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ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS DE OFICINA image - Coggle Diagram
ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS DE OFICINA 
Recomendaciones Básicas
Expedientes administrativos
Deben estar individualizados
se guardarán en su correspondiente
carpetilla
Unidad administrativa que lo produce
Nº de expediente
Serie documental a la que pertenece
Título del expediente
Fechas extremas
Índice de los documentos que se le van agregando.
Series documentales
Identificar serie con procedimiento
debe estar individualizado
Se establecerá el criterio de ordenación
Documentos administrativos
Desarrollo de una actividad
Tienen carácter seriado
título oficial del expediente
Correspondencia
forma
parte del expediente
facturas, informes
Archivar en función de la información
adjunta y no en correspondencia.
Documentos de apoyo informativo
organizarse
separada del resto de los documentos generados
Puede ser archivada en la web
Debe
eliminarse
Se eliminará de la documentación gomas, clips, pos-it y en la medida de lo posible grapas.
Instalación y Conservación Documentos
preservación y conservación
individualizados en carpetas independientes
Fecha de inicio/ fecha final del expediente
Resumen del asunto
Expediente (asunto): Antonio López Montalbán
Dígitos del Cuadro de Clasificación (si se conoce).
Nombre de la serie documental: (ejemplo: Expedientes académicos de alumnos)
Relación de documentos con fecha y número de orden en el expediente.
Expurgo en los archivos de oficina o de gestión
Las copias y duplicados de documentos contables
Las notas internas
Los mensajes electrónicos con comunicaciones no incluidas procedimientos
Los borradores de documentos
Las propagandas u otros documentos impresos de entidades externas.
Los catálogos y publicaciones comerciales.
Transferencias de los archivos de gestión al archivo
Preparación de las cajas
cajas de cartón de archivo definitivo
Cumplimentación de la Hoja de Entrega
elemento que prueba el traspaso de documentación que se va a efectuar
Preparación de los documentos
Comprobar que cada unidad documental o cada expediente esté completo e individualizado en carpetas independientes y perfectamente identificadas.
Formalización de la transferencia
la unidad deberá esperar el aviso del Archivo
para realizar el envío.
Solicitud de espacio
Gran volumen de archivos
Transferencia de sellos
Entregar sellos ya inutilizados
Procedimiento de préstamo de documentos
Utilizar la solicitud de préstamos
La solicitud se remitirá como documento adjunto por correo electrónico
el archivo realizará la búsqueda del documento o del expediente solicitado y rellenará un formulario de préstamo
Cuando ya no se necesite deberá llenar la solicitud de recogida
La documentación se devolverá al archivo sin desordenar y sin modificaciones
Correo Electrónico
¿Cómo determinar si un mensaje de correo electrónico es un
documento de archivo?
Esta el mensaje relacionado con sus actividades propias dentro de la entidad
Contiene información útil para su trabajo
Forma parte de un expediente abierto
Son ejemplos de mensajes electrónicos considerados documentos de archivo:
Políticas y directrices de la institución.
Correspondencia relacionada con actividades administrativas.
memorias planes de trabajo, agendas, actas.
Cualquier documento que inicia, tramita, autoriza o completa una actividad administrativa.
Informes finales, recomendaciones,
memorandos relacionados con actividades propias de la institución
Circulares relacionadas con actividades propias de la institución
Recomendaciones para su emisión
Utilizar siempre la dirección de correo completa de los destinatarios.
Identificar el asunto del mensaje
Evitar el uso de destinatarios ocultos (CCO, BCC),
Identificar la urgencia o importancia del mensaje.
Identificar el destinatario principal
Activar la opción de notificación de recepción, en caso necesario.
Identificar el emisor
Escribir mensajes breves,
Recomendaciones para su organización
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Recomendaciones para ordenación alfabética
Se sigue el orden el orden alfabético español.
La “ch” y la “ll” no se consideran letras del alfabeto. Se ordenan en la “c” y en la “l”
Apellido 1 Apellido 2, Nombre
Fuente, Pedro de la
La conjunción “y” que suele unir apellidos se ignora en cualquier caso.
Se desarrollarán todos los nombres de personas o familias que aparezcan en forma abreviada.
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