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Despacho y generación de expedientes - Coggle Diagram
Despacho y generación de expedientes
La recepción de documentos será el canal para la recepción y el despacho de los documentos oficiales, que se envían hacia el exterior.
Garantiza seguridad, eficiencia y eficacia en el envió.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Documentos Oficiales
:
Cuando el documento es dirigido a nombre de la empresa.
Documentación personal, Reservada o Confidencial
:
Consta las siguientes palabras
PERSONAL
,
CONFIDENCIAL
y
RESERVADO
Documentación Oficial Urgente
Cuando conste la leyenda
URGENTE
.
APERTURA DE DOCUMENTO
Los documentos recibidos y calificados como oficiales, serán abiertos para la constancia del contenido.
Registro de documentación
La documentación será digitalizada e ingresada en el sistema de Gestión Documental.
Distribución de documentación
Los documentos serán entregados a los destinatarios quienes firmarán y sellarán su recibido.
Despacho de Correspondencia
Verificará que la atención del documento sea de la unidad a su cargo, y si es así, lo reasignará por el sistema de Gestión Documental.
Tramitación
Verificar que contenga datos completos del destinatario, el número de páginas anexas.
Elaboración del documento
Los documentos se elaborarán por el órgano competente, ajustándose al procedimiento establecido.