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Tipos de documentos y su ciclo de vida
Definición Documentos
Información escrita, o voces, o ruidos grabados, o imágenes, en soportes varios, como papel, discos magnéticos, vidrio, mármol, etcétera, qu
Sirven para conocer fenómenos de la naturaleza o culturales, y se utilizan para que los sucesos puedan conocerse a través del tiempo.
Son medios de acreditar, probar o desmentir, cosas que ocurrieron
Cuando decimos que ciertos hechos se hallan documentados, significa que no nos referimos solo a que hay testigos que vieron lo ocurrido, sino que tenemos pruebas materiales, que se pueden ver y tocar que demuestran lo aseverado.
Fases del ciclo vital
Consulta de documentos:
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Organizaciòn documental:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos
Tramite de documentos:
Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Conservaciòn de documentos:
Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas,
Para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Recepción de documentos:
Conjunto de operaciones de verificación y control
Debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica
Disposición final
Decisión resultante de la valoración hecha en la tercera etapa del ciclo vital
Resultado de la valoración secundaria determinando su valor permanente
Su eliminación, selección por muestreo así como la implementación para la conservación en una Tecnología de imagen
Produccion Documental
Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones
Distribución de documentos:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Ciclo de vida
1. Archivo de Gestión.
Comprende toda la documentación, generada por las unidades
administrativas
que es sometida a continua utilización y consulta.
2. Archivo Central
Es aquel que custodia y administra la documentación procedente de
los Archivos de Gestión que han cumplido dos años
Depende de la
Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces.
3. Archivo Intermedio:
Es el que custodia y administra los fondos documentales
transferidos por los Archivos Centrales que han cumplido al menos 15 años de
permanencia en las entidades públicas
Es administrado por la Dirección de Archivo de
la Administración Pública del ente rector
4. Archivo Histórico:
Es el que custodia documentación que después de pasar por un
proceso de valoración secundaria adquiere el carácter de permanente
Es administrado
por el Archivo Nacional del Ecuador.
Tipos de documentos
Clases de documentos
Según la difusión
Documentos públicos
Documentos reservados
Documentos inéditos
Según el material
Documento electrónico
Documento impreso
Por la codificación
Documento digital
Documento analógico
Por el mensaje
Por su expresión
Por su transformación
Por su codificación
Según la posibilidad de acceso
Documentos locales
Por el acceso, transmisión y difusión
Documento publico o privado
Tipos de documentos
Correspondencia
Oficios
Telegramas
Escritos particulares
Expediente
Antecedentes
Fundamentos
Documento
Notificación
Enlace
Apoyo de gestión
Documentación auxiliar
Originales
Marginales
Esenciales
