Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Поняття та ознаки електронного документа - Coggle Diagram
Поняття та ознаки електронного
документа
Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Характерні риси електронного документа
Аутентичність - ідентичність документа заявленому.
Достовірність - повне і вичерпне уявлення фактів і операцій.
Цілісність - виняток факту змін документа після його створення.
Застосування - можливість відтворення і використання в будь-який час.
Особливості електронного підпису
Електронний підпис є обов'язковою умовою верифікації електронного документа. Вона виконує функцію ідентифікації автора або того, хто поставив підпис.
Володар електронного підпису отримує два ключі - відкритий і закритий. За допомогою закритого відбувається шифрування підпису, за допомогою відкритого перевіряється її справжність.
державна листування;
системи електронного документообігу;
складання звітності;
участь в тендерах на торгових майданчиках.
Основні властивості електронного документа
Содержание – текст и изображения.
Контекст – связь документа с конкретными лицами или другими документами.
Електронний документ повинен в обов'язковому порядку містити реквізити - електронний підпис, дату, ім'я автора та інші дані в залежності від виду.
Необхідна наявність певних метаданих - інформації про соціальну спрямованість документа, його структуру, зміст і призначення. Ці дані містять докази цілісності та автентичності і є обов'язковою частиною процесу зберігання документа.
Структура – внутренняя и внешняя. Внутренняя касается содержания, внешняя – среды существования.
Структура електронного документа: внутрішня структура - це структура змістовної частини документа;
Зовнішня структура - це структура середовища, в якому існує електронний документ.
Як об'єкт архівного зберігання, електронний документ характеризується такими ознаками:
електронний документ є програмно-технічнозалежним продуктом;
електронний документ має широкий спектр інформаційного відображення: текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні;
зміст електронного документа може бути фрагментованим (бази даних), тобто, фізично документ може зберігається у декількох різних файлах;
електронний документ може мати посилання, які не контролюються авторами.
електронний документ зберігають на фізичних носіях інформації , що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації.
Збереження автентичності/цілісності архівного електронного документа - одне з вузлових питань зберігання архівного електронного документа. Автентичність архівного електронного документа визначається як доказ того, що:
електронний документ відповідає зазначеному;
електронний документ, створений або надісланий зазначеним автором або організацією, що створили його;
зазначений час відповідає часу створення або надсилання електронного документа