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Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y Financieros, PT VEGA…
Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y Financieros
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL
llevar a cabo el desarrollo del “Componente Logístico
Establecer los lineamientos que permiten la debida administración de cada uno de los respectivos “Subcomponentes
Intendencia.
• Movilidad.
• Armamento.
• Iinfraestructura.
• Aviación.
• Tecnologías de la información y las comunicaciones.
• Semovientes.
• Sanidad.
Modelo de Sostenibilidad de los Recursos
Desde el año 2015, como una metodología utilizada por la Policía Nacional para optimizar recursos en los subcomponentes que hacen parte del componente logístico de los cuatro ámbitos de gestión
garantizar la sostenibilidad de la capacidad logística necesaria para la prestación del servicio de Policía
A través de la sinergia de tres elementos: unidad misional, cadena logística y sistemas de información, con énfasis en la priorización de recursos para
la reposición, cobertura y crecimiento de los bienes adquiridos para el servicio policial.
REGLAS DE NEGOCIO
decisiones tomadas para cada subcomponente, como producto del desarrollo del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos
siendo restricciones explícitas para la administración de cada subcomponente, que garanticen una adecuada optimización de los recursos presupuestales asignados en cada vigencia fiscal.
Elementos del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos
Recursos esta soportado desde su concepción en la articulación y engranaje de tres elementos
unidad misional, cadena logística y sistemas de información
Unidad misional
enfoque en factores claves comunes para el éxito que permite desarrollar estrategias de mejora en cada uno de los subcomponentes.
Organización interna
Servicios y partes interesadas
Talento Humano
Cadena logística
procesos involucrados de manera directa o indirecta para satisfacer las necesidades de un cliente
se aplica para proveer los bienes y servicios requeridos en los diferentes subcomponentes, con el fin de lograr la eficiente prestación del servicio policial.
Proyecciones.
permita disminuir y controlar la demanda ante nuevos escenarios futuros; es así que cada responsable del subcomponente
proyectar el presupuesto necesario para garantizar el funcionamiento de la unidad policial
utilizando la metodología de optimización de los recursos y aplicando las reglas del negocio para la planeación de la demanda y proyección de necesidades anualmente.
Adquisiciones.
donde se involucran el plan anual de adquisiciones (aprobado por la Oficina de Planeación)
la gestión de proveedores considerada como una parte importante para garantizar la calidad de los bienes y servicios
los responsables de cada subcomponente, deben solicitar el apoyo del Grupo Control de Calidad de la Dirección Administrativa y Financiera
Almacenamiento y distribución
permite la correcta administración de los bienes adquiridos y que son recepcionados en cada uno de los almacenes de acuerdo a su especialidad
bajo condiciones controladas según el tipo de bien, estableciendo los stock de inventarios requeridos, y planificando previamente la distribución de los mismos
Control de inventarios
contabilización, mantenimiento y disposición final de acuerdo al ciclo de vida útil de cada bien, que permita asegurar el permanente suministro de elementos en buenas condiciones
para el servicio policial, dando aplicación en todo momento a la Política Institucional de Buen Uso y de los Recursos.
COMPONENTE LOGÍSTICO
integran los bienes y servicios requeridos para la prestación del servicio de acuerdo a la misionalidad de cada unidad policial.
el comité de clasificación y actualización de los
elementos devolutivos y de consumo el cual estará integrado
• El Jefe Área Logística Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces.
• Almacenistas Dirección Administrativa y Financiera.
• Almacenistas DISAN, DIJIN, DIPOL, DIRAN, DIASE, DITRA, DIBIE.
• Jefe Contaduría General.
BIENES
Bienes tangibles
espacio y tienen un valor de acuerdo con sus especificaciones físicas
y técnicas
Bienes muebles
Bienes inmuebles
Bienes devolutivos
Bienes de consumo
Activo fijo
Bienes reparables
Edificaciones
Pólizas de seguros
la Policía Nacional, deben asegurarse y su amparo es importante en la medida que se encuentren expuestos a riesgos en su administración y manejo
siendo obligatorio constituir las pólizas requeridas para asegurar los bienes, patrimonio y talento humano de la Policía Nacional
Herramienta informática – Aplicativo SAP
herramienta tecnológica integrada de gestión que permite la correcta administración de los diferentes ámbitos de gestión de una organización
el SILOG es la sigla que identifica al Sistema de Información Logística del Sector Defensa, que por medio de la plataforma tecnológica SAP
Sistema de identificación de los bienes
El proceso de identificación de los bienes en la Policía Nacional, se realiza de manera automática,
correspondiente de acuerdo a su naturaleza a través del aplicativo SAP/SILOG para bienes de gestión general y para los bienes de la Dirección de Sanidad, el código lo emite el sistema QUIPU
Sistema de catalogación OTAN de los bienes Sector Defensa
El sistema OTAN de catalogación es un procedimiento internacional y uniforme para
denominación, clasificación, descripción y numeración de los artículos de abastecimiento que entran en los sistemas de inventarios de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional
Implementación del Sistema OTAN de Catalogación (SOC) en la Policía Nacional
identificación técnica básica a partir de los documentos de los contratos de adquisición con el fin de generar las solicitudes de petición de catalogación, mantenimiento
número OTAN de Catálogo - NOC y altas de usuario en el Sistema de Catalogación OTAN.
Introducción al SICAD
herramienta virtual interactiva de consulta y catalogación de artículos de abastecimiento de acuerdo con el Sistema OTAN de Catalogación (SOC).
único número OTAN de catálogo (NOC) el cual lo identifica y pueda ser gestionado por los sistemas logísticos del Ministerio de Defensa Nacional y es reconocido en el ámbito logístico internacional OTAN.
El SICAD contiene
El catálogo nacional de artículos del sector defensa el cual se puede consultar de forma sencilla y amigable.
• Publicaciones tales como los manuales de ccatalogación (H2 - H4 - H6 - Acodp1) y se pueden acceder a ellos desde su menú principal.
• A través de el se realizan las transacciones necesarias para la catalogación.
Otros mecanismos de control
ejercer a todos los elementos de consumo y devolutivos de propiedad de la Policía NacionaL
adquiridos a cualquier título y a los que por acto administrativo o en virtud de un negocio jurídico sean responsables de su custodia
que se encuentren en bodega y en servicio.
Este control se ejercerá de manera permanente, física y cuantitativamente, verificada con la información contable de la unidad, teniendo en cuenta cada uno de los estados en que se encuentran los bienes
mantenimiento, pérdida o daño, pendiente de baja, destinación final, etc
SUBCOMPONENTE INTENDENCIA
Definir los lineamientos para la administración del subcomponente de intendencia, que permita ejecutar la cadena logística en este subcomponente que comprende
la dotación de vestuario, elementos de consumo, devolutivos, mobiliario y enseres.
El Grupo Intendencia DIRAF, realizará la remesa de elementos a los almacenes de Intendencia de las unidades ordenadoras del gasto por medio del SAP
la unidad ordenadora del gasto es responsable de ejercer control y verificación sobre las unidades que dependen administrativamente de esta.
Elementos entregados por el Grupo de Intendencia
comunicará previamente a las unidades la fecha de entrega, cantidad, descripción de los elementos, y las especificaciones técnicas de los mismos
con el fin de que la unidad receptora disponga de la presentación del almacenista o personal autorizado
recibo de los bienes, y los medios logísticos (transporte) en términos de adecuación y capacidad de carga.
Elementos de vestuario
bienes destinados a la dotación, que conforman un kit y/o segmento de trabajo, utilizados en la Policía Nacional para los funcionarios de la Institución
cumplir con las especificaciones técnicas de acuerdo a la normatividad vigente y los parámetros establecidos para la administración de los mismos.
Almacenamiento
los Jefes Área Administrativa y almacenistas de intendencia son los directos responsable de garantizar la rotación del stock disponible de elementos de vestuario
cuente su respectivo almacén, esta rotación se realizará de acuerdo a las reglas de negocio establecidas anualmente y a las instrucciones emitidas por el Grupo Intendencia
Distribución
elementos de vestuario (dotación de uniformes) a las unidades policiales a nivel nacional por parte del nivel central (almacén general)
atendiendo al plan de distribución y cronograma de entregas planeado al inicio de la vigencia de acuerdo a las compras que se realicen, el stock con el que se cuenta y las entradas por parte de los contratistas
Préstamo de elementos de vestuario
encargada de verificar y controlar el almacenamiento de un stock estratégico que reposará en los almacenes de intendencia que así lo requieran para el préstamo de elementos de vestuario
chaquetas para el personal de Oficiales, Suboficiales y Mandos Ejecutivos provenientes de clima cálido que realicen curso de ascenso en las diferentes escuelas de formación
uniformes y elementos de gala para las ceremonias y otros casos en los que sea necesario
Útiles de escritorio, elementos de oficina
Para determinar los recursos de impresión para cada dependencia, los almacenistas de la unidad correspondiente verificarán, el número de personal de cada dependencia
cuales se le determinará un número de impresiones; la sumatoria del personal en cada dependencia determinará la cantidad de recursos a dotar
En aquellas dependencias que requieran de la asignación de más elementos de papelería para impresión el jefe inmediato de la dependencia, con visto bueno del jefe administrativo podrá realizar el requerimiento
Se hace necesario que se conozca que grupos y/o dependencias de su jurisdicción cuentan con contrato de outsourcing de impresión vigente
con el fin de no suministrar elementos (tóner, tintas, papel, entre otros) con cargo a la orden de compra de suministro de papelería y consumibles de impresión.
Los Almacenistas deberán propender por la correcta utilización de los elementos entregados a cada centro de costo, con esto, deberá verificar la vida útil de los elementos
disminuir la posibilidad de deterioro por mal almacenamiento, la obsolescencia por falta de uso y/o la pérdida por sustracción
PT VEGA