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職場Email撰寫PART1, 寫的內容及角度, :arrow_down:, :arrow_down: - Coggle Diagram

- - - - 注意措辭
        
        多用請、謝謝
        
        可以軟化語調
      - 保持資訊清楚、準確為優先
    - - 1.條列式
        
        有利於回信討論及代辦事項
      - 2.數據化
        
        EX:目前進度接近50%，估計下周五前可以完成。
      - 3.強調重點
        
        使用兩三種標記，不要過多
    - - 需要比較內容、建議時
      - 除表格分析外，還要做自己的推演
    - - 圖片可代表300~600字
      - 快速了解問題所在或作為記錄存檔
  - - - 提及主要收件人名字或稱呼
      - 降低他人戒心、獲得資訊
    - - 三行內讓收件者知道，此封信是否重要
      - 可分為通知/回復資訊/採取行動
    - - 注意用詞禮儀
      - 給予明確指令
  - - - 便於未來收尋
    - - 討論多個主題則拆成不同信件
        
        方便未來追蹤進度
    - - 【標籤】內容需要對讀者有意義
      - 【標籤】可放公司名稱、專案名稱、專有名詞、產品名稱等
    - - 若信件偏離主題，回信時將主旨更新(信末提醒)
    - - 收件者可知信件大方向，判斷此信件重不重要
      - 精確的事件、任務
        
        (較不正式-適合內部熟識的同事間使用)必要時，可使用動詞或疑問句
        
        ex:【某某專案】進度更新
  - - - 超過一段的信件內容，必須重複，加深印象
    - - EX1:謝謝您的幫忙，如果有需要我們幫助的地方，歡迎隨時與我聯絡。
      - EX2:很高興認識你，期待有機會合作
      - EX3:如果需要進一步的消息，請隨時聯繫我
    - - 對內
        
        中英文姓名；部門/職稱；聯絡分機；Email
      - 對外
        
        公司LOGO、網址；連絡電話；是否有公司制式規定
    - - 拼字檢查；確認附件；收件者
      - 重要信件，隔十分鐘後再回頭檢查，避免認知盲區
- - - - 同事
        
        執行細節以及工作項目
      - 部屬
        
        交派任務時，加上預期成果&時間限制
      - 主管
        
        整體的進度以及目前的狀況
      - 客戶
        
        針對客戶的屬性，從其想知道的資訊給予
      - 同時寄給數人
        
        1.先判斷誰是收件者中最重要的 2.必要時，把信件內容拆開，可加速閱讀
    - - 收件者讀後反應
        
        回覆、討論(雙向)
        
        若選擇用電話或見面談，可以在會談後把結果以信件方式回覆，以便確認 :arrow_right: 提升工作效率
        
        採取行動
        
        請對方回覆信件，表示已收到並會採取相關行動
        
        收到通知(單向)
      - 給予內容跟行動重點(Action Point)
        
        Action Point
        
        在信件最後要再次提醒對方，以防其忽略重點