Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การจัดสัมมนา - Coggle Diagram
การจัดสัมมนา
คุณสมบัติของผู้เร่วมการสัมมนาที่ดี
มีความจริงใจในการเข้าร่วมสัมมนาทุกๆฝ่ายจะต้องให้ความเอาใจใส่ สนใจ การสัมมนาอย่างแท้จริง และจริงใจ โดยการตั้งใจฟังวิทยากรบรรยาย ร่วมเสนอความคิดเห็นและอภิปรายด้วยความมีเหตุผล เที่ยงตรง ไม่แสดงการคัดค้านด้วยอคติส่วนตน
พูดจาสุภาพและเหมาะสมกาลเทศะ
รักษาอารมณ์ให้มั่นคงและเป็นปกติ ไม่ลุแก่โทสะ เพื่อที่จะให้ได้มาในสิ่งที่ตนปรารถนาเท่านั้น ควรคิดว่า ทุกสิ่งทุกอย่างต้องอาศัยแนวคิดหลายๆทาง พินิจพิเคราะห์ด้วยหลักการและเหตุผล การเปลี่ยนแปลงสิ่งใดก็ตาม บางครั้งอาจไม่อาจเปลี่ยนได้ในทันที บางครั้งต้องใช้เวลาค่อยเป็นค่อยไป
ปฏิบัติตนต่อผู้เข้าร่วมสัมมนาด้วยความเคารพในคุณค่าแห่งความเป็นมนุษย์เท่าเทียมกัน รู้จักยอมับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น ไม่อวดแบ่งแสดงตนว่าเก่งคนเดียว หรือใช้ความรู้ที่มีอยู่ในทางไม่ชอบธรรม
การถ่ายทอดความรู้ การแสดงความคิดเห็น มุ่งเน้นเพื่อให้เกิดความรู้ ทักษะและเจต
คติอันเป็นคุณประโยชน์ต่อผู้ร่วมสัมมนาเป็นสำคัญ
มีน้ำใจ เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ มีเมตตากรุณาเกื้อกูลประโยชน์จากการสัมมนา ให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาซึ่งกันและกัน
ตรงต่อเวลารักษาเวลาของการสัมมนา
มีสำนึกในความรับผิดชอบต่อความเป็นมนุษย์โลก โดยการนำแนวคิดที่ได้จากการสัมมนาไปสร้างสรรค์ในแนวทางที่ถูกต้องเหมาะสมให้กับงาน ตนเองลังคมโดยส่วนร่วมทั้งระดับท้องถิ่น ประเทศ และโลก
วัตถุประสงค์ของการสัมมนา
เพื่อเพิ่มพูนความรู้และประสบการณ์แก่สัมมนาสมาชิก
เพื่อให้สัมมนาสมาชิกได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น ความรู้เพื่อร่วมกันแก้ปัญหา
อย่างใดอย่างหนึ่ง
เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งตามความเห็นของ
สัมมนาสมาชิกส่วนใหญ่
เพื่อการตัดสินใจหรือกำหนดนโยบายในการปฏิบัติบางประการ
สมคิด บางโม (2551 : 159) ให้วัตถุประสงค์ของการประชุมไว้8 ประการ ดังน้ี
1)เพื่อให้คำแนะนำแก่สมาชิก โดยผู้บริหารหรือหัวหน้ากลุ่ม หรือผู้เชี่ยวชาญ
2) เพื่อตัดสินใจหรือเจรจาตกลงใจโดยใช้ข้อมูลจากสมาชิก
3) เพื่อประสานงานระหว่างบุคคลหรือฝ่ายต่าง ๆ
4) เพื่อระดมความคิดเห็นการสร้างสรรค์
5) เพื่อประหยัดเวลาในการตัดสินใจสังการ
6) เพื่อกำหนดแนวทางในการปฏิบัติงาน
7) เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์ ตลอดจนข้อมูลข่าวสาร
องค์ประกอบของการสัมมนา
องค์ประกอบด้านเนื้อหา
1.1 หัวข้อสัมมนา
1.1.1 ควรเป็นเรื่องที่ต้องการศึกษาปัญหาและแนวทางแก้ไข ที่เกี่ยวข้องกับงาน หรือเรื่องที่กำลังศึกษาอยู่
1.1.2 มีความทันสมัยสอดคล้องกับสภาวะสังคม
1.1.3 สามารถกำหนดปัญหาได้
1.1.4 เป็นเรื่องที่ไม่กว้าง หรือแคบจนเกินไปควรเป็นเรื่องที่มีขอบเขตเฉพาะจะ
สามารถกำหนดปัญหา และแนวทางการดำเนินการจัดสัมมนาได้ชัดเจน
1.1.5 ชื่อเรื่อง เมื่อได้แนวปัญหาของเรื่องที่จะสัมมนาแล้ว ก็ควรกำหนดชื่อเรื่อง
ควรเป็นชื่อที่มีลกัษณะส้ัน กะทดัรัด มีความกระชับ เข้าใจง่าย ชัดเจน และตรงความหมาย
1.2 วัตถุประสงค์ของการจัดสัมมนา
1.2.1 เพื่อกำหนด และสำรวจปัญหาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
1.2.2 เพื่อให้ได้แนวทางในการแก้ปัญหาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
1.2.3 เพื่อศึกษาค้นคว้าวิจัยที่จำเป็นระหว่างสมาชิก
1.2.4 เพื่อแลกเปลี่ยนผลงานค้นคว้าวิจัยระหว่างสมาชิก
1.2.5 เพื่อร่วมกันพิจารณาหาข้อ สรุปผลงานค้นคว้าวิจัยนั้น
1.3 หัวข้อย่อยที่ให้ความรู้ที่สัมพันธ์กับหัวข้อสัมมนา
1.4 กำหนดการสัมมนา
1.4.1 ชื่อหน่วยงานหรือกลุ่มบุคคลผู้ดำเนินการจัดสัมมนา
1.4.2 ชื่อเรื่องสัมมนา
1.4.3 วัน เดือน ปี (ที่จัดสัมมนา)
1.4.4 เวลา
1.4.5 สถานที
1.5 ผลที่ได้รับจากการจัดสัมมนา
องค์ประกอบด้านบุคลากร
2.1 บุคลากรฝ่ายจัดการสัมมนา
2.1.1 คณะกรรมการดำเนินการจัดการสัมมนา
ประธาน รองประธาน เลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการ นายทะเบียน และประธานอนุกรรมการฝ่ายต่าง ๆ
2.1.2 คณะอนุกรรมการฝ่ายต่าง ๆ
คณะอนุกรรมการฝ่ายเอกสาร ฝ่ายกิจกรรมและวิทยากรฝ่ายสถานที่ ฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม ฝ่ายการเงิน และฝ่ายวดัและประเมินผล
2.2 วิทยากร
2.2.1 เป็นผู้ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญในหัวข้อสัมมนา
2.2.2 เป็นผู้ที่มีความสามารถในการถ่ายทอดความรู้ให้ผู้อื่นเข้าใจได้ดี
2.2.3 เป็นผู้ที่มีมนุษย์สัมพันธ์ดี
2.2.4 เป็นผู้ที่มีความคิดก้าวหน้า ทันสมัย ใจกว้าง
2.2.5 เป็นผู้ที่มีเหตุผล และสามารถควบคุมอารมณ์ได้
2.2.6 เป็นผู้ที่มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักกันกว้างขวางในสังคม
2.3 ผู้เข้าร่วมสัมมนา
องค์ประกอบด้านสถานที่ เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ
3.1 ห้องประชุมใหญ่
3.2 ห้องประชุมย่อย
3.3 ห้องรับรอง
3.4 ห้องรับประทานอาหารว่าง
3.5 ห้องรับประทานอาหาร
3.6 อุปกรณ์ด้านโสตทัศนูปกรณ์
3.7 อุปกรณ์เครื่องมือประเภท
3.8 อุปกรณ์ด้านเครื่องเขียน
1.9 เอกสารประกอบคำบรรยายของวิทยากร
องค์ประกอบด้านเวลา
4.1 ระยะเวลาสำหรับเตรียมการ
ผู้จัดสัมมนาควรจะได้ทำแผนปฏิบัติงานให้ชัดเจนว่า
งานแต่ละอย่าง แต่ละประเภทที่จะต้องทำนั้น จะใช้เวลาเท่าใดจึงจะแล้วเสร็จ จนถึงวันที่ที่จะต้องจัดสัมมนา
4.2 การเชิญวิทยากร
เป็นเรื่องสำคัญมากเรื่องหนึ่งที่ผู้จัดสัมมนาควรจะได้วางแผนให้ดี
4.3 เวลาที่ใช้ในการสัมมนา
วัน เวลาที่ใช้สัมมนาจะใช้กี่วัน มากหรือน้อยเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับ เรื่องที่สัมมนา และหัวข้อเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่สัมมนา
องค์ประกอบด้านงบประมาณ
5.1 ให้แต่ละฝ่ายที่ทำหน้าที่รับผิดชอบทำงาน
จัดทำประมาณการค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้จ่าย
ทั้งหมดของฝ่ายตนออกมาในรูปของบัญชีค่าใช้จ่าย
5.2 ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องจัดซ้ือควรจะได้มีรายการราคาตามที่ตลาดขายหรืออาจใช้วิธีสืบราคาวัสดุอุปกรณ์เหล่านั้นให้ดีเสียก่อน
5.3 เมื่อการวางแผนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของแต่ละฝ่ายได้รับความเห็นชอบ
5.4 การสรรหางบประมาณ
5.4.1 หน่วยงานหรือองค์การธุรกิจได้มีการจัดสรรงบประมาณ
5.4.2 ในบางคร้ังก็อาจขอความร่วมมือจากหน่วยงานอื่นหรือองค์การธุรกิจอื่นๆ
ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำรายงาน
1.ได้ความรู้ ความเข้าใจจากการสรุปเนื้อหาออกมาเป็นรูปแบบต่างๆ ทำให้เข้าใจง่ายขึ้น
2.ทำให้เกิดกระบวนการคิดอย่างเป็นรูปแบบ มีการจัดการสรุปเนื้อหาก่อน จึงทำให้ไม่พลาดประเด็นสำคัญ
3.ได้เข้าใจการจัดการสัมมนามากขึ้น
4.สามารถนำความรู้ที่ได้ นำไปใช้ประโยชน์ และการงานที่ได้รับมอบหมาย
5.ได้รู้ถึงแนวทางในการจัดสัมมนา
อ้างอิง
Harnish, J. (2016). The Evergreen State College. SEMINARS, 1-2.
ผล ยาวิชัย. (2553). สัมมนา. กรุงเทพฯ: โอเดีนสโตร์.
สุรศักดิ์ วงศ์สันติ. (2560). ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการสัมมนา ค้นคืนวันที่12
พฤษภาคม 2564 จาก
http://blog.bru.ac..pdf
สมเกียรติ ศรีจักรวาฬ. (2542). การวางแผนและการจัดการประชุมทางวิชาการ พิมพ์ครั้งที่ 3. กรุงเทพฯ:
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
ขั้นตอนการจัดสัมมนา
ขั้นเตรียมการจัดสัมมนา
สำรวจประเด็นปัญหา
สำรวจประเด็นปัญหาและความต้องการในการประชุมสัมมนา
1.1 ปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นในการทำงานหรือปัญหาที่เกิดขึ้นในหน่วยงาน
1.2 ความต้องการของบุคลากรโดยรวบรวมข้อมูลจากแบบสำรวจความคิดเห็นแบบสอบถามหรือแบบสัมภาษณ์
1.3 ใช้การจัดประชุมสัมมนาช่วยให้บุคลากรในหน่วยงานเข้าใจนโยบายของหน่วยงานและปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
แต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินการจัดประชุมสัมมนา
2.1 หาหัวข้อเรื่องที่จะใช้ในการประชุมสัมมนาโดยการรวบรวมและแยกแยะในประเด็นปัญหาต่างๆ
2.2 พิจารณาบุคคลหรือผู้เชี่ยวชาญที่จะเชิญเข้าร่วมการประชุมสัมมนา
2.3 พิธีเปิดพิธีปิดการสัมมนาตลอดจนเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานในฝ่ายต่าง ๆ
2.4 พิจารณาแผนการและจัดเตรียมขั้นตอนในการดำเนินการ
2.5 พิจารณาแนวทางในการประชาสัมพันธ์วิธีการประเมินผลตลอดจนการเผยแพร่รายงานผลการประชุมสัมมนาหรือผลสรุปของการประชุมสัมมนาได้อย่างเหมาะสม
2.6 พิจารณาและเสนอการแต่งตั้งคณะอนุกรรมการฝ่ายต่าง ๆ ตั้งแต่เริ่มเตรียมงานจนกระทั่งสิ้นสุดการประชุมสัมมนา
2.7 พิจารณาปัญหาอื่น ๆ ที่คาดว่าอาจจะเกิดขึ้นได้ในขั้นการเตรียมงานขั้นดำเนินการ
2.8 พิจารณาเรื่องอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องตามความเหมาะสม
เขียนโครงการประชุมสัมมนา
ชื่อโครงการ
1.1 ตั้งชื่อตามลักษณะของผู้เข้าประชุมสัมมนา
1.2ตั้งชื่อตามเนื้อหาที่จะประชุมสัมมนา
1.3 ตั้งชื่อตามกิจกรรมที่ประชุมสัมมนา
1.4 ตั้งชื่อตามปัญหาที่จะประชุมสัมมนา
ผู้รับผิดชอบโครงการอาจเป็นหน่วยงานองค์การหรือบุคคล
หลักการและเหตุผลเป็นการกล่าวถึงปัญหาและความจำเป็นที่จะต้องประชุมสัมมนาในหัวข้อดังกล่าวซึ่งการเขียนหลักการและเหตุผลทำได้โดยการศึกษาค้นคว้าหาข้อมูลมาอ้างอิงประกอบเพื่อเป็นเหตุผลว่ามีความจำเป็นอย่างที่จัดประชุมสัมมนาหัวข้อดังกล่าว
วัตถุประสงค์ต้องเขียนให้สัมพันธ์กับหลักการและเหตุผลโดยเขียนให้ชัดเจนว่าประชุมสัมมนาเพื่ออะไรมีเป้าหมายที่สำคัญอย่างไร
กลุ่มเป้าหมายหรือผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนา
วิทยากรกำหนดว่าคือใครมีคุณสมบัติอย่างไรติดต่อได้จากที่ไหน
7.ระยะเวลากำหนดให้แน่นอนว่าจะประชุมสัมมนากี่วันเริ่มตั้งแต่วันใดและสิ้นสุดในวันใด
8.สถานที่กำหนดให้ชัดเจนว่าในแต่ละกิจกรรมที่จัดในระหว่างการประชุมสัมมนานั้นจะใช้สถานที่ที่ใด
วิธีการประชุมสัมมนากำหนดให้ชัดเจนว่าจะใช้วิธีใดบ้างเช่นการบรรยายการอภิปรายการปฏิบัติจริงเป็นต้น
งบประมาณกำหนดรายรับ-รายจ่ายที่จะใช้ในการจัดประชุมสัมมนา
การประเมินผลกำหนดวิธีการประเมินผลให้ชัดเจนจะประเมินผลด้วยเครื่องมือหรือเทคนิคอะไร
ผลที่คาดว่าจะได้รับมีการคาดคะเนว่าหลังจากการประชุมสัมมนาแล้วผู้เข้าร่วมประชุมสัมมนาจะได้รับประโยชน์อะไรบ้างจากการประชุมสัมมนาครั้งนี้
กำหนดการประชุมสัมมนากำหนดตารางการประชุมสัมมนาในแต่ละวันโดยระบุเวลาและกิจกรรมที่จะทำอย่างชัดเจน
ขั้นดำเนินงานเตรียมการจัดประชุมสัมมนา
4.1 การประชาสัมพันธ์การประชุมสัมมนาให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
4.2 ติดต่อเชิญวิทยากรที่จะมาให้ความรู้แก่ผู้เข้าประชุมสัมมนา
4.2.1 สำรวจรายชื่อวิทยากรที่จะบรรยายตามหัวข้อที่จะประชุมสัมมนา
4.2.2 กำหนดตัววิทยากรที่จะบรรยายทั้งวิทยากรหลักและวิทยากรสำรอง
4.2.3 ติดต่อทาบทามวิทยากรด้วยวาจาเป็นการส่วนตัวก่อนพร้อมทั้งแจ้งถึงวัตถุประสงค์ขอบข่ายหัวข้อของการประชุมสัมมนาวันเวลาสถานที่และรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เข้าประชุมสัมมนา
4.2.4 ทำหนังสือเชิญวิทยากรและขออนุญาตผู้บังคับบัญชาของวิทยากรพร้อมกับส่งกำหนดการประชุมสัมมนาให้วิทยากร
4.2.5 ประสานงานกับวิทยากรเพื่ออำนวยความสะดวกเช่นด้านการเดินทางที่พักและอื่น ๆ
4.3 เชิญผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนา
4.4 การเตรียมการด้านสถานที่และอุปกรณ์ดำเนินการดังต่อไปนี้
4.4.1 ติดต่อขอใช้สถานที่ทำการประชุมสัมมนา
4.4.2 วางแผนการใช้สถานที่ในการจัดประชุมสัมมนาการจัดห้องประชุม
4.4.3 จัดทำอุปกรณ์ที่จะต้องใช้ในการประชุมสัมมนาเช่นป้ายชื่อโครงการประชุมสัมมนาป้ายชื่อวิทยากรป้ายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมสัมมนาป้ายบอกทางไปยังห้อง
4.5 เตรียมการด้านการลงทะเบียนโดยจัดเตรียมแฟ้มบัญชีรายชื่อ
4.6 เตรียมการด้านเอกสารแจกผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาเอกสารที่จะแจกผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาควรจัดใส่แฟ้มให้เรียบร้อยโดยมีเอกสารต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
4.6.1 โครงการประชุมสัมมนา
4.6.2 กำหนดการประชุมสัมมนา
4.6.3 คู่มือในการประชุมสัมมนา
4.6.4 รายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาพร้อมแจ้งสังกัดของผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนา
4.6.5 รายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาตามกลุ่มในกรณีที่มีการแบ่งกลุ่ม
4.6.6 รายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาตามกลุ่มในกรณีที่มีการแบ่งกลุ่ม
4.6.7 เอกสารประกอบการประชุมสัมมนา
4.6.8 กระดาษเปล่าสำหรับจดบันทึกเพิ่มเติม
4.7 เตรียมการสำหรับพิธีเปิด-พิธีปิดการประชุมสัมมนาโดยการร่างคำกล่าวรายงานคำกล่าวประธานในพิธีเปิด-พิธีปิดการประชุมสัมมนา
ขั้นดำเนินการจัดสัมมนา
การต้อนรับผู้เข้าประชุมสัมมนา ได้แก่ ประธานในพิธีแขกผู้มีเกียรติวิทยากรและผู้เข้าสังเกตการณ์
การลงทะเบียนผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาทุกคนจะต้องเซ็นชื่อในบัญชีรายชื่อที่ทางคณะกรรมการฝ่ายทะเบียนจัดเตรียมไว้พร้อมกับรับเอกสารการประชุมสัมมนา
พิธีเปิดการประชุมสัมมนาประธานคณะกรรมการดำเนินการจัดประชุมสัมมนาจะเป็นผู้กล่าวรายงานความเป็นมาของการจัดการประชุมสัมมนาพร้อมกล่าวเชิญประธานเพื่อกล่าวเปิดการประชุมสัมมนา
จัดประชุมกลุ่มย่อยหลังจากที่ได้รับความรู้ความคิดจากวิทยากรในที่ประชุมกลุ่มใหญ่แล้วให้แบ่งกลุ่มผู้เข้าร่วมสัมมนาออกเป็นกลุ่มย่อยตามลักษณะของปัญหาและความสนใจซึ่งในกลุ่มย่อยจะร่วมกันถกปัญหาเสนอข้อคิดเห็น
จัดประชุมกลุ่มใหญ่โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจะสร้างความเข้าใจที่ตรงกันให้แก่ผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาและกิจกรรมที่นิยมจัดในห้องประชุมใหญ่ ได้แก่ การบรรยายการอภิปรายและการสาธิต
จัดประชุมรวมเพื่อรายงานผลการประชุมแนวทางการแก้ไขปัญหาของแต่ละกลุ่มย่อยอภิปรายผลทั่วไปโดยประธานกลุ่มหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายรายงานผลการประชุมสัมมนาของแต่ละกลุ่มย่อยที่เสนอมานั้นผู้เข้าประชุมสัมมนาทุกคนในที่ประชุมมีสิทธิที่จะเสนอแนะข้อคิดเห็นหรือสนับสนุนได้หลังจากที่ได้ปรับปรุงแก้ไขผลของการประชุมสัมมนาของแต่ละกลุ่มจนเป็นที่พอใจของสมาชิก
พิธีปิดการประชุมสัมมนาประธานในพิธีปิดการสัมมนาอาจจะเป็นบุคคลเดียวกันกับประธานในพิธีเปิดการสัมมนาหรือคนละคนก็ได้
ขั้นหลังการจัดสัมมนา
วิเคราะห์การประเมินผลการประชุมสัมมนาโดยผู้จัดการประชุมสัมมนาต้องติดตามผลทั้งทางฝ่ายสมาชิกผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาและฝ่ายคณะกรรมการดำเนินงานทั้งหมดแล้วนำผลที่ได้มาวิเคราะห์เพื่อประมวลผลออกมาเป็นผลสรุปของการประชุมสัมมนาในครั้งนั้นแล้วจัดพิมพ์เป็นรายงานการประชุมสัมมนาแจกจ่ายไปยังบุคคลหรือหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดประชุมสัมมนา
รายงานผลการประชุมสัมมนาต่อผู้บังคับบัญชาผู้จัดประชุมสัมมนาต้องรายงานผลการประชุมสัมมนาให้ผู้บังคับบัญชาทราบเป็นลายลักษณ์อักษรภายหลังจากการประชุมสัมมนาสิ้นสุดลงว่าการจัดประชุมสัมมนาในครั้งนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใดมีปัญหาและอุปสรรคอะไรบ้างมีข้อเสนอแนะและวิธีการแก้ไขอย่างไร
ทำหนังสือแจ้งผลการประชุมสัมมนาต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องผู้จัดประชุมสัมมนาจะต้องแจ้งผลการประชุมสัมมนาไปยังหน่วยงานของผู้เข้าร่วมประชุมสัมมนาซึ่งอาจจะพิมพ์เป็นรายงานการประชุมสัมมนาเพื่อที่หน่วยงานนั้น ๆ จะได้ใช้ประโยชน์ในการบริหารงานบุคลากรต่อไป
ดำเนินการเกี่ยวกับงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆผู้จัดการประชุมสัมมนาจะต้องดำเนินการเบิก-จ่ายให้เป็นที่เรียบร้อยเช่นค่าตอบแทนวิทยากรค่าอาหารว่างและเครื่องดื่มค่าใช้จ่ายในพิธีเปิด-ปิดค่าวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้การดำเนินการจัดประชุมสัมมนาเป็นต้น
ติดตามผลและวิเคราะห์การติดตามผลการประชุมสัมมนาภายหลังจากที่ผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาได้กลับไปปฏิบัติงานในหน่วยงานระยะหนึ่งผู้จัดการประชุมสัมมนาควรจะติดตามผลว่าผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาได้นำความรู้และประสบการณ์จากการประชุมสัมมนาไปใช้ปรับปรุงงานในหน้าที่ได้ผลเพียงใดและต้องนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ดูว่าสิ่งใดที่เป็นประโยชน์และสิ่งใดที่ควรแก้ไขเพื่อให้การจัดประชุมสัมมนาครั้งต่อไปได้ผลตรงตามที่ผู้เข้าร่วมการประชุมสัมมนาจะสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้
ความหมายของการสัมมนา
คำว่า “สัมมนา” มาจากคำว่า ส + มน หรือ ส + มนา เท่ากับ สัมมนา ซึ่งแปลว่า การร่วมใจกัน
การประชุมร่วมกัน สัมมนามาจากภาษาอังกฤษว่า Seminar ซึ่งแปลว่า “Meeting of the mind”
พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พุทธศักราช 2554ได้ให้ความหมายไว้ว่า สัมมนา หมายถึงการประชุม เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นเพื่อหาข้อสรุปในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ผลของการสัมมนาถือว่าเป็นเพียงข้อเสนอแนะผู้ที่เกี่ยวข้องจะนำไปปฏิบตัิตามหรือไม่ก็ได้
ประโยชน์ของการสัมมนา
การสัมมนาเป็นการเปิดโอกาสให้คนหลายคนได้มาพบปะพูดคุยปรึกษาหารือกัน เป็นการระดมความคิดจากคนหลายคน ซึ่งย่อมจะมองเห็นทางที่จะแก้ปัญหาได้ดีกว่า นอกจากนี้การสัมมนายังก่อให้เกิดประโยชน์อีกหลายประการ
เป็นการร่วมกันแก้ปัญหาจากคนหลายคนที่มาร่วมกันผนึกความคิดแลกเปลี่ยนความรู้ และประสบการณ์
ก่อใหเ้กิดความรู้สึกร่วมแรงร่วมใจ มีความรู้สึกเหมือนกิจการนั้นๆ เพราะได้มีส่วน
เป็นผู้กำหนด และรับรู้เรื่องราวเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวในเรื่องนั้นๆ ด้วย
เป็นการช่วยให้ผู้สัมมนาได้มีโอกาสรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น อันจะทำใหเ้กิด
ทัศนะคติกวา้งขวางข้ึน
ก่อให้เกิดผลดีต่อการประสานงานระหว่างบุคคลและหน่วยงาน
ผู้จัดสัมมนาหรือผู้เรียนสามารถจัดงานสัมมนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้รับความรู้แนวคิดจากการสัมมนา สามารถนำมาปรับใช้ใน
การทำงานและชีวติส่วนตนได้
ผลจากการที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้รับความรู้ความสามารถเพิ่มขึ้นจากการสัมมนาจะ
ช่วยทำให้ระบบ และวิธีการทำงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
สามารถสร้างความเข้าใจอันดีต่อเพื่อนร่วมงาน มีมนุษย์สัมพันธ์ เกิดความร่วมมือ
ร่วมแรงร่วมใจในการทำงาน สามารถทำงานเป็นทีมได้เป็นอย่างดี
เกิดความกระตือรือร้น กล้าคิด กล้าทำกล้าตัดสินใจ มีความรับผิดชอบ รู้จักยอมรับความคิดเห็นของผู้อื่น รู้จักใช้ดุลยพินิจวิเคราะห์ปัญหา
ลักษณะของการสัมมนาที่ดี
ถนอม จ่างตระกูล(ม.ป.ป)การสัมมนาที่มีประสิทธิภาพควรมีลักษณะ ดังนี้
กำหนดวัตถุประสงค์ของการสัมมนาอย่างชัดเจน และแจ้งให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกคนทราบ
จัดให้มีการเสริมความรู้ และประสบการณ์ให้แก่ผู้เข้าสัมมนา
เปิดโอกาสให้ผู้เข้าสัมมนาได้แลกเปลี่ยนความรู้และความคิด ได้ค้นคว้าหรือได้แก้ปัญหาร่วมกัน
ผู้เข้าสัมมนาทุกคนใช้ปัญญา หรือใช้เหตุผลในการตัดสินปัญหาต่างๆร่วมกัน
ผู้เข้าสัมมนามีบุคลิกภาพตามแบบประชาธิปไตย เช่น เคารพในความคิดเห็นของผู้อื่น ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของการสัมมนา
ผู้เข้าสัมมนามีทักษะในการฟังและการพูด ฟังแล้วจับใจความได้ถูกต้องตรงตามเนื้อหาเหมาะแก่เวลา และพูดสรุปได้ถูกต้อง
ผู้เข้าสัมมนามีเจตคติที่ดีต่อหัวข้อสัมมนา และมีใจเป็นกลางจึงทำให้การสัมมนาได้ผล
มีผู้นำที่ดีทั้งในการเตรียมการ และในการดำเนินการสัมมนา
มีการจัดการที่ดีเช่น จัดผู้บรรยาย หรือผู้อภิปรายที่น่าสนใจ จัดรายการเป็นระเบียบไม่สับสน ประชาสัมพันธ์ให้ผู้เข้าสัมมนาได้เข้าใจเกี่ยวกับการสัมมนาอย่างชัดเจน
มีอุปกรณ์ที่อำนวยความสะดวกอย่างครบถ้วน และมีคุณภาพ เช่น เครื่องเขียน เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ ไมโครโฟน เอกสาร หนังสือ ห้องประชุม เป็นต้น
เป็นประโยชน์ต่อสมาชิกผู้เข้าสัมมนา เช่น ได้เพิ่มความรู้ได้ประสบการณ์แล้วนำความรู้ไปใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อตนเองโดยตรง หรือนำไปใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงาน หรือต่อสถาบันที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น