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Despacho y generación de expedientes - Coggle Diagram
Despacho y generación de
expedientes
Control y Despacho de los Documentos
El Archivo General en Administración Central es esponsable del despacho de los documentos de la Institución con la máxima agilidad
El Archivo General en Administración Central establecerá un Registro de Salida de correspondencia
De la correspondencia de salida, se conservará una copia que será integrada al expediente respectivo y una copia para el Archivo General.
El Archivo General es el responsable de actualizar la Salida de la documentación.
En el caso de que exista respuesta oficial, la copia de la comunicación o respuesta que reciba el Archivo General.
será archivada en orden numérico o cronológico por procedencia a nombre del proceso
El Archivo General en Administración Central reportará a la máxima autoridad o al Director Zonal ,aquellos trámites que no han sido atendidos a través de un “Reporte de TrámitesPendientes”.
La conformación de series documentales, permite formar expedientes, que regulan la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a las necesidades de Información.
Expediente es la unidad archivística con un mismo asunto,tema o persona.
Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la información.
Se abrirá una sola carpeta por expediente y más carpetas adicionales en caso de sobre pasar el volumen de documentos.
Deben organizarse sucesivamente, en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción.
Cada expediente inicia su formación y finaliza así.
Documento que inicia el trámite
Anexos y/o antecedentes
Documento(s) que finaliza el proceso.
