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GED - Coggle Diagram

- - - - O baixo desempenho em rede pode comprometer todas atividades do sistema;
  - - - Pesquisa para especificação do hardware que vai melhor atender
        
        Aquisição do hardware
    - - Análise da infraestrutura necessária
      - Número de usuários que utilizarão o sistema
      - Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
      - Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
      - Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
      - Definição dos software necessários
      - Área geográfica dos usuários
    - - Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
    - - Será considerada finalizada após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado.
  - - - Aprovação do mock-up por parte do cliente, dando prosseguimento ao desenvolvimento do sistema
        
        Testes
        
        Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
        
        Testes de estresses do aplicativo
        
        Hardware
        
        Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
        
        Testes de estresses da rede
        
        Teste de estresses da Web
        
        Apresentação e análise dos resultados
        
        O sistema consegue atingir o objetivo?
        
        Qual o número máximo de transações realmente possível?
        
        Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
        
        Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware
    - - Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto.
  - - - Leitor Privado
      - Redator
      - Comitê Fixo
      - Comitê Variável
      - Administrador de Documentos
      - Administrador de Centro de Administração
    - - Data
      - Palavras chaves
      - Comentário Adicional
      - Tipo de acessos
    - - Envia um email para alertar
      - Contém o número e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tornar absoleto
      - Ao receber o alerta, o usuário deve entrar no sistema para trabalhar no documento
        
        O usuário administrativo encaminha para comitê aprovador que é o comitê fixo e variável, aguarda parecer de sugestão de mudança ou aprovação para seguir o fluxo de publicação
        
        As pessoas do comitê recebem um email informando que há documento pendente de aprovação/reprovação
    - - Será considerada finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfis (feito testes com os usuários administrativos e no mínimo uma pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura).
- - - - Migração para o site do cliente
        
        A consultoria não adicionará nenhuma funcionalidade solicitada por qualquer representante do site do cliente que não esteja na linha de base de escopo
        
        Testes
        
        Hardware
        
        Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no cliente
        
        Testes de estresses do aplicativo
        
        Testes de estresses da rede
        
        Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
        
        Testes de estresses da Web
        
        Apresentação e análise dos resultados
        
        O sistema consegue atingir o objetivo?
        
        Qual o número máximo de transações realmente possível?
        
        Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
    - - Será considerado finalizado se na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução.
  - - - Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED.
      - Consiste na instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com os sistema de gerenciamento de documentos.
  - - - Treinamento
        
        Critérios de Aceitação
        
        Treinamento dos operadores de suporte
        
        Treinamento de usuários efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor, aprovador
        
        Treinamento a usuários que utilizarão os sistema apenas para consulta de documentos.
        
        A finalização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH
        
        Requer enSinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
        
        Treinamento deve ser no local de trabalho
        
        Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
        
        O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações
        
        Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
  - - - Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto.
    - - A consultoria colocará a disposição um analista de sistema para suportar os usuários
        
        Acompanhamento será de 5 dias úteis
        
        Os custos de transporte, refeição e hospedagem do analista ficam a cargo da consultoria
      - Deverá ser seguida também por analista de suporte do cliente para aquisição do conhecimento.
- - - - Todos os usuários e aplicativos compartilham uma única infraestrutura, que é mantida e gerenciada por meio de um ou mais servidores centrais;
      - Cada usuário pode personalizar facilmente as aplicações desejadas para adequar seus processos de negócios, sem afetar a infraestrutura geral;
      - O acesso aos dados é feito por meio de login e senha a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
  - - - Será considerada finalizada com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
  - - - Requisitos
        
        Avaliação da dimensão e estado de conservação do documento
        
        Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados;
        
        Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
      - Scanner de mesa
        
        A dimensão do documento não pode exceder a área de escaneamento;
        
        Documentos planos em folha simples e ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação.
      - Scanner alternativo
        
        Apresenta a comissão de gerenciamento em forma de documentos com as informações pertinentes.
        
        Motivo da utilização
        
        Se aprovado, seguir com os procedimentos propostos. Se recusado a consultoria deverá reavaliar e retornar com outras alternativas e sugestões.
        
        Prazo
        
        Custo
    - - Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
    - - Será considerada finalizada com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
- - - - Será considerada finalizada a fase após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto.
    - - Definição do software a ser utilizado
        
        Análise
        
        Classificar os tipos de documentos existentes
        
        Resultado da análise
        
        Definição da política e do software de backup
        
        Definição do perfil dos usuários
        
        Definição dos prazos de circulação
        
        Definição dos tipos de liecença
        
        Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
        
        Definição dos prazos da tabela de temporalidade
        
        Definição dos níveis de acesso
        
        Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
        
        Definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los
        
        Tempo d arquivamento
    - - Inventário e classificação dos documentos
      - O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
      - O cliente deverá ter uma politica de backup, já estruturada.
      - Mapeamento dos processo, dos tipos de documentos relacionados no inventário
      - O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
      - O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
      - Integração com ERP e CRM
    - - Velocidade de transmissão
      - Gerenciamento do fluxo de papéis
      - Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
      - Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho
      - A pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores
      - Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas; exibe as imagens e os dados.
    - - Integração com o sistema de ERP da empresa
      - Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile
      - Formatos proprietários
      - Flexibilidade
      - Análise do software
        
        Resultado abaixo do esperado pelo cliente
        
        O custo da solução ideal ficará por conta do cliente
      - Software diferentes dos projetados
        
        A instituição contratante não arcará com custos adicionais
  - - - Será considerada finalizada a fase de instalação quando todos da instituição tiverem acesso ao sistema de documentos implantado