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El uso e importancia de los equipos de oficina - Coggle Diagram
El uso e importancia de los equipos de oficina
representa la parte de la empresa en donde se procesan los datos recibidos y emitidos
Su importancia viene dada porque toda empresa que produce bienes o servicios
necesita un conjunto de personas que administre la operación y maneje las demás funciones administrativas
La mayoría de estas personas trabaja en oficinas
Los trabajadores de oficina manejan muchos aspectos diferentes de una empresa
Entre estos aspectos destaca la contabilidad
el procesamiento de textos y datos, las telecomunicaciones y otras actividades más
La tecnología hace una contribución básica en la oficina
Se necesitan en todos los sectores de la economía, desde la manufactura hasta el transporte.
Funciones de la oficina
permite que se realice una mayor cantidad de trabajo en un período más corto.
La oficina en el mundo empresarial puede tener distintas funciones
Los importantes servicios brindados por la oficina incluyen tanto servicios administrativos como de otros tipos a los demás departamentos de la organización, los cuales no pueden funcionar sin la oficina
a oficina es tan importante en una organización como el cerebro en el cuerpo humano. Por tanto, la oficina es el cerebro de la empresa. Recoge información de diferentes fuentes internas y externas, la registra, organiza y analiza para hacerla disponible a la gerencia
La oficina actúa también como un intermediario. Conecta el mundo exterior con los diferentes departamentos y viceversa. Todos los pedidos de venta se reciben a través de la oficina
Es el corazón de todas las actividades del negocio; es como un centro nervioso administrativo. Desde la oficina se circula la información sobre compras, ventas, finanzas y comunicaciones.
Reuniones.
Atención de llamadas.
Acordar la estrategia de al empresa.
Acordar objetivos.
Organización de archivos físicos e informáticos.
Atención al cliente.
Impresión y copia de documentos.
Equipo y material
Los equipos de oficina han evolucionado para permitir una mayor automatización. La automatización de oficinas significa usar las máquinas para que realicen tareas repetitivas y tediosas
Sistema telefónico comercial y teléfonos de escritorio
Son el medio principal utilizado para la comunicación directa con clientes y proveedores.
Computadoras
Para procesar la información, que actualmente es el alma de cualquier oficina. También son esenciales para la comunicación, gracias al correo electrónico.
Red informática y conexión a Internet
Si la información es el alma de la empresa, entonces las redes informáticas son las arterias que canalizan esa información por todas las áreas del negocio. Se necesita un cableado
Impresoras multifuncionales
Cuando la información es digital, queremos imprimirla, y si está impresa, queremos escanearla. Por otro lado, queremos recibirla o enviarla por fax. Estos equipos lo hacen todo.
Trituradoras de papel
Al generar papel impreso, muchas veces hay que destruirlo. La oficina es responsable de la información que posee.
Fotocopiadoras
Fundamentales para hacer copias de documentos.
Proyectores de video y pantallas
Usados para las presentaciones en la sala de reuniones.
Equipos para comerciantes
Máquinas de punto de venta y cajas registradoras.