Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS BÁSICOS I - Coggle Diagram

- - - - Está fundamentado sobre el propósito de mejorar el desempeño de la Institución como respuesta al enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identificar y hacer gestión sobre un conjunto de actividades interrelacionadas que se realizan o suceden con un fin determinado.
  - - - Tiene como propósito impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a fin de mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el patrimonio institucional y generar doctrina con relación a la administración y cuidado de los bienes de la Policía Nacional.
  - - - contemplados en los procesos de “Administración de recursos financieros” y “Logística y abastecimiento”, y de conformidad con lo señalado en la Constitución Política.
  - - - CONCEPTOS
        
        Oportunidad. Es medida en términos del tiempo mínimo requerido para cubrir la necesidad y cuando esta es reemplazada de acuerdo con los requerimientos técnicos especificados por el servicio. Se deben desarrollar todos los análisis de prospectiva que guíen los conceptos de mejoramiento continuo, referidos a la administración, conservación y uso de los bienes.
        
        Cobertura. Entendida como la proporción de funcionarios policiales, con necesidad de bienes servicios, a los que se le ha suplido su necesidad. La cobertura tiene que ser un concepto integral y sobre ella se deben fundamentar los planes de necesidades y de distribución de los elementos logísticos institucionales
        
        Eficiencia. Cualquier componente logístico tiene que ser desarrollado bajo esquemas eficientes de planeamiento, control y evaluación, con el fin último de generar el impacto necesario que mejore las condiciones de los uniformados dentro de todo el territorio nacional
        
        Transparencia. Este principio debe regir el quehacer de las actividades y acciones derivadas de la administración, conservación y uso de los bienes. Se traduce en la responsabilidad de los procesos logísticos frente a la ejecución de todos los procedimientos; estos deben estar siempre ajustados a la normatividad y la ley, deben ser visibles y de obligatorio cumplimiento por todas las unidades policiales.
        
        Austeridad. Son estrategias que permitan mayor eficiencia en la utilización de los recursos asignados al gasto público a través de un plan que a su vez permita coadyuvar con la protección del medio ambiente y los recursos naturales, a través del compromiso de todas unidades policiales, de una manera participativa, transparente, leal y eficiente, con el fin de garantizar el cumplimiento de la función de policía dentro de un marco constitucional. Aplicando los lineamientos de la normatividad vigente para tal fin.
  - - - Finalidad de los bienes. Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Policía Nacional tienen como finalidad apoyar logísticamente el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de la misionalidad Institucional.
      - Clasificación de los bienes. De acuerdo con sus características, se catalogan en bienes inmuebles, aquellos que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro y los elementos que, por su uso, destino o aplicación, forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo: edificios, tuberías, lotes, cableados, los CAD, centros de cómputo, entre otros. Y bienes muebles, son los que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, sea moviéndose ellos mismos como los animales manteniendo su integridad, sea que solo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas
      - Concepto de bien. Se define como todo artículo inventariable o activo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción.
    - - OBLIGATORIEDAD DE MANTENER INVENTARIOS VALORIZADOS DE LOS BIENES EN USO, CUSTODIA O ADMINISTRACIÓN Las dependencias de la Policía Nacional y los servidores que tengan, usen, custodien o administren bienes muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, deben mantener el inventario valorizado de ellos, ciñéndose a las disposiciones, normas técnicas, índices, codificación y reglamentación establecida en el Manual Logístico de la Policía Nacional
      - CONTROL DEL KÁRDEX: Por cada elemento se debe elaborar un registro que contenga la historia del mismo, desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva. Este puede ser manual o sistematizado y debe indicar como mínimo: procedencia, fecha de ingreso, descripción del elemento, cantidades, entradas, salidas y saldo
      - HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS: Se establece la obligatoriedad del uso de la herramienta informática SAP, sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión, así mismo sistemas informáticos como son SIGEA, SIFAC, SIBIN, SIASE, SINVE, SINCO Y SISAP, utilizados para el registro de todos los movimientos de los bienes, clasificación, manejo de inventarios de la Policía Nacional,
      - BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS: Los bienes en los almacenes de las unidades policiales deben encontrarse ubicados y clasificados en nuevos, reintegrados inservibles o reintegrados en buen estado
    - - Puntos de control
        
        Aplicar los puntos de control definidos en la caracterización del proceso de Logística y Abastecimientos, sus despliegues en segundo nivel y los contenidos en sus procedimientos, dejando los registros necesarios que evidencien su aplicación.
        
        Clasificación y codificación.
        
        será la establecida en el presente manual. Además, los devolutivos en servicio estarán identificados en cada dependencia con la codificación interna, de acuerdo con el sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión, “SILOG” y/o demás aplicativos implementados en la Policía Nacional.
        
        Unidad funcional
        
        Para ejercer un mejor control de los bienes en las unidades policiales, de acuerdo con sus necesidades, complejidad y volumen de operaciones, se deberá crear la unidad funcional (almacén)
        
        Control de bienes.
        
        El control de los bienes debe conformarse para todos los elementos de consumo y devolutivos nuevos en depósito de almacén y reintegrados en las bodegas que la institución determine.
        
        Objetivos del control de bienes
        
        Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la Institución.
        
        Identificar claramente los bienes para los diferentes procesos de adquisición,
        almacenamiento, administración y entrega.
        
        Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente
        
        Permitir la elaboración del plan de compras de acuerdo con las necesidades reales
        de la unidad, teniendo en cuenta los datos históricos de las compras realizadas
        
        Tomar decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo con las necesidades de la Institución.
        
        Cumplir las normas administrativas y fiscales vigentes, sobre el manejo de bienes.
        
        Mecanismos de control.
        
        Debe realizarse la toma física de elementos de consumo, devolutivos en bodega y en servicio (cuentas de propiedad, planta y equipo y cuentas de orden) por lo menos una (1) vez al año en un porcentaje no inferior al 100%. Así mismo, se realizarán revistas físicas selectivas mensuales tomando una muestra representativa de los bienes de acuerdo con cada una de sus ubicaciones (bodega principal, reintegrados en buen estado, reintegrados inservibles) de lo cual se dejará constancia mediante acta.
        
        Traslado interno de bienes en la unidad.
        
        Es el procedimiento mediante el cual se cambia la ubicación física del bien dentro de la dependencia o fuera de ella, ocasionando así la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe
        
        Traspaso de bienes.
        
        Es la transferencia de bienes procedentes de entidades oficiales del orden Nacional Colombiano a los inventarios de las Unidades de la Policía Nacional. Se caracteriza porque la titularidad el bien cambia de la entidad que traspasa a la Policía sin afectar el patrimonio de la Nación
        
        Procedimiento en caso de faltantes o sobrantes.
        
        Si como resultado de las verificaciones sobre los bienes en bodega o en servicio, se encuentran diferencias faltantes o sobrantes, se deberá seguir las siguientes instrucciones:
        
        El almacenista deberá informar al ordenador del gasto la novedad.
        
        Con la apertura de la investigación, la autoridad competente enviará copia de este documento al almacén para realizar su proceso (salida o entrada) según el caso. Sujeto por aplicación de la ley 1476 de 2011, “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública”.
        
        El ordenador del gasto ordenará iniciar el proceso administrativo, de acuerdo con la novedad presentada
        
        La autoridad competente enviará copia de la apertura de la investigación al Grupo de Contabilidad, con el fin de realizar los registros o ajustes contables a que haya
- - - - Brindar protección contra efectos que deterioran por la acción del paso del tiempo, calor, luz, humedad, insectos y roedores.
      - Distribuir adecuada y suficientemente el espacio de los estantes, entarimados o sitios de almacenamiento, teniendo en cuenta que no se deben almacenar en el mismo estante materiales y bienes de clases diferentes que puedan causarse daño, ciñéndose a las normas técnicas.
      - Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitios para colocar toda clase de materiales.
      - La ubicación de los bienes debe permitir la toma física de los inventarios sin dificultad y facilitar su inspección.
      - El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a cabo con un mínimo de manipulación
  - - - 3.Objetivos de la entrada de bienes
        
        De conformidad con los principios básicos de administración y almacenamiento o bodegaje, el ingreso de bienes se realiza para:
        
        -Confrontar las especificaciones de los bienes como cantidad, peso, unidades de medida, dimensiones, marcas, modelos, calidades, etc.
        
        -Dar conformidad de recibo a satisfacción.
        
        -Efectuar registros matemáticos, contables y computarizados.
        
        4.Legalización de las entradas
        
        El ingreso de los bienes debe estar respaldado por la orden de entrada elaborada por el almacenista, soportada por los documentos que den origen a la operación.
        
        2.Excepciones.
        
        No ingresarán al almacén los bienes que por su volumen, peso, fragilidad y demás especificaciones especiales, sea más conveniente y económico recibirlos directamente en su lugar de instalación y utilización
        
        5.Contenido del documento de entrada
        
        El documento de entrada debe contener la siguiente información básica:
        
        Lugar y fecha
        
        Número de orden en forma ascendente
        
        Identificación del almacén
        
        Concepto de la transacción y número del documento soporte
        
        Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o el lugar de origen, documento de identidad o NIT, cuenta contable, nombre y código del elemento con sus características específicas, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del comprobante.
        
        Firma del almacenista.
        
        1.Criterios básicos.
        
        Teniendo en cuenta la clasificación y características de los bienes, el almacenista debe definir la zona de ubicación en el almacén, organizándolos en estanterías con códigos estandarizados por la Policía Nacional en concordancia con el aplicativo ”SAP ECC6.0” y/o demás aplicativos, que faciliten facilitando su localización, manejo, control y entrega
        
        Clasificación de las entradas. De acuerdo con el acto que genere el ingreso de los bienes, estas se pueden clasificar en:
        
        sobrantes
        
        compensación
        
        caja menor
        
        transferencias
        
        contrato
        
        remesa
        
        reconstrucción de equipo
        
        aprovechamiento de inservibles
        
        nacimiento de semovientes
        
        donación
        
        reposición por pérdida
  - - - -La salida de bienes del almacén puede originarse por suministro o entrega de bienes devolutivos y de consumo, por remesa entre unidades, por donaciones, baja de bienes y otros.
      - -Las diferentes dependencias de las unidades deberán presentar la solicitud de bienes de consumo y devolutivos al almacén, de acuerdo con la programación establecida en el plan de compras.
      - -El documento de salida debe elaborarse por el almacenista en forma simultánea a la entrega de bienes, con base en la orden de suministro o el plan de distribución debidamente tramitada y autorizada por el funcionario competente designado por el ordenador del gasto.