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Sistema y proceso de control
Control
Medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren.
Proceso de control básico
1. Establecer estándares:
Criterios de desempeño.
2. Medir el desempeño contra estos estándares:
La medición del desempeño frente a los estándares debería hacerse apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas.
3. Corregir las variaciones de los estándares y planes:
La corrección de desviaciones es el punto en que el control puede verse como una parte de todo el sistema de administración y relacionarse con las otras funciones gerenciales.
Principio de control de puntos clave
El control efectivo requiere de la atención a aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes.
Tipos de estándares de puntos clave
1. Físicos:
Son medidas no monetarias y comunes al nivel operativo, ya que en él se utilizan materiales, se contrata mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes.
2. De costos:
Asignan valores monetarios a los aspectos específicos de las operaciones
3. De capital
: Surgen de aplicar medidas monetarias a artículos físicos
4. De ingresos
: Surgen de asignar valores monetarios a las ventas.
5. De programas
: Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuesto variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos o uno para mejorar la calidad de la fuerza de ventas.
6. Intangibles
: Más difíciles de establecer son los estándares que no se expresan en medidas físicas o monetarias.
7. De metas:
Establecer toda una red de metas cualitativas o cuantitativas verificables en cada nivel de la administración
8. Planes estratégicos como puntos para el control estratégico:
Monitoreo sistemático en puntos de control estratégicos para modificar la estrategia de la organización con base en esa evaluación.
Benchmarking
El
benchmarking estratégico
compara varias estrategias e identifica los elementos estratégicos clave para el éxito.
El
benchmarking operacional
compara costos relativos o posibilidades de diferenciación de productos.
El
benchmarking administrativo
se enfoca a funciones de apoyo como la planeación de mercados y los sistemas de información, la logística, la administración de recursos humanos, etcétera.
Enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria.
Control preventivo o anticipativo
Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas.
En general, el control administrativo se considera como un sistema de realimentación similar al que opera en el termostato de algunos hogares.
Información en tiempo real:
Información de lo que ocurre mientras está ocurriendo.
Sistemas de información correctiva
y anticipativa
Monitorean los insumos de un proceso para asegurar si son los planeados; si no es así, éstos, o quizás el proceso, se modifican para obtener los resultados deseados.
Requisitos del sistema de corrección anticipativa
Hacer un completo y cuidadoso análisis del sistema de planeación y control e identificar las variables de insumos más importantes.
Desarrollar un modelo del sistema.
Tener cuidado de mantener el modelo actualizado, en otras palabras, éste debe revisarse con regularidad para ver si las variables de insumos identificadas y sus interrelaciones siguen representando realidades.
Recopilar datos sobre las variables de insumos con regularidad e introducirlos al sistema.
Evaluar con regularidad las variaciones de los datos de insumos reales de los insumos planeados, y evaluar el efecto en el resultado final esperado.
Tomar medidas; como cualquier otra técnica de planeación y control, todo lo que el sistema puede hacer es indicar problemas: es evidente que las personas deben realizar acciones para resolverlos.
Control del desempeño general
Así como la planeación general debe aplicarse a las metas de la empresa o de una división importante, también debe aplicarse el control general.
La descentralización de la autoridad (en especial en las divisiones de productos o territoriales) crea unidades casi independientes que deben estar sujetas a un control general para evitar el caos de la independencia completa.
El control general permite medir el esfuerzo total de un gerente de área de manera integral, en lugar de parcial.
El
estado de pérdidas y ganancias
muestra todos los ingresos y gastos de un periodo determinado, así que es un verdadero resumen de los resultados de las operaciones del negocio.
Rendimiento de la inversión:
Mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o cualquiera de sus unidades, mediante el índice de ganancias respecto de la inversión de capital.
Control burocrático:
Se caracteriza por un amplio uso de reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad formal.
Control de clan:
Se basa en normas, valores compartidos, comportamiento esperado y otras variables culturales.
Requisitos de los controles efectivos
Diseñar controles para señalar excepciones en puntos clave
Objetividad de los controles
Adaptar los controles a cada administrador
Asegurar la flexibilidad de los controles
Adaptar los controles a los planes y puestos
Economía de los controles
Ajustar el sistema de control a la cultura de la organización
Establecer controles que conduzcan a acciones correctivas
