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敏捷工作管理, 重要&不緊急, 不重要&不緊急, 不重要&緊急, 重要&緊急, 範疇, 成本, 時程, 不緊急---…
敏捷工作管理
時間管理的工作思維
時間的特性
時間的價值
時間就是金錢
時間的長度
時間永遠比想像的還少
兩大要素
重要性
:check:
與達成績效有關
緊急度
與處裡問題有關
工作管理八步驟
規劃工作執行流程
1.列出代辦事項
建立工作紀律
任務目標、工作內容與交付期限
避免插件干擾工作進度
事件類型:要事、小式、瑣事
盡可能將所有想法列出
3.安排輕重緩急
M
o
S
C
o
W
M=一定要有;S=應該要有;C=可以要有;W=可以不要有
提高工作效率
4.估算大小難易
複雜度=需投入的時間、人力與資源
尺寸法
XS、S、M、L、XL
:check: 快速分類
:green_cross:過於主觀
數列法
1點、2點、3點、4點、5點
透過加總,就能衡量一個期間內有多少工作量
0點=工作完成
時間成本 ≠ 工作長度
工作量的定義=投入的複雜度
2.拆解代辦事項
透過工作分解結構,分成大顆粒與小顆粒
WBS
四原則
1.形式不拘-盡可能列出事項,之後再討論收斂
2.拆解為可交付成果的狀態
3.確認子任務沒有遺漏
4.需要按照報告週期拆解工作事項,並確保每周有可交付任務
執行工作階段
6.細化工作任務
訂出每日真正執行活動、操作細節
WHAT 交付物
HOW TO DO 任務活動
僅細化下一個周期的工作任務
7.執行工作任務
每日
看板管理
隨時追蹤進度、隨時檢視
待處理----------------->執行中----------------->已完成
將工作內容轉換成一目瞭然的視覺化歷程
5.建立工作藍圖
時間盒=>加入時間因子
根據成果檢視週期&重要性&複雜性去做時間安排
有助於掌握整個時間範圍內所有調整變動
全貌圖
8.追蹤成果與反思
工作無法如期完成?
判斷問題的原因
插件?比預期時間還長?需要他人協助?+>BLOCKED
透過點數來追蹤能更方便的發現問題
敏捷核心精神與方式
工作管理方式
計畫式(瀑布式)
:check:要求完美,先做全盤規劃才執行
:green_cross:易忽略不預期狀況,因次有可能花更多時間處理變動 ,甚至重頭來過
:bulb:思考資源、預算、時間如何調配
一次到位;水平式
敏捷式
:check:不斷調整、優化;(1)短周期持續改善 (2)每次產出可用之半成品 (3)不斷優化產出過程
:green_cross:透過每次產出(可交付任務成果),了解使用需求
:bulb:資源、預算、時間固定;思考質量能做多少
來因應突發狀況,逐步改善;垂直式;強調價值
重要&不緊急
擴大、優先
不重要&不緊急
不做、控制
不重要&緊急
婉拒、授權
重要&緊急
節制、減少
範疇
成本
時程
不緊急----------------------------------------------------------------------------緊急
重要
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
l
不重要
必須做
但需要花時間完成的工作
非做不可
又急迫的工作
跟績效無關
甚至根本無需處理
多半是臨時被交辦或瑣事
通常對績效影響不大
ex:人際關係的培養
1
2
3
4
講師:簡仲良 老師
S
M
A
R
T
Specific
夠明確
Measurable
可衡量
Achievable
要可行
Relevant
有相關
Time-based
有時限
TO DO
待處理
DOING
進行中
DONE
已完成
BLOCKED
有障礙