Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
PRINCE 2, Struktura - Coggle Diagram
PRINCE 2
Others
Never tailored principles
Role a procesy - můžete - spojovat fáze
Terminologii lze taky tailorovat
Project controls
frequency and format of communication
the number of management stages
mechanism to capture ussues and changes, monitor tolerances and escalate exeptions, how delegate authority?
Project board (může být i 1)
Senior user (user)
uživatel toho řešení, že beneifty jsou užitečné v praxi
Define acceptance criteria from the user´s view point
Monitors product development and make sure that the products will bring the required benefits
Present the customer´s quality expactations
Executive (sponzor, investor) - only one, Business
Monitors and controls project progress on the strategic level
Responsible for business case and budget
Escalate issues and risks to corporate
Sponzor - achieve forecast benefits,
Organize a project comittee
Ultimate decision maker, escalation level for PM
design and appoint project managament team (PM
Secure funding to the project
Senior supplier (supplier)
šéf IT - může dodávat zdroje
Monitors product development in the project and ensures adequate quality/costs/work intensity
Gives advice concering methods chosen for design, development and acceptance
Provide supplier resources
Verify that products designs and product development are realistic
Key characterics of Project boards
Auhority
Credibility
Ability to delegate
Availlability
Other roles
2.Project support
adminisrativní role (píše poznámky atd.), existuje vždy, vykonává PM, pokud nedeluguje - junior PM (student na poloviční úvazek)
The PM may delegate some of his responsibilities
Do not mistake for the Project assurance role
Provide support to the Project manager
May be a part of Project Office
Uses projects tools and procedures
3.Change authority
Člověk, který schvaluje drobné změny a má k tomu pravomoci, řeší change request - změna scopu
Reviews and approves or rejects all requets for change and off-specifications within delegated limits of authority and chnage budget set by the project boards
Refers to the Project board if any delegated limits of authority or allocated change budget are forecast to be exceeded
1.Business user and supplier project assurance
zajišťuje kvalitu
the role is delegated if the Project boards lack time or knowledge
It is and indipendent role that monitors and helps improve the project performance
Provide support to the Project board
4.Team manager (s)
To jsou týmy, které dodávají
Manage work deliveries so that they meet the set quality criteria
Plans/identify rissk, manager risks, quality issues
Delivers completed tasks
Reports on the project progress and quality achieved, escalates if necessary
Business as usual (BAU)
Change
Portfolio
Správa všech vlaků
správné vlaky
Prioritizace projektů
Program
end state vision
Na úrovní celé investice všech valků
Více projektů
musí mít business case
Project
Strojvůdce
Deliverables
Vlak
Dodávám business produkt !!!
Performance targets
Scope
Benefits
Costs
Risk
Timescales
Quality
Project management
Pokud tomu rozumím dám ruce za záda
Minimalizovat bolest ze změny pro stakeholdery
Lidi si nerozumí - je třeba komunikovat, přestat válčit, být překladačem
Project manager
Plans and manages the production of project products in the required time/cost/quality
escalates /reports to the project board concerning the project status
Manages project/suppler teams
Strategy, teamwork, line managemnet, cost management, communication, quality, product stauts, product vs project needs, changes, user needs, monitoring, planning
Dokumenty Appendix A
Daily log - deníček projekťáka (hned na začátku)
Refine business case - Benefit management approach - kdo a jak ? V appendixu
Project brief
Project initiation documentation (PID)
Business case
Checkpoint report - status of work package (time driven)
PPD = WHAT, Business case = Why, Project approach = How (High level)
3 levely řízení
Managing (Project manager)
Delivering (team manager)
Directing (project board)
Stakeholder
Každý kdo je členem týmu, kdo je projektem ovlivněn a každý, kdo projekt ovlivňuje
Creating and analysing stakeholders profiles (Why and what)
Identifying stakeholders who?
Planning engagaments
Defining the stakeholders engagament approach
Engaging stakeholders (do)
Measuirng Efectivness (Results)
Directing a projects (schvalování boardu)
Authorize project
vše je ok
jak proběhla předchozí fáze a jak by měla probíhat další fáze?
Authorize Stage/Exception plan
Objeví se zásadní Exception
Je potřeba vyjednat nový scénář
Projekťák nesmí dělat na standartní reporting
Potřebuje special meeting, že se děje něco zásadního
Authorize initiation
Authorize project closure
Struktura
7 Principles
1. Continued business justification
Dává to smysl? Co vyhrálo soutěž o zdroje?
Co nedělat?
2. Learn from experience
Do, don,t , nástroj lidi, procesy, vzít někoho z venku, aby se na to podíval z venku (plán)
3. Define Project R&R
každý musí mít jasnou roli
RACI
4. Manage by stages
Rozdělit peníze do Gatů
Rozdělit scope do času
Co jsou měřitelné věci v jednotlivých stagích
5. Manage by exception
Tolerance se kterými tým pracuje
6.Focus on products
Zaměřuji se na to, co dodávám
7. Tailor to suit projects
Lze ohnout jakémukoliv projektu podle potřeby
7 Themes (jsou průřezová)
Business case (součástí starting up)
Desirable
Viable
Achievable
Outline business case (starting up)
Detailed business case (initiate)
Verify updated business case
Confirm benefits of the project (napříkald po roce) - closure
Reasons, Business options, Expected benefits and dis-benefits, timescale, costs, investmnet appraisa, major risks
Benefits
Aligned to corporate objectives and strategy
Quantified (with tolerance)
Measurable
Mapped from the outputs and outcomes provided by the project
Organization (součásti starting up )
všechny role viz výše
Quality
Quality
Quality management system
Coordinate activities
coplete set of quality standards, procedures, and responsibilities for an organization . It is typically responsibility of corporate body, programme management team
Customer´s quality expectations
prioritize aceptance criteria for the project in the Project Product Description
Acceptance criteria
Quality criteria
Každého produktu v product description
Dohodnu si co projekt má splnit - expectation a criteria - pomocí PBS to rozapdnu a každý product popíšu do detailu - high level v initiation - detail před další stagí..
Quality assurance (department ve firmě)
Independent from the project
Project assurance
Starting up
Zmapuji zákaznické očekáváním, přidám akceptační kritéria dám do PPD dokumnetu
Initiation
Quality management approach , product decriptio
How quality will be managed on project
Contoling
Quality criteria and tolerances, quality methods, quality responsibilities
Boundary
Quality register
summarize all the quality managemnet activities that are planned or have taken palce and provide info for end stage report and end project report
Closing
Aceptance records
Quality method
(inspection)
Define quality management approach
Typy issues
off specification (bug, anomálie)
něco je jinak než bylo zadáno - například jiná barva kachliček , neshodný výrobek
change request - nan ěčem jsme se dohodli, ale potřbuji to změnit
problems concern - dodavatel volá, že něco nedodá
Plans
Stage plan
Team plan
Project plan
3 úrovně, ale 4 typy (exception plan)
Hrubý plán dluhodobý, krátkodobý detailní
Plánování má 7 kroků
Design plán
Kanban, Gant atd
Stage - kolik jich bude a jak budou dlouhé, nastavuji tím rychlost projektu
Defining and analysis product (PBS)
Product breakdown structure (streamlines) PBS - jaké produkty dodávám, souvislosti, například hardware, mechanics, validation, certification , stream vede manager
7 streamů max a pod nimi 7 pododrážek - například převodovka , výkresy, dokumentace atd...
PFD - product flow diagram
Identifying activities and dependenceis
dependence stagí, co na co navazuje, critical pathway
Preparing estimates
odhad mandays
80 % jsou lidé efektivní ne 100%
More projects less efficiency - switching
ten kdo to bude dělat by to měl odhadnout
Tvořte rezervy na problémy
Rok má pouze 200 mandays (s tréninky 160 mandays)
Budget
cost of activities
Change budget
Cost navýšení rezerva
Risk budget
5.Preparing a schedule
Documneting a plan
Risk
Využívám čas od potencionálního problému, udělat akci, která sníží ty nákladové v budoucnu
Riziko musí být specificky pojmenováno
Zabývám se plánem A a zároveň už uvažuji, co by se mohlo nepovést
událost, která může nastat v budoucnu a bude mít dopad na projekt negativní (threat) nebo pozitivní (opportunity)
Risk register: Pokud tám dám bláboly, táhne se to s celým projektem
Desítky rizik podle streamů - ptám se každého, co by se mohlo nepovést - každého z oblasti - časové, kvalitativní, zdrojové..- musím dělat pro-aktivní kroky
Risk management je identifikovaní rizik, dát je na papír a implementace akcí
Risk managemnet approach - nastavím si, jak bude řídit rizika - založím excel s riziky- risk register - to je moje governance - dělám v initiation
Identify
Brainstorming
Týmové manažery s flipchartem - 60 minut
nekritizuji - udržím otevřenost
Review lessons
How to formulate - protože mám takovouto zkušenost/ informaci (cause), bojím se že nastane toto (event) a bude mít takovýto dopad na projekt (effect),
Risk cause
trigger
Risk event
Risk effect
impact
Assess
Probability
Impact
Proximity (časová blízkost)
Pokud jsem nad risk tolerance lajnou v matici Probability / Impact - už je mimo mou pravomoc /musím řešit s managementem - eskaluji pomocí exception report
Risk response
Avoid by removing the risk and exploit and opportunity
Reduce a threat /enhance an opportunity - change the probability and or the impact of the risk
Transfer the risk - to pass part of the risk to the 3rd party
Share the risk - on pain/gain share basis
Accept the risk - organization takes the chance that the risk will occure
Preparing contingent plan
- involves preparing plans now, but not taking action now
BE PROACTIVE:
Implement viz výše v hnědém
Risk owner, ten kdo je zodpovědný za řízení rizik, actionee, ten kdo dělá akci na jednom riziku
Change
Configuration management
Product status account
v plurálu, kde najdu informace o stavu PRODUKTŮ
Kde najdu umístění o jednom PRODUKTU (smlouvě, materiálu) . v
Confirmation iterm record
Corrective actions - issues viz výše - issue už nastalo, riziko teprve nastane možná
3.Proposing
4.Deciding on
5.Implementing
1.Capturing issues
2.Assessing issues
Budget for project and for changes
Pokud se rozhoduji o implementaci změny - vyvážit - benefity, čas, náklady, riika, vylepšená kvalia, scope - proti nákladům doby a rizikům
issues register, issue report
Progress
Jak to mít pod kontrolou a ne mikromanagovat
Vyžadovat data
Issue register
Quality register
Risk register
Product status Account
Project plan
Stage plan
Work packages
Porovnávám plán versus forecast , případně eskalace
Tolerance (jak moc se odchyluji)
Project tolerances:Customer to Project board
Stage tolerrances: Project board to Project manager
Work package tolerances: Project manager to team manager
Oblasti tolerances: Time, Cost, Quality, Scope, benefits, Risk
Reporting progess
Checkpoint report
Highlight report
End stage report
End project report
Exception report
7 Processes
Starting up a project
Mandate - dostane mandát
Vágní, může být, není překážkou, může bý v jakékoliv formě,
Appoint executive - 1 - jeden sponzor, co bude hlídat PM, sponzor maximálně 2-3 projekty, někdo z managementu
Lesson learned, PM Projde dont and do z minulosti (tip and tricks), vytvoří si log, kde bude lesson zaznamenávat
Project management team: 1. Senior user (zodpovědný za zadání a benefity - může být zákazník) , kdo to bude používat, 2 . senior supplier technického řešení, dodavatel
Doladit business case, dovyjasnit a popsat, přidat PRD - Project product description +- 100 % business case
PRD -
gain agreement from the user on the project´s scope and requiremnets
define the customer´s quality expectations
Define the acceptance criteria, method and responsibilities for the project
Project brief (Krátký popis projektu)
6.Plan initiation stage
Naplánuji další krok a kolik to další období bude stát?
Directing a project
Authorize Initiation, Authorize project, give ad hoc direction, authorize stage, exception plan, authorize project closure
Initiating a project
Tailoring (rock, bolder) - naškálování metodiky, firma by měla mít připraveno, velikost definuje - množství zdrojů (mandays ne peněz ) - určuje kompexnost, je dodavatel nebo není, je tam speciální technologie, je to business critical?
Governance - takto budeme projekt řídit, řídíme takto rizika, change management, quality managemnet approach, communication managemnet approach
Projektová kontrola, jak to bude fungovat se sponzorem? Jak se budeme posouvat dál
Create project plan - musí se to rozmyslet, naplánovat atd..
Business case doladit + Sepíšu benefity
6PID - složka projektové dokumentace
Project controls, Project plan, business case a 4 x approach (risks, changes, quality, comminication)
Contoling a stage
Kde jsem a kde jsem chtěl být - review stage status, pravidelně reportuji sponzorovi
Auhorize work package
Work package = contract
Accept work package = vznikne team plan , tým si rozpadne plán do detailu
Execute work package
Dodat a dokázat kvalitu toho produktu je cílem
Product created
Quality Review
Checkpoint report - je time driven (spolu s Highlight report)
týdenní přehled, co jsem udělla, co udělám další týden, dívám se na plán a na rizika - kanban board (excel)
Důležité je se potkávat s těmi co nedodávají, je to kontrola toho, co nejede
Deliver work package
Approval by team manager
Receive completed work package
Issue
Daily log
Issue report
Assess the impact - if in tolerances (take corrective actions) or out of tolerances (Escalate issue a risk)
Issue register
Risks zvlášt do risk registeru
Review stage status
Product status account
Compare against plan - kde jsem oproti plánu
Stage plan
PID, e.g. business case
Doplním checkpoint reports
Quality register
Risk register
Issue register
Pokud reportuji, nesmí být eskalace,
Každá eskalace musí být separátně
Exception report
Mám issue a jaký je důsledek (konsekvence) deviation,
jaké jsou options a následně recomendation
Highlight report
Managing product delivery
zadavá - work package Projektový manager týmovému managerovi (může být i stejná role)
Viz vpravo (součást controling stage)
5.Managing a stage boundary
Udělám detailnější plán na další stage, updatuju plán, business case, vyhodnotím předchozí stage a jdu na steering si říct o posun do další stage
update project plan
update business case
Report management stage end
Stage end report
plan next management stage
Potřebuji udělat exception report
udělám exception plan
update project plan
update business case
6.Closing a project
Předávám projekt, jdu naposledy za sponzorem, spíšu lesson learned a projekt předávám, vyhodnotím projekt
Projekt zavírám, když mi nevychází business case
Operational acceptance a maintenance acceptance - předání do výroby
Create follow on Actions, updatuji configuraton item records, updates benefits review plan - vše co bylo ve složkách + benefity
Vyrobíme lesson report - předám do PMO, kdybychom tento projekt dělali znovu, co by to bylo DO and DONTS
Doporučuje steeringu ukončení projektu
jdeme na steering
Authorize project closure
Create end project report
Procesy - starting up a initiating, vždy si jdu pro Directing (schválení) - každá stage má controlling, product delivery, stage boundary (přechod) a zase directing, - closing project - má controling, produt delivery
Authorize initiation, authorize project, authorize stage/exception plan/Authorize project closure