autenticidade em um dado momento.
        
        Atenção! As assinaturas digitais podem ficar obsoletas e, em virtude do seu objetivo e de sua funcionalidade inerente, não podem ser migradas junto com os documentos aos quais estão anexadas quando da atualização de versões ou mudança de software. De fato, a vida das assinaturas digitais e outras tecnologias de autenticação pode ser muito mais curta do que até mesmo o tempo de manutenção de um documento temporário, devido ao fato de a tecnologia de autenticação mudar rapidamente. A não ser que o desenvolvimento da tecnologia da assinatura digital permita que tais informações codificadas de autenticação sejam preservadas ao longo do tempo com o documento, você deve, quando receber um documento com uma assinatura digital anexada, desanexá-la sempre que possível e adicionar informações aos metadados de integridade para indicar que o documento foi recebido com tal assinatura, e que esta foi verificada, desanexada e apagada.
      - A autenticidade dos materiais digitais é ameaçada sempre que eles são transmitidos através do espaço (isto é, quando enviados a um destinatário ou entre sistemas ou aplicativos) ou do tempo (quando os materiais estão armazenados, ou quando o hardware ou software usado para armazená-los, processá-los ou comunicá-los é atualizado ou substituído)
        
        a inferência da autenticidade dos materiais digitais deve ser apoiada pela evidência de que estes foram mantidos utilizando tecnologias e procedimentos administrativos que garantam a continuidade de sua identidade e de sua integridade, ou que, pelo menos, minimizem os riscos de modificações desde quando os documentos foram guardados pela primeira vez até o ponto em que eles forem acessados subsequentemente.
        
        Presunção de autenticidade: Uma presunção de autenticidade é uma inferência que é estabelecida a partir de fatos conhecidos sobre a forma como um documento foi produzido e mantido. A adoção e a aplicação consistente das recomendações apresentadas neste documento fornecem a melhor evidência para apoiar tal presunção.
    - - Proteção
      - A acurácia e a autenticidade dos materiais digitais não podem ser presumidas se existir qualquer oportunidade de modificá-los sem deixar vestígios. Você tem que ser capaz de demonstrar que seria impossível para qualquer pessoa modificar ou manipular os seus materiais digitais sem que fosse identificada.
        
        Neste sentido, pode ser útil manter cópias offline, pelo menos dos materiais mais importantes, além de estabelecer alguma rotina segundo a qual os materiais armazenados offline sejam aleatoriamente confrontados com seus originais online periodicamente.
      - Deverá ser impossível modificar qualquer documento, uma vez que este tenha sido arquivado de acordo com o esquema ou plano de classificação, e apenas o responsável pela manutenção deve ser capaz de transferir ou apagar materiais do sistema.
      - O sistema deve manter uma trilha de auditoria para rastrear o acesso aos materiais, assim como controlar a administração e uso dos privilégios de acesso.
    - - Cópia de segurança
      - A. Desenvolva uma política ou rotina rigorosa que assegure que seu sistema faça cópias de segurança diariamente.
        
        estas cópias não contêm documentos arquivísticos, mas existem apenas para
        recuperação caso haja uma falha no sistema
      - B. Escolha e instale a melhor tecnologia de cópias de segurança para o seu caso.
        
        O sistema de cópias de segurança precisa dispor de uma trilha de auditoria, caso ele falhe entre uma cópia e outra e você precise recuperar os documentos ou materiais digitais produzidos nesse intervalo.
    - - Obsolescência
      - Uma estratégia para solucionar este problema é eliminar a dependência do hardware, por meio da transferência das funcionalidades do hardware para o software (isto é, usar um aplicativo para simular as ações de uma parte do hardware). Esta é uma forma mais estável de manter a função quando o hardware ficar obsoleto.
      - Quando substituir o hardware, é importante que o novo tenha capacidades ao menos iguais às do anterior. Por exemplo, um monitor novo precisa mostrar um documento gráfico de maneira que a forma documental original seja mantida
    - - Consciência
      - Embora o foco deste documento seja a produção e manutenção de todos os tipos de materiais digitais enquanto necessários regularmente para o produtor, é importante considerar a melhor maneira de preservar aqueles mais relevantes por um longo período de tempo.
  - - - Uma Estrutura de Cadeia de Preservação inclui todos os elementos de política, estratégia, metodologia, entre outros necessários para o gerenciamento de documentos digitais.
        
        a cadeia de preservação de documentos
        arquivísticos digitais começa na produção
        
        oferecer acesso aos documentos arquivísticos preservados é um componente essencial da cadeia de preservação.
      - Gestão
      - 1.1. Defina o escopo e os objetivos
      - 1.2. Adquira recursos.
      - 1.3.Concentre-se nos documentos arquivísticos digitais.
      - 1.4. Ofereça orientação.
      - 1.5. Dê o bom exemplo.
      - 1.6. Desenvolva procedimentos.
      - 1.7. Implemente estratégias de manutenção. E
    - - Avaliação
      - 2.1. Avalie logo.
      - 2.2. Localize múltiplos proprietários.
      - 2.3. Verifique a autenticidade.
        
        A verificação de autenticidade sempre fez
        parte do processo tradicional de avaliação de arquivos.
      - 2.4. Documente a verificação de autenticidade.
      - 2.5. Monitore documentos identificados para preservação de longo prazo.
      - 2.6. Atualize a avaliação.
      - 2.7. Identifique todos os componentes digitais.
        
        Componente digital: Objeto digital que é parte de um ou mais documentos arquivísticos digitais, incluindo quaisquer metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, requerendo uma determinada ação de preservação.
        
        Um dos exemplos mais comuns de componente digital é a biblioteca de fontes, que podem ser escolhidas pelo produtor, em qualquer quantidade, para serem usadas na apresentação de um documento gerado por um processador de texto. No Windows, estes dados são armazenados em arquivos “.dll” (dynamic link library, ou “biblioteca de ligação dinâmica”). Para que o preservador possa reproduzir o documento arquivístico de forma a refletir as intenções originais do produtor, tanto o componente digital que contém o texto quanto o que contém a fonte têm que ter sido preservados, assim como deve ter sido estabelecida a ligação entre eles, de tal maneira que o software que tenta exibir o conteúdo do arquivo de texto possa encontrar a biblioteca de fontes correta.
        
        Um documento arquivístico digital pode ser
        composto por um ou mais componentes digitais.
        
        Exemplo: Uma fotografia digital tem apenas um componente digital, que é o arquivo com a imagem, já um documento multimídia tem diversos componentes digitais, que são os arquivos com o código executável, os textos, as imagens e os registros sonoros
      - 2.8. Determine a viabilidade da preservação.
    - - Receber
      - 3.1. Desenvolva um plano compartilhado para a transferência.
      - 3.2. Aplique procedimentos padronizados. O
      - 3.3. Mantenha o formato lógico mais antigo disponível.
      - 3.4. Evite duplicatas.
      - 3.5. Documente todo o processamento.
    - - Preservação
      - 4.1. Descreva os documentos arquivísticos.
      - 4.2. Identifique ramificações legais das ações de preservação.
      - 4.3. Confirme a eficácia da estratégia de preservação escolhida.
      - 4.4. Manter um armazenamento adequado.
    - - Saída
      - 5.1. Explique como as cópias de referência foram feitas.
      - 5.2. Explique os requisitos técnicos para o acesso.
    - - Apêndice A: Requisitos de Referência para Apoiar a Presunção de Autenticidade dos Documentos Arquivísticos Digitais
      - Apêndice B Requisitos de Base para Apoiar a Produção de Cópias Autênticas dos Documentos Arquivísticos Digitais
      - Apêndice C Estratégias de preservação e manutenção dos documentos arquivísticos digitais
        
        Estratégia de manutenção
        
        Conjunto coerente de objetivos e métodos para a proteção e manutenção da acessibilidade de cópias autênticas de documentos arquivísticos digitais ao longo dos estágios iniciais na cadeia de preservação.
        
        As estratégias de manutenção são o requisito mínimo necessário para proteger e manter a acessibilidade de cópias autênticas de documentos arquivísticos digitais. Existem oito estratégias principais de manutenção. Todas são necessárias para garantir que os componentes digitais dos documentos existirão por tempo suficiente para que as estratégias de preservação possam ser aplicadas.
        
        A1. Atribuição clara de responsabilidades.
        
        A2. Fornecimento da infraestrutura técnica adequada.
        
        A3. Manutenção, suporte e substituição do sistema.
        
        A4. Transferência regular de dados para novos meios de armazenamento.
        
        A5. Adote condições adequadas para meios de armazenamento.
        
        A6. Redundância e localização geográfica.
        
        A duplicação de entidades digitais e o armazenamento de cópias múltiplas resultantes em meios físicos diferentes as protegem de problemas nos suportes. O armazenamento em diferentes locais físicos também as protege de condições ambientais adversas, fogo, enchentes, entre outros.
        
        A7. Segurança do sistema.
        
        A8. Planejamento em caso de desastre.
        
        Estratégia de preservação
        
        Além das estratégias de manutenção, todos os preservadores de documentos arquivísticos são responsáveis por estabelecer um sistema de preservação confiável para expressar uma ou mais estratégias de preservação. Doze estratégias de preservação foram listadas a seguir, divididas em quatro grandes grupos. É bem possível que, na prática, um preservador apoie duas ou mais estratégias de preservação, além das oito estratégias de manutenção listadas.
        
        B1. Uso de padrões.
        
        B1.1. Formatos autodescritivos
        
        B1.2. Encapsulamento.
        
        B1.3. Restrição da gama de formatos a serem geridos (normalização).
        
        B1.4. Conversão.
        
        B2. Dependência tecnológica.
        
        B2.1. Preservação da tecnologia.
        
        B2.2. Confiança na compatibilidade descendente ou reversa.
        
        B2.3. Reengenharia de software.
        
        B2.4. Visualizadores e conversão no ponto de acesso.
        
        B2.5. Emulação.
        
        Emulação: Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.
        
        B3. Abordagens não digitais.
        
        B4. Restauração de dados (arqueologia digital).
        
        Conjunto coerente de objetivos e métodos para a manutenção, ao longo do tempo, dos componentes digitais e das informações a eles relacionadas, e para a reprodução dos documentos arquivísticos autênticos e/ ou agregações arquivísticas relacionados a esses componentes e informações.
- - - - Resposta: Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Entretanto, do ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”.
        
        Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
    - - Resposta: Sim, desde que tenha sido elaborado no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. O website deve ser contemplado pelo programa de gestão arquivística da instituição.
    - - Resposta: Sim. Um documento pode ter sua autenticidade presumida por meio de procedimentos que controlem sua produção, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de presunção de autenticidade dos documentos. Porém o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas.
    - - Depende do contexto em que se dá a produção do documento:
        
        a) Se o documento digitado em processador de texto é impresso e assinado, tramita e é arquivado em papel, ele será considerado original. Neste caso, o computador foi utilizado como uma ferramenta para apoiar a produção do documento em papel.
        
        b) Se o documento é produzido em sistema informatizado e, após a assinatura e a tramitação, é arquivado em meio digital, a impressão em papel será eventual, e o documento dela resultante será considerado uma cópia.
    - - A autenticidade é uma qualidade do documento; a autenticação é uma declaração desta qualidade.
        
        Autenticidade é a qualidade de um documento ser autêntico e merecedor de aceitação, isto é, a característica de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulteração e corrupção
      - Autenticação é a declaração de autenticidade de um documento, num determinado momento, por uma pessoa física ou jurídica investida de autoridade para fazer tal declaração (servidor público, notário, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma declaração que se insere no documento para atestar que ele é autêntico.
        
        Observação: A assinatura digital é um exemplo de autenticação, visto que ela identifica o emissor de um documento e permite a verificação de que seu conteúdo não foi adulterado. A autoria e a integridade são alguns dos elementos do documento que apoiam a presunção de autenticidade de um documento digital, mas não são suficientes para assegurá-la.
    - - A instituição deve possuir um programa de preservação de documentos arquivísticos que incorpore os documentos convencionais e digitais.
      - A preservação digital é o conjunto de estratégias e metodologias destinadas a preservar os documentos em formato digital. Ela pode implicar desde transferências periódicas dos suportes de armazenamento até a conversão para outros formatos digitais, bem como a atualização do ambiente tecnológico, o hardware e o software.
        
        Tais estratégias devem alcançar todas as características essenciais que definem um documento digital, que são: físicas (suporte / registro físico), lógicas (software e formato digital) e conceituais (estrutura / conteúdo exibido). Além disso, elas devem levar em conta os elementos necessários para a produção, a manutenção e o acesso aos documentos digitais.
        
        Deve-se compreender, ainda, que a preservação digital não é a digitalização de documentos que se apresentam em outros suportes. A digitalização é uma ação que serve à captura de documentos para sistemas de informação como forma de facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservação dos originais. Já a preservação digital visa exclusivamente à preservação dos documentos digitais.
        
        A finalidade principal da digitalização não é a eliminação, e sim facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.
  - - - O que é um Carimbo do Tempo?
        
        O Carimbo do Tempo, também conhecido como timestamp, é um selo que comprova que uma informação digital existia numa determinada data e hora no passado. É emitido por uma terceira parte confiável, a Autoridade Certificadora do Tempo - ACT.
      - Qual a função do Carimbo do Tempo?
        
        O Carimbo do Tempo destina-se a associar a um determinado algoritmo de resumo (hash) de um documento assinado eletronicamente ou não, a uma determinada hora e data de existência. Ressalta-se que o Carimbo do Tempo oferece a informação de data e hora de registro deste documento quando este chegou à entidade emissora, e não a data de criação deste documento.
    - - O que é o certificado digital ICP-Brasil?
        
        O certificado digital ICP-Brasil é uma identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meio eletrônico.
        
        Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, uma Autoridade Certificadora (AC).
        
        O Comitê Gestor da ICP-Brasil, que coordena o funcionamento da infraestrutura, definiu que o certificado digital é um produto, e não um serviço
        
        Este produto, intangível pois é eletrônico, deve ser compreendido como um software personalíssimo.
        
        Não é um produto igual para todos os adquirentes, como um software disponível no mercado.
        
        O certificado digital significa a identidade da pessoa no ambiente virtual.
      - O que é assinatura digital?
        
        A assinatura digital é um mecanismo que identifica o remetente de determinada mensagem eletrônica.
        
        O certificado digital ICP-Brasil garante autenticidade, integridade, confiabilidade e o não-repúdio. O documento com assinatura digital ICP-Brasil tem a validade jurídica.
        
        Os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o certificado ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que documentos em papel com assinaturas manuscritas, conforme o art. 10, da MP n° 2.200-2/2001
        
        Os documentos eletrônicos assinados digitalmente por certificados emitidos fora do âmbito da ICP-Brasil também têm validade jurídica, mas esse reconhecimento depende da aceitação do emitente e do destinatário, conforme o § 2º do art. 10 da MP n° 2.200-2.
        
        No âmbito da ICP-Brasil, a assinatura digital possui autenticidade, integridade, confiabilidade e o não-repúdio. O autor não poderá, por forças tecnológicas e legais, negar que seja o responsável por seu conteúdo.
        
        A assinatura digital fica de tal modo vinculada ao documento eletrônico que caso seja feita qualquer alteração no documento, a assinatura se torna inválida.
        
        A técnica permite não só verificar a autoria do documento, como estabelece uma imutabilidade lógica do conteúdo, isso é o mesmo que dizer que não pode ser alterada.
        
        garante a autoria e integridade do documento eletrônico
      - Quais são as informações contidas no certificado digital ICP-Brasil?
        
        As principais informações que constam em um certificado digital são: chave pública do titular, nome e e-mail, validade do certificado, nome da Autoridade Certificadora - AC que emitiu o certificado, número de série do certificado digital, assinatura digital da AC.
      - Qualquer pessoa pode adquirir um certificado digital?
        
        Sim, qualquer pessoa pode obter um certificado digital que deve ser adquirido em uma Autoridade Certificadora (AC).
        
        É possível que um cidadão estrangeiro consiga obter um certificado ICP-Brasil sem que possua um CPF?
        
        im, é possível um estrangeiro sem CPF obter um certificado digital ICP-Brasil. O certificado deverá ser emitido por AC que não seja vinculada à cadeia da Autoridade Certificadora - AC da Receita Federal.
        
        O estrangeiro não poderá obter certificados do tipo e-CPF, pois o processo de emissão desse tipo de certificado obriga a AR a uma validação na base de dados da Receita Federal.
      - A assinatura digital confere sigilo ao documento eletrônico?
        
        Não. A assinatura digital não torna o documento eletrônico sigiloso, pois ele em si não é criptografado.
        
        O sigilo do documento eletrônico poderá ser resguardado mediante a cifragem da mensagem com a chave pública do destinatário, pois somente com o emprego de sua chave privada o documento poderá ser decifrado. (criptografia de sigilo)
        
        Já a integridade e a comprovação da autoria são características primeiras do uso da certificação digital para assinar.
      - O que são smart card e token?
        
        São dispositivos portáteis que funcionam como mídias armazenadoras.
        
        Em seus chips são armazenadas as chaves privadas dos usuários. O acesso às informações do chip é feito por meio de uma senha pessoal, definida pelo titular. O smart card assemelha-se a um cartão magnético, para seu funcionamento é necessário um aparelho leitor.
        
        O token é um hardware com a aparência de um pen drive, e permite a conexão a um equipamento com entrada USB.
        
        O que é o certificado digital em nuvem?
        
        certificado digital armazenado na nuvem consiste no armazenamento da chave privada do titular em dispositivo criptográfico (HSM) de um dos Prestadores de Serviços de Confiança credenciados pela ICP Brasil. O certificado pode ser acessado via internet sem a necessidade de mídia e permite o uso, somente pelo seu titular, em múltiplos dispositivos, como por exemplo o smartfone.
      - O certificado digital tem prazo de validade?
        
        Sim. O certificado digital, diferentemente de documentos como CPF e RG, possui um período de validade. Só é possível assinar com certificado digital enquanto ele for válido. O usuário pode solicitar a sua renovação para a AC. Essa renovação é necessária para a substituição da chave privada por uma outra tecnologicamente mais avançada ou devido a mudanças nos dados do usuário.
      - Qual o custo médio de um certificado digital?
        
        O ITI não regula os valores praticados pelo mercado de certificação digital.
        
        Para saber sobre os preços é ideal consultar os sites das Autoridades Certificadoras.
        
        O custo varia de acordo com a empresa certificadora, com o tipo do certificado desejado e com o período de validade do documento.
- - - - mudou de TIFF para PDF/A
      - fotografia e cartaz - planta e mapa
        
        PNG
      - Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.
  - - - Metadados mínimos exigidos
        
        Assunto
        
        Autor (nome)
        
        ISAAR (CPF)
        
        Data e local da digitalização
        
        Identificador do documento digital
        
        Responsável pela digitalização
        
        Título
        
        Tipo documental
        
        Hash (chekcsum) da imagem
        
        Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
        
        Classe
        
        E_ARQ (Metadado de classe = de classificação)
        
        Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno
        
        Classe:
        
        Um plano de classificação é composto por uma hierarquia de classes, subclasses, grupos, subgrupos e tipos de documentos arquivísticos numa estrutura de árvore, que podem ser identificados por códigos. No contexto do e-ARQ Brasil, a entidade classe refere-se, de forma genérica, aos níveis citados. Assim, quando um requisito trata da classe, estão sendo considerados todos os níveis do plano de classificação.
        
        Data de produção (do documento original)
        
        Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente)
        
        Gênero
        
        Prazo de guarda
- - - - está relacionada à forma documental com a qual o documento é manifestado, ou seja, como é apresentado pela interface de acesso. Essa forma documental deve ser sempre igual àquela que foi manifestada pela primeira vez, salvo algumas poucas possibilidades de variação inerentes ao documento digital (variabilidade limitada), que devem ser regidas por regras documentadas.
        
        Variabilidade limitada diz respeito às mudanças na forma e/ou conteúdo de um documento arquivístico digital, que são limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma consulta, pedido ou interação sempre gerem o mesmo resultado
        
        Forma Fixa: Característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado.
        
        Documento Arquivístico Manifestado: Visualização ou apresentação do documento arquivístico de uma forma compreensível para uma pessoa ou outro sistema. (DURANTI & THIBODEAU, 2008, p. 402-459)
        
        O conteúdo estável e a forma fixa são características essenciais dos documentos arquivísticos digitais. Com relação à forma, entretanto, é aceita uma variabilidade limitada na sua apresentação, desde que prevista na produção do documento.
        
        Característica de um documento arquivístico digital pela qual mudanças na apresentação de sua forma e/ou conteúdo são limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma consulta ou interação gere sempre o mesmo resultado. (UFFS, 2020)
      - A manutenção da forma fixa e do conteúdo estável apoiam a autenticidade
        dos documentos arquivísticos digitais.
    - - Refere-se à constância do conteúdo do documento, que deve permanecer íntegro e inalterado por todo o seu ciclo de vida.
      - Característica de um documento arquivístico em que os dados e a mensagem nele contidos mantém-se inalterados e inalteráveis, isto é, não podem ser sobrescritos, alterados, apagados ou acrescentados.
    - - garantia da forma fixa e do conteúdo estável dos documentos arquivísticos;
        
        Fixidez: Qualidade de um documento que assegura a forma fixa e o conteúdo estável.
  - - - O entendimento do documento digital como uma estrutura complexa é fundamental para a definição das estratégias de gestão e de preservação.
  - - - A preservação digital dos documentos arquivísticos não pode ser dependente de qualquer tecnologia proprietária, empresas ou marcas específicas sujeitas a descontinuidades. Devem-se utilizar preferencialmente soluções tecnológicas de código aberto e interoperáveis.
      - O foco das estratégias e ações de preservação deve ser o atendimento às regras de negócio, e estas devem ser capazes de assegurar a preservação das características essenciais do documento arquivístico.
  - - - Completeza: Atributo de um documento arquivístico que se refere à presença de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar consequências.
        
        tais elementos aparecem também no perfil do documento, quando então, acrescentados de outros, se constituem em metadados. (Rondinelli, pg 65)
    - - que o documento arquivístico digital não sofreu qualquer alteração, manipulação acidental ou proposital não prevista.
- - - - que abrange os contextos de proveniência, de procedimentos e tecnológico.
  - - - Tecnologia
      - Fixidez
      - Identidade
      - Integridade
      - Organização dos documentos digitais
        
        de acordo com o plano de
        classificação
      - Autenticação
      - Cópias de segurança
      - Obsolescência
- - - - Exemplo: “Urgente”, “arquive-se”, número do protocolo, código de classificação, temporalidade, data, hora e local da transmissão, indicação de anexos e outros.
  - - - Documentos tradicionais: dependem de um contexto administrativo para ser compreendido.
        Documentos eletrônicos: apoiam-se em um contexto administrativo, mas precisam igualmente de metadados que descrevem a função da informação registrada.
        Fonte: Livro Gestão de Documentos Eletrônicos: uma visão arquivística (ed 1, pág 35)
        
        O documento eletrônico é uma entidade material que necessita de um contexto administrativo para ser compreendido. ERRADO
        
        O documento eletrônico é uma entidade material resultante de um ato ou fato administrativo. ERRADO
        
        Apenas metadados de documentos digitais (eletrônicos) dependem do contexto administrativo, metadados de documentos tradicionais dependem de metadados que descrevam a função do contexto administrativo. ERRADO
      - O documento eletrônico tem como vantagem a densidade máxima da informação em um suporte muito pequeno, no qual a mensagem terá de passar por reconstrução legível por máquina para ser entendida. (Bellotto)
      - São características do documento eletrônico:
        
        I. produzido sobre um suporte com o auxílio de símbolos que devem ser decodificados para que o ser humano possa ler.
        
        II. conteúdo é inseparável do suporte no qual foi registrado. (ERRADO)
        
        III. alto grau de integridade do conteúdo. (ERRADO)
        
        IV. os metadados apóiam-se em um contexto administrativo, mas precisam também de metadados que descrevem a função da informação registrada.
        
        V. é uma entidade material. (ERRADO)
        
        é uma entidade lógica
        
        É correto afirmar que, geralmente, o documento eletrônico é um documento de arquivo. ERRADO
        
        Da mesma forma que, nas organizações, há documentos em suportes tradicionais que não são documentos de arquivo, também há documentos eletrônicos que não pertencem aos arquivos.
        
        O suporte do documento eletrônico, que pode ser magnético ou óptico, é uma parte física distinta de seu conteúdo.
        
        Já em relação ao documento eletrônico, o suporte (magnético ou óptico) é uma parte física separada do conteúdo. (Fonte: Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos - Rosely Curi Rondinelli)
        
        Documento eletrônico é a informação registrada que pode ser acessada e interpretada por meio de sistema computacional. ERRADO
        
        DIBRATE
        
        Documento digital = Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.
        
        Documento eletrônico = Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
        
        são feitos sobre um suporte (magnético ou óptico) com o auxílio de símbolos (códigos binários) que devem ser decodificados para que o ser humano possa compreender/ler..