職場Email撰寫PART2
口頭約定寫入Email
對國外寄信的技巧
表示我方慎重也避免對方忘記
白紙黑字做紀錄
連結?附件?
附件:檔案小，可離線看檔案
超連結(雲端硬碟):超過5MB的檔案；可確保文件的主動權(可隨時移除更新)
注意版本的控制，檔案名稱記得標上版本
哪些人是收件者?那些該收到副本?
收件者
副本(cc)
行動重點(Action Point)的對象，只留任務負責人或需要採取行動的人
僅是通知，不需採取行動
常見慣例:新人隊部門外的信件會副本給主管
特例:出現新的任務指派，因此需要將原先在cc的人移至收件者
注意時區造成的影響
開會時間、Deadline
美東、美西
信件往返時間長，一次性把問題寫清楚
避免艱深的詞彙以及複雜句型
提供是否兩種達案的後續步驟，以便對方採取相應回答
KISS原則: Keeps It Short & Simple
注意縮寫使用
對外信件避免用縮寫
不要自創，使用標準縮寫
參考範本
公司若有範本，優先套用
根據公司的風格及文化來做為基底，能夠快融入
提升工作效率技巧
處理信件
重要的信件提早準備
人先事後:人的事先來的先處理；事情是後來的先處裡
常用的信件存成範本
ex:定期報表、報價單、開發信件...
設定處理時間
ex:一個小時看一次信箱
寄給大老闆的信；定期報告；重要會談(以預測到結果)
寫成草稿➡保留足夠的時間檢驗內容➡時間一到就寄出
善用功能
信件標記功能
收件者有自己的主管，都加上注意標記
常態報表自動封存，只凸顯異常信件
收件者有自己都加上代辦事項標記
延遲寄送(Delay Delivery)
信件先寫好，時間到自動發出
自動回覆(Out-of-office)
出差、外出、請假時，給對方立即知道自己的狀況
不能犯的錯
注意情緒措辭
做為發件人 : 不要在信件發火，會給人印象不加
作為收件人 : 適當表達你對事件的理解，再將重心拉回信件主旨
假設信件一定會被轉寄
✅公開表揚、確認內容不會被拿來做文章 ❎信中批評
轉寄信件先檢查
刪除敏感或機密資料
只留必要信件資訊再轉寄
可從他人轉寄信間中挖寶