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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EXPEDIENTES - Coggle Diagram
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EXPEDIENTES
Documentos Administrativos
Se entiende por
documento administrativo
de la UAL toda información textual, grafica, sonora o en imágenes, fijada en cualquier tipo de soporte material, generada o recibida por las diferentes unidades administrativas y personas adscritas a la UAL en el desarrollo de sus funciones, y como testimonio de las diferentes actividades en el ámbito de la vida universitaria.
Expedientes Administrativos
El
expediente
es un conjunto de documentos ordenados sobre un mismo asunto que están sujetos a un procedimiento administrativo. Estos se forman a medida que suceden los tramites para la resolución de un asunto, se ordenan
cronológicamente
.
Expedientes Informativos
Estos son los
expedientes
que no están sujetos a un
procedimiento administrativo
también se les conoce con el nombre de
dossier
. Su función para la gestión es puramente
informativa
. Se pueden ordenar por orden cronológico o por grupos de documentos.
Valores del Documento
Valor Secundario
Obedece a otras motivaciones y es dado posteriormente, con el paso del tiempo.
Valor Histórico
El objetivo es servir de fuente primaria para la investigación histórica y la acción cultural.
Valor Primario
Expresa la finalidad para la cual se ha creado el documento, tiene un periodo de prescripción.
Valor Informativo
La finalidad es servir de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad administrativa y también ser testimonio de la memoria colectiva.
Valor Fiscal o Contable
El objetivo es servir como testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias o de justificación de operaciones relacionadas con la contabilidad.
Valor Legal o Jurídico
Es aquel del cual se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común, o bien sirve de testimonio ante la Ley.
Valor Administrativo
La finalidad es dejar constancia de la gestión de una actividad determinada.