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Comités, equipos y toma grupal de decisiones - Coggle Diagram

- - - - Confrontación, cuando determinan el objetivo de la reunión y surge el conflicto.
      - Normatividad, cuando acuerdan normas y algunas reglas de comportamiento.
      - Formación, cuando los miembros se conocen.
      - Desempeño, cuando se dedican a la tarea.
  - - - Los comités también pueden ser formales o informales:
        
        Formales
        
        Si se establecen como parte de la estructura de la organización, con deberes y autoridad específicamente delegados, son formales (la mayoría de los comités con alguna permanencia caen en esta categoría).
        
        Informales
        
        Se organizan sin que se les delegue autoridad específica, y casi siempre los conforma una persona que promueve una forma de pensar grupal o una decisión de grupo sobre un problema en particular.
- - - - La representación tiene una función en el establecimiento y la integración del personal de los comités. Los consejos de administración a menudo se seleccionan con base en los grupos interesados en la compañía y quizá con mayor frecuencia en los grupos en que la compañía tiene un interés. Cuando los ejecutivos tienen un problema interno especialmente difícil que involucra a gerentes y especialistas de varios departamentos y actividades, pueden elegir a los miembros de manera que representen a esas partes interesadas
    - - La dinámica de las empresas modernas asigna mucha responsabilidad a los gerentes para que integren planes y actividades, así que un comité permite a estos individuos no sólo obtener conocimientos de primera mano sobre los planes y su propia función en la ejecución de los mismos, sino también hacer sugerencias para mejorarlos.
    - - Otro motivo para el amplio uso de los comités es el temor a delegar demasiada autoridad en una sola persona; este temor, particularmente importante en el gobierno, ha llevado a quienes estructuraron la constitución estadounidense (y de la mayoría de los países) no sólo al establecimiento de una legislatura de dos cámaras y una Suprema Corte compuesta por varios miembros, sino también a la división de los poderes del gobierno entre el Congreso, la Suprema Corte y el presidente.
    - - Los comités son útiles para transmitir y compartir información. Todos los miembros de un grupo afectado por un problema o proyecto mutuo pueden enterarse de él en forma simultánea, conocer decisiones y recibir instrucciones de manera uniforme con la posibilidad de hacer aclaraciones, lo que ahorra tiempo.
    - - La lógica dominante de la empresa puede definirse como una mentalidad, un punto de vista o una conceptualización del negocio; en una organización puede considerarse como la suma, o el compromiso sutilmente negociado, de la heurística individual o las preferencias individuales de los principales tomadores de decisiones. Las preferencias de los individuos pueden interactuar con las de cada uno en las decisiones organizacionales en las que participan múltiples individuos, cuya cooperación y compromiso son necesarios para que la organización opere.
    - - A menudo un gerente de departamento, sucursal o sección sólo tiene parte de la autoridad necesaria para completar un programa, lo que se conoce como autoridad dividida. Una forma de tratar con un problema así es referirlo hacia arriba en la jerarquía organizacional hasta que llegue a un punto donde exista la autoridad requerida, aunque casi siempre este sitio está en la oficina del presidente y es posible que el problema no tenga la importancia suficiente para considerarse a ese nivel.
    - - Quizás el motivo más importante para utilizar los comités es la ventaja de obtener una deliberación y opinión grupal, una aplicación del dicho: “dos cabezas piensan mejor que una”. Pocos problemas importantes de negocios recaen en una sola función empresarial, como producción, ingeniería, finanzas o ventas; la mayoría requiere más conocimientos, experiencia y reflexión que los que cualquier individuo posee.
    - - Los comités permiten una amplia participación en las decisiones. Las personas que toman parte en la planeación de un programa, o toman una decisión, casi siempre la aceptan y ejecutan con más entusiasmo; hasta una participación limitada puede resultar útil.
- - - - El asunto debe seleccionarse con cuidado. El trabajo del comité debe limitarse a un tema que pueda controlar mediante un análisis de grupo.
    - - Para una reunión de comité efectiva es decisiva la selección del presidente, quien puede evitar los desperdicios y las deficiencias de los comités al planear la reunión, preparar la agenda, ver que con anticipación los resultados de la investigación estén disponibles para los miembros, formular pro puestas definitivas para el análisis o la acción, y conducir la reunión con efectividad. El presidente establece el tono de la reunión, integra las ideas e impide que el análisis se desvíe.
    - - Los miembros de un comité deben seleccionarse con cuidado; para tener éxito, éstos deben ser representativos de los intereses a los que se espera sirvan; deben tener la autoridad requerida y ser capaces de trabajar bien en grupo, y tener la capacidad de comunicarse bien y llegar a decisiones de grupo mediante reflexiones grupales integradas, más que mediante compromisos inapropiados.
    - - La comunicación efectiva en los comités normalmente requiere que se hagan circular minutas y se verifiquen las conclusiones. En ocasiones los individuos salen de una reunión con diversas interpretaciones de los acuerdos a los que se llegaron, lo que puede evitarse al tomar minutas detalladas de la reunión y circularlas en borrador para su corrección o modificación antes de que el comité apruebe el texto final.
    - - Aquí no pueden establecerse conclusiones precisas sobre el tamaño apropiado, pero por regla general un comité debe ser lo suficientemente grande para promover la deliberación e incluir la variedad de experiencias requeridas para la tarea, aunque no tan grande como para hacer perder el tiempo o propiciar la indecisión. Es obvio que cuanto mayor sea el grupo, mayor será la dificultad para poder llegar a un acuerdo entre las partes y más tiempo se necesitará para permitir que todos contribuyan.
    - - Un comité debe valer sus costos. Puede ser difícil contabilizar los beneficios, en especial factores intangibles como la moral, el estatus fortalecido de los miembros del comité y su valor como dispositivo de capacitación para fortalecer el trabajo en equipo; pero el comité sólo puede justificarse si los costos se compensan con beneficios tangibles e intangibles.
    - - La autoridad de un comité debe especificarse para que sus miembros sepan si es su responsabilidad tomar decisiones, hacer recomendaciones o simplemente deliberar y presentar al presidente algunas ideas sobre el tema que se analiza
- - - - Los grupos de enfoque o grupos focales (focus groups) se han utilizado desde hace tiempo en la investigación de mercados.
    - - Los grupos tienen muchas funciones: tienen el poder para cambiar el comportamiento, las actitudes y los valores, y para disciplinar a los miembros (como se señaló, puede presionarse a quienes se desvían para que se adhieran a las normas del grupo); además, se emplean para la toma de decisiones, las negociaciones y los intercambios, de manera que los miembros con antecedentes diversos puedan aportar perspectivas diferentes al proceso de toma de decisiones; sin embargo, esto no significa que las decisiones de grupo siempre sean mejores que las individuales.
    - - Sus miembros asumen funciones dentro del grupo, en un grupo de producto hay varios individuos responsables de diseñarlo, producirlo, venderlo o distribuirlo (por supuesto que las
        funciones están en cierto tipo de relación para lograr la tarea del grupo).
      - Así siempre los grupos forman parte de uno mayor (un grupo de producto puede pertenecer a una división de productos que elabora muchos artículos de naturaleza similar), y los grupos grandes también pueden estar formados por subgrupos, es decir, dentro del de productos puede haber un subgrupo que se especializa de manera exclusiva en la venta.
      - Habitualmente requieren interacción y comunicación entre sus miembros, es imposible coordinar los esfuerzos de los miembros del grupo sin comunicación.
      - Los grupos interactúan con otros grupos, esto es, el del producto A puede cooperar con el del
        producto B en la distribución de sus resultados.
      - Sus miembros comparten una o más metas comunes, como las de desarrollar, fabricar y comercializar un producto nuevo.
- - - - Recientemente las organizaciones han utilizado equipos de autogestión, que por lo común consisten de miembros que tienen una variedad de habilidades necesarias para realizar una tarea relativamente completa.
    - - En el actual ambiente de cambios rápidos una compañía debe responder con prontitud para aprovechar las oportunidades, esto le exige tener la capacidad y flexibilidad de conformar equipos de acuerdo con las necesidades u oportunidades que se van identificando, por eso se dice que los equipos los forman, de cierta manera, las metas que se quieren lograr. Para ello se requiere de una administración virtual,
    - - No existen reglas definidas para formar equipos efectivos; sin embargo, se encontró que los siguientes enfoques pueden ser útiles:
        
        El equipo debe orientarse por reglas de comportamiento, como asistencia regular, confidencialidad, y discusiones con base en hechos y la contribución de todos.
        
        Las metas y tareas requeridas deben asignarse al inicio de la formación del equipo.
        
        Los equipos deben tener la mezcla correcta de habilidades, como las funcionales o técnicas, para resolver problemas y tomar decisiones y, por supuesto, de relaciones humanas. Se dice que es además ideal buscar que el equipo tenga una mezcla de caracteres predominantes en sus miembros, para no sesgar el trabajo del equipo a una sola forma de ver el mundo o de analizarlo; esto implica mayor tiempo en el análisis de los participantes. Es interesante conocer las predominancias de personalidad y carácter de los participantes de un equipo, de esa forma pueden conocerse las limitaciones que tiene el equipo, o incluso cómo puede completarse.
        
        Los miembros deben alentarse entre ellos mediante el reconocimiento, la realimentación positiva y las recompensas.
        
        Los miembros del equipo, que deben seleccionarse según las habilidades necesarias para lograr
        el propósito, deben estar convencidos de que éste merece la pena, es significativo y urgente.