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MANUALES ADMINISTRATIVOS - Coggle Diagram
MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONCEPTO: Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimiento y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los manuales administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que es de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
OBJETIVOS Y BENEFICIOS:
- Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
- Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización
- Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
- Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procesos de trabajo y la eficiencia y calidad en los servicios
- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.
- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
- Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
- Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
- Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
- Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
- Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
LIMITANTES EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS:
- Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero
- Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son excesivamente rígidos y formales
- Los objetivos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido
- Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
- Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos voluminosos en contenido
- En algunos casos los sindicatos utilizan a los manuales como herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el manual
CLASIFICACIÓN: La clasificación puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los:
- Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y
- Específicos los que si contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.
- Sin restar importancia a la diversidad que existe dentro de las empresas, para efectos de esta presentación se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:
- De Organización
- De Normas y Procedimientos
- De Puestos y funciones
MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él.
- Historia y Descripción en la Empresa
- Misión, visión y objetivos de la empresa
- Legislación o base legal
- Estructura de la organización
- Estructura de cada de las áreas componentes de la organización en general
- Normas y políticas generales
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
- Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria
- Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades
- La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
- Identificación del procedimiento
- Nombre
- Área de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica
- Normas generales
- Responsable de cada una de las actividades que lo integran
- Número de Paso Sub-paso
- Descripción de cada una de las actividades que lo integran
MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES:
- Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional.
- Se utiliza en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores donde se agrupan especialistas que tienen entrenamiento definiendo características de cada puesto de trabajo.
- La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
- Identificación del puesto de trabajo
- Nombre
- Área de desempeño
- Codificación
- Descripción Genérica
- Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
- Diarias o frecuentes
- Semanales
- Quincenales
- Mensuales
- Trimestrales
- Semestrales
- Anuales
- Ocasionales o eventuales
- Requisitos del ocupante del puesto
- Nivel académico
- Habilidades y destreza
- Conocimientos técnicos y específicos
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS:
- Para la elaboración no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales se integran de la siguiente forma:
- Recopilación de información
- Interpretación y diseño de la información
- Elaboración del manual
- Aprobación y actualización del manual
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
- La recopilación de información depende de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del manual
- La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización y altas autoridades para manuales generales, para la elaboración de manuales específicos la información debe ser recopilada directamente de los responsables de procesos y las funciones objeto de estudio
- La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal
ELABORACIÓN DEL MANUAL:
- Es la etapa más sencilla pero laboriosa, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos.
- Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.
APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL:
- Esta etapa es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y el fomento de dicha cultura dentro de la organización
- El órgano encargado de la aprobación de los manuales puede ser el gerente general, el jefe de la dependencia, un departamento, etc. Lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal
- Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.