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Tipos de Documentos y su ciclo de vida - Coggle Diagram
Tipos de Documentos y su ciclo de vida
Los documentos son registros sobre las actividades humanas, archivados por personas u organizaciones.
Según su formato
Documentos iconográficos. Por ejemplo: fotos, planos, dibujos, mapas.
Documentos textuales. Por ejemplo: libros, textos, monografías, investigaciones, registros, diarios, ensayos.
Documentos virtuales. Por ejemplo: textos, sonidos, videos o imágenes disponibles en la web.
Documentos audiovisuales. Por ejemplo: películas, videos, documentales.
Documentos sonoros. Por ejemplo: grabaciones digitales, CD, discos.
Según su uso
Documentos públicos. Por ejemplo: pasaporte, DNI, licencia de conducir, título profesional, título de propiedad, contrato laboral, servicios públicos, libreta de matrimonio, acta de defunción.
Documentos privados. Por ejemplo: certificado de asistencia a un curso, constancia de trabajo, autorización, apto médico.
Lo que hace es comparar la información documental con un organismo vivo, es decir, considera que el documento nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo o destrucción). Estas fases también se conocen como etapa activa, semiactiva e inactiva del documento.
Se trata de un documento (da igual que sea en papel o electrónico) donde se recogen todas las series documentales de la empresa o institución.
¿Qué es una serie documental? Es un tipo de documento normalizado que se repite en el tiempo.
Nombre completo de la serie documental.
Código de clasificación.
Departamento y responsable de su creación, gestión, tratamiento y eliminación. Esta información nos ayudará a detectar las series documentales duplicadas.
Descripción de la serie documental: qué documentos la forman, cómo está ordenada, características, contenido documental, etc.
El periodo de tiempo que debe permanecer en las oficinas (Archivo de Gestión), cuántos años en el Archivo Intermedio y cuántos en el Archivo Central. Para poder delimitar el tiempo, tendremos en cuenta los años de vigencia administrativa, es decir, durante cuantos años tiene validez legal. Este dato nos ayudará a decidir durante cuánto tiempo es necesario conservarla, en qué archivo y si posteriormente se puede expurgar (eliminar) o es de conservación permanente.
Cuándo hay que transferir dicha serie de la oficina al archivo intermedio y/o al archivo central.
Cualquier otra información u observación que consideres de interés.
No te olvides de revisarlo periódicamente para actualizarlo y realizar las modificaciones que consideres oportunas.
El concepto de “records lifecycle” o “ciclo de vida de los documentos” se desarrolló a comienzos de los años treinta del siglo XX en Estados Unidos.
