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Tipos de Documentos y su ciclo de vida, Ciclo vital de los documentos…
Tipos de Documentos y su ciclo de vida
CONCLUSIÓN
Como hemos pudimos apreciar el ciclo de vida de los documentos se divide en tres fase activa, fase semiactiva y fase inactiva y hemos visto que consiste cada una de ellas y por que son importantes cada fase En casos delos documentos electrónicos sus fases son apertura, tramitación y conservación y selección en las cuales también las podemos apreciar mas afondo
La archivística se basa en uno de los principios teóricos, concebido después de la Segunda Guerra Mundial, “el ciclo vital del documento” mismo que tiene su origen en los E.E.U.U. surge en la búsqueda de una metodología de regulación y normalización de la explosión documenta.
Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Fase activa
Su manejo es en el archivo de trámite, comprende toda la documentación producida o recibida en una oficina, como producto del desarrollo de las funciones específicas, la cual es consultada de manera continua por la misma oficina productora
Fase activa o de Trámite
Los que conservan que por su propia naturaleza requieren de una consulta constante, de asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones.
Archivo de tramitación
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa activa por las oficinas productoras u otras que la soliciten
Fase semiactiva:
Su manejo es en el archivo de concentración, en el se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de trámite de la entidad.
FASES
Fase inactiva o Archivo Histórico
Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por su contenido o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.
Ciclo de vida del expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico se define en tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección
Fase de apertura
Creación del objeto administrativo digital ‘expediente’ que comprenderá el índice electrónico y los documentos electrónicos que vayan siendo incorporados al expediente de acuerdo con el procedimiento correspondiente.
Asignación de los metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico.
En esta fase, se asignan los metadatos mínimos obligatorios que deben registrarse en el momento de la creación del expediente electrónico y que estarán presentes en cualquier proceso de intercambio.
Fase de conservación y selección
En la fase de conservación y selección, una vez transcurrido el periodo de validez administrativa de un expediente, aquellos expedientes o documentos integrantes de los mismos con valor efímero se eliminan reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo
https://www.youtube.com/watch?v=k-5NxNGVj0U
Alejandro, L. E. P. E. E., & Mederos, H. A. A. A. L. Concepción, etapas y modelo del ciclo de vida de la información audiovisual.
TIPOS DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS PUBLICOS
Por ejemplo: pasaporte, DNI, licencia de conducir, título profesional, título de propiedad, contrato laboral, servicios públicos, libreta de matrimonio, acta de defunción
DOCUMENTOS PRIVADOS
Por ejemplo: certificado de asistencia a un curso, constancia de trabajo, autorización, apto médico.
Ciclo vital de los documentos físicos
Ciclo Vital del Documento
