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GUÍA PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FÍSICOS, Ciclo vital…
GUÍA PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FÍSICOS
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
• Volumen actual de la documentación perteneciente al archivo de gestión, realizando medición en metros lineales.
• Natural crecimiento del volumen documental a lo largo de cada vigencia, este cálculo puede realizarse a partir de los históricos que reflejen el Formato Único de Inventario Documental FUID.
• Tipo de unidad de conservación que se emplea en la dependencia.
DIRECTRICES GENERALES PARA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Ventilación
CONDICIONES AMBIENTALES
Iluminación
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
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VIDEO
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https://www.youtube.com/watch?v=GN6qmy7Gtic
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Carpetas
Utilizar gancho legajador plástico ya que aquellos elaborados en materiales metálicos
Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-200.
No se deben utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento
SOPORTE
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2
Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte
No se recomienda utilizar micropuntas, resaltadores o esferos de tinta húmeda en los documentos de conservación total,
Archivo Central:
Definición según Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Artículo 23, literal b, Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva
Unidad Administrativa
Archivo de Gestión
Carpeta
Acervo Documental
Ciclo vital del documento
Conservación de documentos
Ciclo vital del documento
Conservación preventiva de documentos
Depósito de Archivo
Conservación de documentos
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final
