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PRESUPUESTO, Constanza Rodríguez Sonia Mejía Daniela Casas Sofía Pardo …
PRESUPUESTO
Costo total proyectado del evento durante un período específico para obtener resultados específicos
Una de las tareas mas desafiantes para el planner. La habilidad de crear un presupuesto es una de las aptitudes esenciales para cualquier gestor de proyectos.
IDEA IMPORTANTES
Planificador de eventos: brindar asistencia experta en la coordinación como en la gestión financiera. COMITÉ ADMINISTRATIVO
Los clientes pueden tener el juicio nublado sobre lo que es posible monetariamente.
PREGUNTAS
¿Cuál es su presupuesto por persona?
¿Cuáles son 3 elementos imprescindibles para su evento?
¿Cuál es la fecha y la ubicación proyectada para su evento?
¿Cuántos invitados asistirán al evento?
¿Qué 3 cosas no quiere en su evento?
Se debe cerrar la brecha entre el presupuesto y las expectativas desde el inicio a través de la comunicación.
COSTOS
Costos
Directos
: gastos que son relacionados directamente al evento pueden ser identificados con precisión; ya que son referentes a materiales y mano de obra. (staff)
Costos
Indirectos
:ayudan a la empresa a realizar las actividades día a día, pero son fácilmente rastreadas. No pueden ser vinculados a un evento o servicio específico. Se dividen en partes proporcionales. (renta de oficinas, agua, luz, internet)
Costos
fijos
: no alteran el valor, son independientes de la duración del proyecto. (campaña publicitaria)
Control de gastos audio / visuales: El equipo de iluminación y sonido tiene importancia en la presentación del evento, pero igual debe tener impacto en el presupuesto.
Otros gastos como internet se convierten en grandes cantidades del presupuesto
Costos
variables
: Aquellos costos que cambian dependiendo del tiempo de duración del evento
Partidas: la presentación del presupuesto debe desglosarse de manera clara, detallada y justificada de por qué ese gasto es importante para el evento, haciendo al mismo lo más redituable posible
Para estructurar el presupuesto es necesario tener una visión del evento y una estimación de cuánto dinero tiene tu cliente para trabajar
Previsión de contingencia: Se crea en una zona de amortiguamiento del 10% para evitar quedarse sin fondos
Es recomendable utilizar hojas de cálculo en donde se enumeren: Partidas, gastos proyectados, gasto real y detalles.
ADMINISTRAR UN PRESUPUESTO
Rastrear los costos de renta del venue.
Tener presente los costos del capital humano y materiales.
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Documentar las tarifas de entretenimiento y equipo.
Resume los cargos de publicidad / promoción.
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Considera gastos extras.
Tener un fondo para emergencias.
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En un presupuesto JAMAS se paga; activos fijos, maquinaria y equipamiento
Lo que SI se paga es: capital humano, transporte, venue, proveedores.
Se deben considerar las siguientes partidas
-Honorarios, capital humano, pago de proveedores,viáticos, venue, materiales y otros.
Maneras en que los planners estructuran sus honorarios;
Tarifa por proyecto social
Porcentaje de gastos
Tarifa por hora
Porcentaje de gastos más tarifa por hora
Tarifa por comisión
Constanza Rodríguez
Sonia Mejía
Daniela Casas
Sofía Pardo