職場Email撰寫PART2

口頭約定寫入Email

對國外寄信的技巧

表示我方慎重也避免對方忘記

白紙黑字做紀錄

連結?附件?

附件:檔案小,可離線看檔案

超連結(雲端硬碟):超過5MB的檔案;可確保文件的主動權(可隨時移除更新)

注意版本的控制,檔案名稱記得標上版本

哪些人是收件者?那些該收到副本?

收件者

副本(cc)

行動重點(Action Point)的對象,只留任務負責人或需要採取行動的人

僅是通知,不需採取行動

常見慣例:新人隊部門外的信件會副本給主管

特例:出現新的任務指派,因此需要將原先在cc的人移至收件者

注意時區造成的影響

開會時間、Deadline

美東、美西

信件往返時間長,一次性把問題寫清楚

避免艱深的詞彙以及複雜句型

提供是否兩種達案的後續步驟,以便對方採取相應回答

KISS原則: Keeps It Short & Simple

注意縮寫使用

對外信件避免用縮寫

不要自創,使用標準縮寫

參考範本

公司若有範本,優先套用

根據公司的風格及文化來做為基底,能夠快融入

提升工作效率技巧

處理信件

重要的信件提早準備

人先事後:人的事先來的先處理;事情是後來的先處裡

常用的信件存成範本

ex:定期報表、報價單、開發信件...

設定處理時間

ex:一個小時看一次信箱

寄給大老闆的信;定期報告;重要會談(以預測到結果)

寫成草稿➡保留足夠的時間檢驗內容➡時間一到就寄出

善用功能

信件標記功能

收件者有自己的主管,都加上注意標記

常態報表自動封存,只凸顯異常信件

收件者有自己都加上代辦事項標記

延遲寄送(Delay Delivery)

信件先寫好,時間到自動發出

自動回覆(Out-of-office)

出差、外出、請假時,給對方立即知道自己的狀況

不能犯的錯

注意情緒措辭

做為發件人 : 不要在信件發火,會給人印象不加

作為收件人 : 適當表達你對事件的理解,再將重心拉回信件主旨

假設信件一定會被轉寄

✅公開表揚、確認內容不會被拿來做文章 ❎信中批評

轉寄信件先檢查

刪除敏感或機密資料

只留必要信件資訊再轉寄

可從他人轉寄信間中挖寶