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PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS. - Coggle Diagram
PLANEJAMENTO E GESTÃO DE EVENTOS.
Planejamento
Promotor X oraganizador
Objetivos do Evento
1- O que se deseja alcançar por meio dos eventos definidos pela entidade promotora?
2- Qual a viabilidade operacional e financeira para o alcance dos mesmos?
3- Quais as estratégias para a sua concepção e organização? Como tema, formato (tipologias e classificações, programações e infraestruturas), público-alvo e datas prováveis para a realização do acontecimento.
4- Quem é o publico alvo
5- Qual o titulo
6- Quais outros eventos ou realizações podem atrapalhar a realização do show?
7- Sobre a data do evento deve se obeservar o seguinte: Portanto, o planejamento das datas prováveis dos eventos está condicionado às seguintes observações: se a oferta de espaço físico irá atender aos objetivos do evento e às necessidades do público-alvo; se existem eventos que ocorrerão no mesmo período e que poderão competir com o proposto no mesmo período; e se a infraestrutura da cidade receptora é viável para a realização do evento-fatos que exigem muita atenção no momento da escolha da data do evento.
Espaço para eventos:
1- Deve-se conhecer a planta baixa do local, a fim de analisar como se poderão definir os fluxos de serviços e pessoas; a capacidade do estacionamento; as salas e os auditórios; os equipamentos e os serviços prestados pelos espaços; a acústica; as saídas de emergência; a segurança; as distâncias entre o local do evento e os principais centros da cidade e portões de entrada, como aeroportos, rodoviárias e ferroviárias; as facilidades de locomoção até o local do evento e as proximidades de serviços, tais como: hospitais, cafés, shoppings, restaurantes, bares, teatros e cinemas.
2-
Instalações que possibilitem a diversificação de atividades, como a organização de eventos paralelos.
Espaços amplos, modulares, com pé direito alto, que proporcione a instalação de equipamentos especiais.
Auditórios modulares.
O que os vamos oferecer para os patrocinadores como Vantagens e beneficios e quais os diferenciasi que se destacam para eles estarem a nossa frente
Focar em desenvolver habilidade de pegar grandes patrocinios
o aumento de vendas, a reafirmação da imagem institucional, a comunicação com seus clientes internos, externos, consumidores e parceiros.
As áreas comerciáveis são:
Qual susa filosifia, cultura, valores e missão
Stroytalling
Partilha
Compartilhar dado e vantagens
inciação
Expor o problema do seu protagonista
empatia x Historia
Retorno
O que ele vai ganhar em patrocinar o evento
ESTRATÉGIAS DE CAPTAÇÃO DE EVENTOS NACIONAL E INTERNACIONAL
a captação de eventos está relacionada a todas as ações a serem pensadas para atrair um evento para determinado local
» Analisar o local (fazer o inventário dos diferentes tipos de elementos que possui a cidade e que influenciarão no desenvolvimento do evento) e fazer avaliação dos tipos de eventos adequados para o local.
O inventário do local leva em conta a sua infraestrutura de acordo com as necessidades e as características dos eventos que se deseja captar, com o levantamento do perfil do público, da quantidade demandada, das necessidades técnicas, da análise das condições reais das localidades e análise da repercussão do evento no mercado interno e externo.
» Realizar as estratégias de captação.
» Saber que a localidade será objeto de análise e inspeção.
ESTRATÉGIAS DE CAPTAÇÃO
» Posicionamento da localidade como produto diferenciado (estimulação da percepção positiva do local).
» Diferenciação por meio dos recursos humanos – competência, credibilidade, confiabilidade e responsabilidade dos envolvidos.
» Diferenciação por meio da imagem – estratégias de comunicação utilizadas, enfocando facilidades para a realização de eventos que atendam às necessidades, aos desejos e às expectativas dos participantes, e dos delegados que decidem o destino do evento.
» Diferenciação por meio dos atrativos turísticos – despertar o desejo de conhecer, participar e interagir, principalmente no pós-evento.
» Diferenciação por meio dos equipamentos e tecnologia – essas diferenciações devem ser divulgadas, porque serão fatores positivos para a captação do evento.
» Elaboração de uma linha de argumentos para a defesa da localidade – preparação do projeto de defesa com os dados de interesse do promotor, com alto teor político.
» Efetivação da candidatura ou inscrição para sediar o evento.
Na criação de eventos
» Analisar o mercado, suas ofertas e demandas no comportamento humano, na área da cultura, educação, negócios, entre outros. Os eventos devem atender às novas exigências e inovações do mercado, detectando os recentes nichos.
» Aproveitar as características das cidades e a disposição para sediar eventos.
» Estimular a criatividade e avaliar a receptividade da empresa promotora ou entidade em conceder acontecimentos inusitados que atendam a uma demanda específica.
» Criar para tornar o evento único ou inovador.
» Realizar o inventário da cidade e observar seus pontos fortes e fracos para o evento específico.
» Promover eventos para sair da sazonalidade (Festival de inverno de Música, Festival de Gastronomia de Paraty).
» Observar o apelo promocional da proposta do evento e fazer com que sejam periódicos.
» Observar se o evento tem apelo social e a relação com os programas de governo (Criança Esperança, Diga não às Drogas, Fome Zero).
» Criar nome marcante e fácil de ser lembrado (“os ganchos”).
» Atentar para as transformações político-econômico-sociais que poderão estar relacionadas à proposta do acontecimento.
METODOLOGIAS E FUNDAMENTOS PARA ELABORAR PROJETO DE EVENTOS