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Gestão Eletrônica de Documentos - Coggle Diagram

- - - - Tendo em vista que o inventário dos documentos já tenha sido realizado, poderá ser realizada a definição do software que será utilizado.
      - Cada tipo de documento é tratado de maneira especifica. Por isso, é de extrema importância para o sucesso do projeto que o inventário tenha sido feito de forma criteriosa, de forma a gerar uma relação de todos os documentos existentes na empresa, classificados por tipo e nível de acesso.
      - Com o inventário à disposição, inicia-se o processo de análise que consiste em classificar os tipos de documentos existentes, definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los e o tempo de arquivamento, ou seja, a temporalidade do documento, baseados nas normas do CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação e CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
      - Entenderemos por software para a aplicação: SGDB (sistema gerenciador de banco de dados), software GED, OCR e Captura de dados. Será adotado o modelo SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
  - - - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
      - O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
      - O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
      - Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
      - O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
      - O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
      - Integração com ERP e CRM.
- - - - Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.
      - Treinamento deve ser no local de trabalho.
      - Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.
      - O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento.
      - Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
      - Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
      - Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.
      - Manual para Operação do Software: captura e digitação.
    - - Após validação da estrutura e validação dos primeiros testes, ocorrerá a migração para o site do cliente. Todo equipamento será reinstalado, as novas configurações de rede feitas e as permissões de acessos definidas. Com todo o sistema funcionando, serão refeitos os testes de funcionalidades e velocidade.
        A consultoria não adicionará nenhuma funcionalidade solicitada por qualquer representante do site do cliente que não esteja na linha de base de escopo. Para toda e qualquer modificação, deverá ser aberto na base “Query change” uma solicitação de mudança, e validado seus custos e prazos adicionais (se houverem).