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Manuales de procedimientos - Coggle Diagram
Manuales de procedimientos
Objetivos
para reducir el costo de oficinas radica principalmente en el campo de llegar a uniformar los métodos.
Sus características diversas
Tareas y trabajos individuales, por ejemplo cómo operar una minicomputadora, una máquina de contabilidad, etcétera.
Prácticas departamentales en que se indica los procedimientos de operaciones de toda unidad administrativa y su relación con las demás que intervengan.
Prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales de procedimientos de: ventas, producción, finanzas, personal, etcétera.
Contenido
Introducción
Organigrama
Gráficas
Estructura procedimental
Formas
Políticas de organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección.
Plantación
Comunicación
Control
Desarrollo de personal
Etapas de elaboración de un manual de procedimientos
Etapa de planeación
Permitirá distinguir en las pláticas primarias la cobertura de la planeación del programa, y es aquí donde se determina el enfoque que se le dará al manual y el detalle del mismo
Recopilación de datos
Investigación documental
Entrevista con los empleados
Entrevista con los supervisores o jefes inmediatos
Observación directa
Cuestionarios
Análisis de los datos
Identificar del puesto y la situación exacta del mismo, dentro de la estructura orgánica del área a que pertenece.
Estudiar las funciones o actividades principales del puesto, y la relación de este con otro.
Análisis de trabajos similares e iguales en actividades y funciones básicas.
Análisis de las relaciones que tiene el puesto, con elementos materiales
Observar los flujos de tramite con el que esta relacionado, como documentos, formas registros y destino de los mismos.
Después del análisis de la información, se procederá a la elaboración del manual.
Elaboración del proyecto
se recomienda brindar por escrito los procedimientos (descripción narrativa); después la elaboración de los diagramas de flujo, de tramitación correspondientes a cada área de trabajo investigada; por último, se ordenan las formas a utilizar junto con el instructivo de cada una de ellas.
Autorización
Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate
De la unidad de sistemas y procedimientos, si la hay, el grupo de técnicos o del asesor externo
Tipografía
Disposición del material
Distribución e implementación
Revisión y modificación
Utilidad de los manuales de procedimientos
Ejecución del programa de manualización a largo alcance
La necesidad de efectuar una planeación para la organización y un trabajo de desarrollo de políticas
El valor limitado de un manual que detalla procedimientos que ya están en proceso de cambio
Los beneficios que se obtendrán de la preparación de los manuales
Interdepartamentales
Ventajas y características
Los análisis deben desarrollar y presentar hechos
La unidad de sistemas y procedimientos, cuya misión es ayudar a los departamentos operativos, destacará más los detalles que los términos generales
A la dirección, gerencias y jefes de departamento, se les dan detalles en forma fácil de comprender y de referencia rápida.
Los procedimientos representados gráficamente (flujogramas o diagramas de flujo)