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MANUALES ADMINISTRATIVOS, Andrea Arcos, Diseño y Estructura Organizacional…
MANUALES ADMINISTRATIVOS
CARACTERÍSTICAS
Documentos escritos que contienen elementos administrativos, con el objetivo informar acerca de la conducta de los integrantes de la organización.
Con el transcurso del tiempo se establecen normas legales, reglamentarias y administrativas.
Representan una guía práctica utilizada como herramienta de soporte y comunicación en la organización.
En la toma de decisiones administrativas es uno de los elementos más eficaces.
La elaboración depende de las necesidades e información que requiera la empresa.
Deben revisarse periódicamente para ajustarse a las necesidades actuales.
Unifican los criterios y conocimientos en correspondencia de la misión, visión y objetivos de la dirección de la organización.
Un manual con contenido estático se convierte en obsoleto.
OBJETIVOS Y BENEFICIOS
Elaborar una base para el análisis del trabajo y para poder mejorar los sistemas y procedimientos.
Comprender el plan de organización de parte de cada integrante.
Al incrementar la eficiencia se reducirán los costos.
Regular todo lo referente con los cambios que se realicen dentro de la organización.
Evitar funciones de control y supervisión necesarias.
Establecer las responsabilidades de cada integrantes así como la relación con los demás puestos de trabajo.
Facilitar la información necesario al personal para que puedan ejecutar sus labores.
Delimitar las responsabilidades de cada área, con el fin de evitar para evitar conflictos inter-estructurales.
Fijan y facilitan la comprensión de objetivos, políticas, estructuras y funciones de las áreas de la organización.
LIMITANTES EN LA ELABORACIÓN
Por tener un amplio contenido, pueden causar confusión, además de que pueden ser difíciles de comprender.
Puede existir la resistencia del personal a utilizarlos.
En algunas ocasiones son demasiado rígidos y formales.
Los sindicatos en ocasiones no hacen nada que no este establecido en el manual.
Tienen un costa alto en relación con el tiempo y el dinero.
CLASIFICACIÓN
Los manuales generales son aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y los específicos son los que su contenido está dirigido directamente hacía un área.
De normas y procedimientos
Describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos y la secuencia lógica de cada una de las actividades de la organización.
Se recomienda elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa.
Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades.
Entre los elementos que se encuentran están: nombre, área de desempeño, codificación, normas generales, responsables, entre otras.
De puestos y funciones
Contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional.
Es recomendable elaborarlo para cada una de las áreas que integran.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto.
Entre sus componentes se encuentran: identificación del puesto, codificación, nombre, área de desempeño, listado de funciones y atribuciones, nivel académico, habilidades, conocimientos, entre otros.
De organización
Expone detalladamente la estructura de la empresa.
Dentro de su contenido se sugiere: Historia, misión, visión, objetivos, base legal, organigrama general y por área, además de normas y políticas generales.
Explica los aspectos de la organización, con el fin de que los integrantes conozcan acerca de ella.
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN
Interpretación y diseño de la información
Se debe analizar detalladamente todos los datos recopilados.
Se debe dar forma a la información para crear un borrador que permita visualizar el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios.
Consiste en darle forma a la información recopilada bajo lineamientos técnicos.
Elaboración del manual
Su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos.
Es importante incluir las conclusiones y recomendaciones para facilitar su comprensión.
Recopilación de información
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización
Depende de las condiciones del manual que se requiere elaborar.
Es recomendable recopilar la información mediante cuestionarios, entrevistas y la observación directa.
Aprobación y actualización del manual
El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc.
Si no son aprobados su elaboración habrá sido innecesaria.
Las modificaciones deben ser realizadas por los encargados y aprobados por el organismo competente para que tengan validez.
Andrea Arcos, Diseño y Estructura Organizacional