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Clasificación de documentos - Coggle Diagram
Clasificación de documentos
Los distintos enfoques del proceso de clasificación
Podemos clasificar cualquier cosa, y además lo hacemos continuamente en nuestra vida
cotidiana
El proceso de clasificación siempre supone la existencia de un esquema previo declasificación. Es decir, las distintas categorías o clases se han definido de antemano, y el acto de clasificar supone la asignación del objeto clasificado a una determinada clase.
La clasificación como descripción de una característica del
documento
Ejemplos:
El documento es confidencial. Aplicamos la clasificación según las categorías de acceso (podéis consultar el apartado 4, “Seguridad y acceso”).
• El documento tiene un formatogrande. Aplicamos una categoría de tamaños posibles.
• El documento es del tipo correspondencia. Aplicamos una categoría de distintos tipos documentales.
• El documento trata sobrematemáticas. Aplicamos una categoría de una clasificación de materias o conocimientos.
La clasificación como un proceso de ligar los documentos
con su contexto
La idea primaria y lógica es que el contenido de un documento, o la
información que contiene, es solo verdaderamente interpretable si conocemos el contexto en que se ha creado.
Definición de clasificación (UNE-ISO 30300:2011)
‘Identificación y estructuración sistemática de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por estas en categorías, descuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación’.
“a) identificar la operación o actividad que el documento atestigua;
b) ubicar la operación o actividad en el cuadro de clasificación;
c) examinar las clases de nivel superior a las que la operación o actividad está vinculada, para garantizar que la clasificación es la apropiada;
d) confrontar la clasificación de la actividad con la estructura de la organización, para garantizar que es la apropiada a la unidad de la organización a la cual pertenece el documento;
e) asignar al documento el nivel de clasificación acorde con las necesidades de la organización.”
La clasificación como agrupación
El proceso de clasificación puede considerarse también como un proceso de
agrupacióndedocumentosendistintosniveles.
La clasificación como ordenación
puede utilizarse para la colocación física de los documentos
la asignacióndeunaclase determina el lugar físico donde deben guardarse el documento o la agrupación de documentos.
Clasificación y gestión de documentos electrónicos
En la concepción más simplista de cómo utilizar la clasificación para los documentos electrónicos, se puede entender que la clasificación es sencillamente
un atributo más de la ficha o conjunto de atributos que definen el documento.
la utilización de la clasificación en la gestión de los documentos electrónicos puede incluir otros aspectos que estudiamos en los siguientes
apartados y cuyos objetivos podemos resumir en los siguientes puntos extraídos de la Norma ISO 15489-1: