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La dirección eficaz de las reuniones - Coggle Diagram
La dirección eficaz de las reuniones
Tipos de reuniones
Para que se hacen
Formativas
Transmitir una información para mejorar las habilidades
Coordinadoras
Coordinar un plan de acción
Informativas
Buscan comunicar una información
Decisioras
Analizar y tomar decisiones
Con que frecuencia
Ordinarias
Con periodicidad o de forma rutinaria
Extraordinarias
Imprevistas
Como se hacen
Físicas
Virtuales
Clasificación de reuniones de Patrick Lencioni
Táctica semanal
Máximo 90 minutos, donde se identifican problemas y se resuelven
Estrategia mensual
Temas trascendentes que influyen la marcha de la organización
Repaso diario
Diaria, breve donde se repasa acciones
Repaso trimestral fuera de la oficina
Pensada para debatir y reflexionar acerca de la estrategia
La conducción de reuniones
Conducir o dirigir bien una reunión es una habilidad directiva de gran utilidad.
Estimular a la participación de todos los participantes
Limitar a los que hablan mucho
Hacer participara a los que hablan poco
Debe conocer o tener claridad de las variables de la reunión
Variables internas
• El clima laboral o la situación de la organización.
• El perfil de los participantes.
• Hechos relevantes con impacto directo en la organización: cuenta de resultados, cuota de mercado, crisis internas o relevos directivos, etc.
Variables externas
• Los vaivenes de los mercados: crisis o euforias económicas.
• El contexto social, político o demográfico.
• Cambios legislativos o tratados internacionales con impacto en la actividad.
• El momento respecto al calendario anual o mensual, etc.
Funciones del conductor
Dirección.
Controla y evita las desviaciones improductivas, a la vez que administra el tiempo y el clima social de la reunión.
Clarificación.
Aclara e informa de la utilidad de los temas clave de la reunión y depura y corrige errores o interpretaciones que pueden desviar el interés de los puntos que se están tratando.
Dinamización.
Motiva y estimula a los miembros del grupo. Gestiona los silencios con inteligencia, sin premura, lanza preguntas estratégicas y gestiona los tiempos. El papel de dinamización es fundamental para la marcha de la reunión.
Defectos comunes
Tener una actitud autoritaria
Inseguridad y sensación de ausencia
Mala gestión de las interrupciones e imprevistos
Preferencias hacia algunos sectores o desconsideración a otros
Descontrol del tiempo
Acaparar la palabra
La preparación de una reunión
Para realizar una reunión eficaz se debe:
Definir objetivos
Que queremos perseguir
Establecer el orden del día
De que vamos hablar
Elección de participantes
Elegir las personas adecuadas
Determinar día, hora y lugar
Coordinar y planear todo para la reunión
Convocar e interesar a los participantes
Incentivar a las personas a participar activamente en la reunión
Organizar materialmente la reunión
Preparar todo lo necesario para la reunión