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Diagramas de Procesos - Coggle Diagram
Diagramas de Procesos
¿Por qué hacer un diagrama de proceso?
Diagramas y flujogramas ayudan a dar visibilidad al trabajo
Se emplean para mostrar como se llevan a cabo los trabajos en una organización.
El análisis de los procesos representados en los diagramas permiten aumentar el nivel de satisfaccion mediante la identificacion de las acciones que son posibles emprender.
Es posible emplearlos para ilustrar como se desea que la organizacion realice el trabajo
Los diagramas se convierten en requisito previo e importante para tener éxito en el diseño organizacional, la reingeniería de procesos o los proyectos de benchmarking
Es posible utilizarlos para:
Dar orientacion a nuevos empleados
Explicar a partir de organigramas en donde se encuentran ubicados a nivel estructural dentro de la empresa, explicando cuales son las funciones que se realizan dentro del propio departamento y cómo es que están vinculadas unas áreas con otras; para finalizar con un diagrama de procesos disciplinarios, enfocados en la labor a desarrollar
Evaluar o establecer metodos alternativos de organizacion del personal que efectuara algun trabajo
Cada persona puede ejecutar uno o varios pasos de un proceso, por eso, mediante diagramas se pueden visualizar dla forma en la que se llevaría a cabo cada una de ellas.
Los procesos pueden dividirse como conjunto de pasos que conforman uno o mas procesos
Incrementar con rapidez la velocidad con la que un grupo, equipo o departamento proporciona bienes o servicios al resto de la organización
Comprender con rapidez procesos de la organizacion.
Los resultados de la organización.
Clientes.
Insumos recibidos y que se transforman.
Proveedores de cada insumo
Principales funciones dentro de la organizacion
Vinculos entre funciones.
Identificar oportunidades de mejora
Permiten descubrir oportunidades para hacer el trabajo mejor, más rápido y con menos recursos
Evaluar, establecer o mejorar las medidas de desempeño.
La mayoria de las empresas conscientes de la calidad buscan como minimo medir los resultados finales del procesos, los diagramas permiten la identificacion de los puntos de medición.
Describen de manera visual las cadenas de adicion de valor
Trampas
Diagramas desequilibrados
Vacios
Diagrama demasiado ocupado
Toma demasiado tiempo- aburrido.
Terminologia poco clara
3 métodos básicos para recolectar información del proceso necesaria para crear un diagrama
Auto- generación
Si el lector ya conoce el funconamiento del proceso podra trazar un diagrama en forma personal y pedi a las personas que trabajan o interactuan con dicho proceso que reaccionen al mismo.
Entrevistas personalizadas
Una serie de entrevistas personales con proveedores, operarios y clientes del proceso, permitirá al lector crear una maqueta del diagrama del proceso.
Entrevista en grupo
Consiste en hacer que participen todas las personas relevantes como grupo en la creacion del diagrama.
Sugerencias para la creación de diagramas de proceso
Usar el méodo de entrevista en grupo y un facilitador calificado
Elegir a las personas apropiadas para crear el diagrama
Establecer reglas básicas desde el principio y colocarlas en una hoja de rotafolio
Usar un espacio amplio
Contar con grandes cantidades de papel para anotar
Hacer secuencias y reorganizaciones
Registrar la informacion mientras se trabaja
Mantener la energía en movimient
El facilitador debe actuar como catalizador para brindar al grupo una ventaja inicial.
Elegir un proceso para hacer el diagrama
Criterios que se podrían utilizar para decidir cuales procesos diagramar, son :
El proceso como parte de una competencia fundamental
Reducción de costos
Reducción del tiempo de ciclo
Reducción de los defectos
Cuellos de botella
Tecnología obsoleta o cambiante, en especial la tecnología informatica
Razones competitivas
Fusiones o adquisiciones