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Gestão Eletrônica de Documentos (GED) - Coggle Diagram
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
OBJETIVO
Organizar e manter a integridade dos documentos e/ou informações
NECESSIDADE DE NEGOCIOS
Localizar e acompanhar o documento e/ou informações em todas as fases
Rapido
mantendo a integridade
segura
conhecimento compartilhado
armazenados de forma padronizada e integradas
FATORES CRITICOS
Apoio dos executivos da instituição
Comunicação e colaboração de todos
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
REQUISITOS
Definir ordem e prioridade dos dept. ou proces. sendo incluídos no projeto
Coletar requisitos para iniciar o planejamento
Entrevistas
Reuniões
workshops
Inventário do volume
Qualidade e tipos de docs
Tratamento, indexação e digitalização de todos doc. físicos.
Identificação e análise do fluxo das informações existentes.
Utilização de uma metodologia
acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores
GERENTE DO PROJETO
Jean Oliveira
DIGITALIZAÇÃO
Ter sido realizados o tratamento arquivístico
identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação)
seleção
Tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
Características físico-químicas
Nas instalações da instituição detentora do acervo documental
Evitar transporte e manuseio inadequados e possibilidade de danos, roubos e extravios
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
INDEXAÇÃO
ESCÂNERS DE MESA (FLAT BED)
Não exceder a área da escaneamento
fotografias contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
TREINAR AS PESSOAS INDICADAS
INSTALAÇÃO WEB
REQUISITOS
Interface amigável
Integração com o ERP
Desempenho em rede
Realização de testes de estresses e conexões de rede
HARDWERE
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Hardware para armazenagem física
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
USUÁRIOS E SEUS PERFIS
Usuário Leitor Privado
Usuário Redator
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
Todo o tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema
Termo de entrega
O Termo de Aceite da Entrega é o documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso tenha) seu responsável e data de prevista para soluçã