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FUNCIONES DE ALMACEN - Coggle Diagram

- - - - Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad.
      - Una función primordial de un almacén, aparte de resguardar los materiales y productos, es hacer que éstos circulen lo más rápido posible.
      - El funcionamiento del almacén se puede dividir en tres grupos:
        
        Procesos relacionados con los flujos de entrada.
        
        En estos procesos se encuentran
        todas las actividades que engloban los procesos de recepción de mercancías que
        
        Recepción de camiones, Control de recepción, Emisión del documento de entrada en el almacén.
        
        La emisión del documento de entrada sirve de base para los procesos siguientes:
        
        Control de calidad del producto, Reacondicionamiento físico del producto, Ubicación física en las áreas de almacén correspondientes, Comunicación de la entrada al procesador de datos para la actualización de stocks.
        
        El Picking
        
        Este es el proceso inherente a la localización física del producto, la selección del producto y la cantidad que se requiere hasta su traslado al área de expedición de pedidos.
        
        La preparación del pedido comprende las siguientes operaciones:
        
        Clasificación de artículos por pedidos, Empaquetado, Etiquetaje, Control de salida.
        
        Por lo tanto la expedición supone:
        
        Asignación de vehículos, Preparación de rutas, Carga, Confirmación de salida al proceso de datos, Control de distribución.
        
        Al analizar los procesos y técnicas del picking se encuentran los siguientes pasos que debe realizar el operario del almacén:
        
        Traslado de la mercancía a la estantería correspondiente, Reconocimiento del producto, Extracción y punteado de la cantidad retirada, Traslado al próximo punto de recogida para repetir la operación, Transporte de los artículos a la zona de preparación de pedidos.
        
        Procesos relacionados con flujos de salida.
        
        Estos procesos engloban las siguientes
        actividades:
        
        Venta de productos, Devoluciones y cambios de productos, Entregas a la fábrica para la producción, Consignaciones, Consumo propio
        
        La función de control de los inventarios consiste en llevar una dirección continua de las operaciones que mantengan en un nivel óptimo las existencias en los almacenes.
        
        El nivel óptimo puede definirse como la cantidad de existencias que resulta del equilibrio de un mínimo de inversión, un mínimo de costo de operación y un mínimo de riesgo de tener faltantes que entorpezcan la producción, la eficiencia administrativa o las ventas.
        
        Cálculo de los siguientes parámetros que servirán de políticas para mantener el control deseado:
        
        a) Los pronósticos de ventas y los programas de producción fabriles y administrativos. b) El tamaño óptimo de lote de compra. c) El tamaño óptimo de lote de producción. d) El aprovechamiento de descuentos de proveedores. e) La determinación de puntos de reorden. f) La determinación de máximos y mínimos. g) El tamaño de las reservas o cantidades de seguridad.
    - - El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora,
        requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.
      - Las condiciones que impiden el flujo rápido son:
        
        Espacio de maniobra restringido o inadecuado.
        
        Medios de manejo de materiales deficiente.
        
        Demoras en la inspección y documentación de entrada.
      - El área de recepción e inspección es la encargada de recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresarán a los almacenes.
      - Cuando el proveedor envía la mercancía, acompaña a la misma con una remisión, que sirve de base para la elaboración de la factura.
      - Las funciones específicas del área de recepción son:
        
        Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades contra la orden de
        compra y la remisión.
        
        Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.
        
        Entregar la mercancía a los almacenes.
      - El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que éstas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.
    - - La organización comprende la importante parte de los sistemas y procedimientos en todas las funciones de la empresa. Los sistemas y procedimientos que afectan a la organización del almacén deben estudiarse, definirse y aplicarse.
      - Si es poco el tiempo que los materiales están en el inventario en proceso, por lo general, la producción conserva el control.
      - Si el período es largo, o si existen otras razones de importancia, como la seguridad, las reglamentaciones gubernamentales, etc., los almacenes se hacen cargo y mantienen
        recintos de almacenamiento en diversos puntos dentro del sistema de producción.
      - Para facilitar la localización de los materiales almacenados en el almacén, las empresas
        utilizan sistemas de codificación de materiales
      - Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias.
      - Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.
      - Los sistemas de codificación mas usadas son el código alfabético, numérico y alfanumérico.
      - Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados.
        
        Se da el primer caso cuando la empresa reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.
      - En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por
        locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas.
    - - Cuando el despacho se realiza hacia otra ciudad, éste se inicia con una orden del vendedor de la empresa por pedido del distribuidor
      - La estiba en los vehículos de transporte debe realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de manipulación y según el patrón de estiba correspondiente, respetando los niveles de altura máxima
      - Cuando el despacho se hace dentro de la misma ciudad, éste se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor por demanda del distribuidor local.
      - El transportista de turno estará en la obligación de presentar su unidad con todos los requisitos que exige el formato de lista de verificación vehicular
      - La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, factura o con las facturas respectivas por ser un despacho local.
    - - La contabilidad dentro del almacén requiere un registro de almacén por cada elemento que se conserva en inventario.
        
        El elemento individual se llama unidad de
        almacenamiento (SKU, por sus siglas en inglés).
      - Los registros de almacén son cuentas corrientes que muestran el saldo disponible, las recepciones, las salidas y cualquier otro cambio que afecte el saldo disponible utilizable para cada SKU.
      - Las computadoras han permitido a los gerentes mejorar la precisión de estos registros, pues se asientan los cambios con mayor frecuencia, conforme ocurren y se tiene información instantánea sobre saldos disponibles.