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Tipos de Documentos y su ciclo de vida, - Estas cuatro fases forman parte…
Tipos de Documentos y su ciclo de vida
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
Es un documento donde se indica todo el recorrido documental de cada una de las series de nuestra empresa, desde su creación hasta su conservación permanente o destrucción
Resulta de gran ayuda para poder cumplir con los plazos de vigencia legal y administrativa de los documentos.
El correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos.
¿PARA QUE NOS SIRVE?
FACES DEL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENETO
COLAVORACIÓN Y REVICIÓN
VERIFICACIÓN
ORAGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN
PEMANENCIA O ELIMINACIÓN
CREACIÓN
TIPOS DE DOCUMENTOS
1) SEGÚN SU FORMATO
Documentos sonoros:
grabaciones digitales, CD, discos.
Documentos virtuales:
textos, sonidos, videos o imágenes disponibles en la web.
Documentos textuales:
libros, textos, monografías, investigaciones, registros, diarios, ensayos.
Documentos audiovisuales:
películas, videos, documentales.
Documentos iconográficos:
fotos, planos, dibujos, mapas.
2) SEGÚN SU USO
Documentos públicos:
pasaporte, DNI, licencia de conducir, título profesional, título de propiedad, contrato laboral, servicios públicos, libreta de matrimonio, acta de defunción.
Documentos privados:
certificado de asistencia a un curso, constancia de trabajo, autorización, apto médico.
EN QUE CONSISTEN LAS FACES DEL CICLO DEL DOCUMENTO
- ORAGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN
Sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como récords management.
VERIFICACIÓN
La empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán.
Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas ISO.
- CREACIÓN
Consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada.
PEMANENCIA O ELIMINACIÓN
Se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa.
Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener.
- COLAVORACIÓN Y REVICIÓN
En esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas
En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir información
Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración.
- Las fases de archivo por las que pasan los documentos generados por un organismo o institución constituyen un bloque unitario desde que nacen en la oficina hasta que, al final, ingresan en un archivo histórico.
https://www.youtube.com/watch?v=xOQd9bd3QW8
- Estas cuatro fases forman parte de un mismo proceso archivístico y, en cada una de ellas varían el valor de los documentos, el tratamiento que reciben y el servicio que prestan.
- Archivo intermedio
- Archivo de oficina
- Archivo histórico
- Archivo central
