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ARQUIVOLOGIA - Coggle Diagram
ARQUIVOLOGIA
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ARQUIVO X BIBLIOTECA
- Arquivo:
- funcional;
- produzido/recebido;
- acumulado;
- único exemplar;
- mínimo limitado de cópia.
- Biblioteca:
- cultural;
- compras/ permutas;
- classificação predeterminada
- vários exemplares / coleções
Levantamento de dados / levantamento documental / diagnóstico:
- Tabela de temporalidade de documento:
- Prazo de guarda;
- Destinação;
- Avaliação / Análise.
- Plano / códigos de classificação:
- Classificação;
- Ordenação;
- Arquivamento.
Gestão de Documentos Intermediários:
Encerrado o período de arquivamento da fase corrente alguns doc. podem ser eliminados imediatamente, mas uma parte importante destes, eventualmente, deve ser conservada por um período mais longo em função de razões legais ou adm. Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo o objetivo principal é minimizar o custo púb. c/ a guarda de doc., racionalizando espaço físico, equipamentos e a recuperação da informação contida nos documentos.
- Nível de Aplicação
- Nível Mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programa de retenção e eliminação e documentos.
- Nível Mínimo Ampliado: complementa o 1° c/ a existência de 1 ou mais centros de arquiv. intermediário.
- Nível Intermediário: compreende os 2 níveis, inclui a implementação de sistemas de gerenciamento de arquivos.
- Nível Máximo: inclui todas os níveis, complementando por uso de recursos de automação de documentos.
Procedimentos Técnicos e Administrativos:
- Protocolo;
- Classificação dos documentos;
- Controle de movimentação (distribuição e redistribuição:
- Arquivamento intermediário;
- Controle de empréstimo e devolução dos documentos;
- Disseminar as informações do documento;
- Avaliação do arquivo
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
1° - Produção de doc.: racionalizar a produção
2°- Utilização de doc.: Fluxo percorrido pelos doc.
3°: Destinação de doc.: Análise, seleção e fixação de prazos de guarda.
Gestão de Documentos Correntes:
O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência, os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controde tramitação, expedição e arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas:
- Atividade de protocolo;
- Atividade de arquivamento e doc. correntes;
- Métodos de arquivamento.
CONARQ: Conselho Nacional de Arquivos: diretrizes
SINARQ: Sistema Nacional de Arquivos: implementação, operacional - tem como órgão central o CONARQ
O que é documento?
Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém.
Aquele que, produzido ou recebido por uma instituição púb. ou priv., no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação
Método de Classificação:
- Alfabético
- Método Variadex: alfabeto com cor
- Geográfica
- Número cronológico
- Número dígito-terminal: 896.035
- Alfa-numérica
- Método Ideográfico: ideográfico alfabético dicionário e ideográfico alfabético enciclopédico
- Ideográfico numérico: unitermo = indexação: utiliza palavra chave
- Duplex 034 contabilidade - 034 - 034.1.1 .... (ilimitado)
- Decimal 034 - contab. - 034.1 - 034.1.1 (limitado de 10)