“Sistemas de gestión documental”
Herramienta que permite el crecimiento de las compañías en comparación con los antiguos sistemas de almacenamiento.
Sistema de gestión documental que permite almacenar, administrar y controlar el flujo de imágenes y documentos.
De forma sencilla y fácil.
Surgen de la necesidad de organizar la información, gestionar, organizar, compartir y acelerar el trabajo de forma eficiente.
Ofrecen algunos beneficios como
Reducción de costos por información estructurada
Menor porcentaje de errores
Permite la digitalización de documentos en papel, para consultarlos de forma organizada y planificada.
Centraliza la información almacenada, terminando las búsquedas de documentos infructuosas
Mejora el flujo de trabajo por la automatización de funciones
También ofrece una mayor seguridad a la información al establecer copias digitales
Permite compartir documentos por medio de gestores digitales.
Ayuda a consultar la información de forma general y con posibilidad de colaborar en documentos digitales.
Permite controlar la forma de visualizar los documentos de una compañía
Aumento de la velocidad de creación de contenidos.
Existe una gran variedad de gestores, para elegir el adecuado se deben considerar
Precios, características, fabricantes y modelos disponibles y las necesidades de la empresa
La elección de un sistema de gestión es muy importante en el sector salud, porque agiliza el trabajo y las funciones de las compañías de salud
Pero presenta algunos obstáculos, por ejemplo la generación de papeleo digital o físico por paciente, generando gran cantidad de información .
La seguridad también es un aspecto muy relevante por la protección de datos de las historias clínicas de los pacientes, protegiendo su privacidad.
De las funciones se genera gran cantidad de archivos e información
Por eso es preciso el uso de un gestor documental que trae la reducción de costes por la eficiencia del trabajo.
La gestión de la información por un SGD permite mantener datos actualizados sin desperdiciar tiempo, pudiendo consultar esa información en otros protocolos.
Incrementa la privacidad por el uso de un SGD pues permite el acceso a documentos sin necesidad del archivo físico
La necesidad de un gestor en el sector salud incluye varias funcionalidades, por ejemplo:
Control de las versiones de los documentos al gestionar las modificaciones de los mismos, al autorizarlas o impedirlas.
Uso de códigos de barras para clasificar
documentos
Firmas biométricas, que le da mayor seguridad.
Se preservan los documentos por la digitalización
Reconocimiento óptico de los documentos digitales incorporándose a una base de datos única
Implementar un SGD es una decision acertada porque es compatible con otros programas instalados en los centros de salud
Aporta soluciones escalables y se adaptan a las necesidades de los centros
Se pueden instalar de forma independiente con distintas funciones
Referencias
Portal, T. (2021). ¿Qué es un sistema de gestión documental? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental
Portal, T. (2021). La elección de un sistema de gestión documental en el sector sanitario. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/gestion-documental-sectores/dms-sanitaria