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Sistema y proceso de control - Coggle Diagram
Sistema y proceso de control
Control Medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzar los se logren.
Proceso de control básico
Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa.
Establecer estándares
Medir el desempeño contra estos estándares.
Corregir las variaciones de los estándares y planes.
Establecimiento de estándares
Los estándares simplemente son cri terios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño
Medición del desempeño
la medición del desempeño frente a los estándares debería hacerse apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas
Corrección de desviaciones
Los estándares deben reflejar los diversos cargos en la estructura de una organización, ya que si el desempeño se mide apropiadamente, es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben con precisión dónde deben aplicarse las medidas correctivas en la asignación de los deberes individuales o de grupo.
Puntos de control clave, estándares y puntos
de referencia (benchmarking)
El principio de control de puntos clave, no de los más importantes, establece que el control efectivo requiere de la atención e aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes.
Tipos de estándares de puntos clave
Físicos.
De costos.
De capital.
De ingresos.
De programas.
Intangibles.
De metas.
Planes estratégicos como puntos para el control estratégico
El control como sistema de realimentación
El control gerencial es, en esencia, el mismo proceso de control básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se autocontrolan mediante la realimentación de información que muestra las desviaciones de los estándares e inicia los cambios; en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energía para realimentar información que compara el desempeño con un estándar e inicia una acción correctiva.
Control preventivo o anticipativo
La demora en el proceso de control administrativo muestra que, para que el control sea efectivo, debe enfocarse en el futuro. Pone de manifiesto el problema de utilizar sólo la realimentación de los resultados de un sistema y su medición como medio de control,
Información y control en tiempo real
Uno de los interesantes avances que surgen con el uso de la computadora y la recopilación, la transmisión y el almacenamiento electrónico de datos es el desarrollo de sistemas de información en tiempo real, es decir, la información de lo que ocurre mientras está ocurriendo.
Requisitos de los controles efectivos
Diseñar controles para señalar excepciones
en puntos clave
Una de las formas más importantes de adaptar los controles a las necesidades de eficiencia y efectividad es diseñarlos s para que indiquen las excepciones; en otras palabras, los controles que se concentran en las anomalías del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del tradicional principio de excepción y detectar áreas que requieran su atención.
Objetividad de los controles
Seguro que la administración tiene muchos elementos subjetivos, pero si un subordinado está haciendo un buen trabajo, lo ideal es que establecerlo no fuera una cuestión subjetiva.
Adaptar los controles a cada administrador
Los controles deben adaptarse a cada administrador. Los sistemas de control e información, por supuesto, tienen el propósito de ayudar a cada uno a desarrollar su función de control; si son del tipo que un gerente no pueda comprender, no le serán útiles.
Asegurar la flexibilidad de los controles
Los controles deben continuar siendo funcionales ante los cambios de planes, las circunstancias imprevistas o los fracasos rotundos; asimismo, para que sigan siendo efectivos, a pesar de un fracaso o de cambios inesperados en los planes.
Adaptar los controles a los planes y puestos
Todas las técnicas y los sistemas de control deben reflejar los planes para los que fueron diseñados y adaptarse a los puestos: lo que sería apropiado para un vicepresidente a cargo de la manufactura ciertamente no será adecuado para un supervisor de taller.
Ajustar el sistema de control a la cultura de la organización
Para ser más efectivo, cualquier sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura de la organización.