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Uso de la tecnología de información para la coordinación y el control -…
Uso de la
tecnología de información para
la coordinación y el control
EVOLUCIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
La alta gerencia, por el contrario, aborda en su mayor parte
los aspectos inciertos y ambiguos, como estrategia y planeación. Debido a que los sistemas de tecnología de la información basados en la computadora se han vuelto cada vez
más complejos
las aplicaciones han aumentado para apoyar la coordinación, el control
y la toma de decisiones de la gerencia acerca de problemas complejos e inciertos. los sistemas de tecnología de la información se aplicaban a las operaciones.
Tales aplicaciones se basaban en la noción de la eficiencia de la sala de máquinas
La inteligencia de negocios se refiere al análisis de alta tecnología de los datos de una
empresa con el fin de tomar mejores decisiones estratégicas. minería de datos, la inteligencia de negocios significa buscar y analizar los datos de múltiples fuentes a nivel de toda la empresa y, en ocasiones, también de fuentes externas
Mediante la aplicación de sistemas más complejos basados en la computadora, los gerentes
disponen de herramientas para mejorar el desempeño de los departamentos y de la organizacion n como un todo. Estas aplicaciones utilizan la información almacenada en las bases de
datos corporativas para ayudar a los gerentes a controlar la organización
Los sistemas de información
gerencial, incluidos los de reporte de la información, los de apoyo a las decisiones y los de información ejecutiva, facilitan una toma de decisiones rápida y efectiva. Los elementos para el control incluyen varios sistemas de control administrativo, como tableros
El sistema de reporte
de la información, la forma más común del MIS, proporciona a los gerentes de nivel medio reportes que resumen los datos y apoyan la toma de decisiones cotidiana. Por ejemplo,
cuando los gerentes necesitan tomar decisiones acerca de la programación de la produccion
Un sistema de información ejecutiva (EIS, por sus siglas en inglés) es un nivel más alto
de aplicación que facilita la toma de decisiones en los niveles más altos de la gerencia. Estos sistemas se basan en un software que puede convertir grandes cantidades de datos
complejos en la información pertinente y proporcionarla a los gerentes en el nivel superior
Un sistema de apoyo a las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés), proporciona
beneficios específicos a los gerentes en todos los niveles de la organización. Esos sistemas interactivos basados en la computadora dependen de modelos de decisión y de bases de
datos integradas. Utilizando el software de apoyo de las decisiones
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Sistemas de control administrativo
Los sistemas de control administrativo se definen ampliamente como las rutinas formales,
los reportes y los procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar los patrones en las actividades organizacionales.
Un tablero ejecutivo, a menudo llamado tablero
de desempeño de negocios, es un programa de software que presenta la información de negocios clave en una forma gráfica y fácil de interpretar y pone sobre aviso a los gerentes acerca de cualesquiera desviaciones
Los sistemas de tableros coordinan, organizan y muestran las métricas que los gerentes
consideran que son más importantes para un monitoreo regular y el software actualiza automáticamente las cifras. Los gerentes en Erickson Retirement Communities utilizan un
tablero para monitorear y controlar los costos
son los
sistemas de recompensa y los sistemas de control de calidad. Los primeros ofrecen incentivos para que los gerentes y los empleados mejoren su desempeño y alcancen las metas
departamentales. s. Los gerentes y los empleados evalúan qué tan bien se cumplieron las
metas previas, fijan nuevas metas y establecen recompensas por cumplir con los nuevos
Six Sigma específicamente es un
estándar de calidad altamente ambicioso, que especifica una meta de no más de 3.4 defectos por cada millón de partes. Sin embargo, se ha desviado de ese significado preciso para referirse a toda una serie de procedimientos de control que hacen hincapié en la implacable
búsqueda de un nivel de calidad más alto y de costos más bajos
Los sistemas de control de calidad
especifican los estándares para la participación de los empleados, el trabajo en equipo y la solución de problemas. Los sistemas de recompensa proporcionan incentivos para cumplir metas y puede ayudar a guiar y corregir el comportamiento de los empleados.
Los gerentes también pueden utilizar la supervisión directa para mantener las actividades
de trabajo departamentales dentro de los límites deseados. el uso específico de los sistemas de control depende de
los objetivos estratégicos establecidos por la alta gerencia.
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NIVEL Y ENFOQUE DE LOS SISTEMAS DE CONTROL
Los gerentes consideran tanto el control de la organización en general como el control
de los departamentos, los equipos y las personas. Algunas estrategias de control aplican a los niveles superiores de una organización, donde el interés es por toda la organización
o por las principales divisiones.
La sección de “BookMark” de este capítulo subraya los
cinco principios clave que aplican los altos directivos en las organizaciones exitosas para una administración y un control eficaces del desempeño.El control también es un aspecto
importante en el nivel operativo más bajo, donde los gerentes de departamento y los supervisores
la mayoría de las empresas utiliza una combinación de métricas del
desempeño y del control eficaz de la organización. Una reciente innovación del sistema de control, que se introdujo en el capítulo 2, es integrar las mediciones financieras y los
reportes estadísticos internos con un interés en los mercados y los clientes, así como en los empleados
. El balanced scorecard (BSC) es un sistema de control administrativo muy
completo que equilibra las medidas financieras tradicionales con las medidas operativas relacionadas con los factores críticos de éxito de una empresa.24 Un balanced scorecard
contiene cuatro perspectivas importantes, como se muestra en la figura 8.6: desempeño financiero, servicio al cliente, procesos de negocio internos
La perspectiva financiera se ocupa de que las actividades de la organización contribuyan al mejoramiento del desempeño financiero a corto y largo plazo. Incluye medidas tradicionales como la utilidad neta y el rendimiento sobre las utilidades. Los indicadores del servicio
al cliente miden cosas como la forma en que los clientes consideran a la organización
Las mediciones incluyen aspectos como
retención de empleados, mejoras en el proceso de negocios y la introducción de nuevos productos. Los componentes del balanced scorecard están diseñados de manera integral y se refuerzan mutuamente y vinculan las acciones a corto plazo con las metas estratégicas
a largo plazocomo se muestra en la figura 8.6. Los gerentes pueden utilizar el balanced
scorecard para establecer metas, asignar recursos
Los sistemas de información ejecutiva y los tableros facilitan el uso del balanced scorecard al permitir que los gerentes en el nivel superior hagan fácilmente un seguimiento
de las métricas en múltiples áreas, analicen con rapidez los datos y conviertan grandes
cantidades de datos en reportes de información claros. El balanced scorecard se ha convertido en el sistema de control administrativo
fundamental para muchas organizaciones, como Hilton Hotels, Allstate, British Airways y Cigna Insurance
Nivel departamental: control del comportamiento frente
a control del resultado
El balanced scorecard y el mapa estratégico son técnicas que utiliza primordialmente la
alta gerencia y los gerentes en el nivel superior. Los gerentes en el nivel inferior se enfocan en el desempeño de las personas a nivel del departamento y deben establecer metas
y estándares si se quiere que la organización alcance sus metas generales
Aun cuando
los gerentes en el nivel inferior pueden utilizar cualquiera de los sistemas de control que se menciona en la figura 8.4, el sistema de recompensas a menudo es de un interés primordial a nivel de supervisión Hay dos enfoques diferentes para evaluar y controlar el desempeño individual o del equipo
El control del comportamiento se basa en la observación por parte
del gerente de las acciones de los empleados, para ver si la persona sigue los procedimientos deseados y desempeña las tareas como se lo indicaron. ¿Las personas llegan a tiempo al
trabajo? ¿Se mantienen enfocadas en sus tareas o pasan mucho tiempo socializando con sus colegas? ¿Visten en forma apropiada para el trabajo? ¿Desempeñan sus puestos conforme a métodos establecidos o a las instrucciones del supervisor?
La tecnología de la información ha incrementado el potencial para que los gerentes
utilicen el control del comportamiento. Por ejemplo, los gerentes en muchas empresas monitorean el correo electrónico de los empleados y otras actividades en línea. Los minoristas como Saks y Sunglass Hut utilizan un software de administración de cajas
registradoras que monitorea las actividades de los cajeros en tiempo real
El control del resultado se basa en monitorear y recompensar
los resultados, y los gerentes pueden dar menos atención a la forma en que se obtienen esos resultados. Con el control del resultado, los gerentes no supervisan a los empleados
en el sentido tradicional. Las personas tienen una considerable autonomía en términos de cómo desempeñan sus puestos
El cambio del control del comportamiento al control del resultado ha tenido efectos
significativos positivos en las oficinas corporativas de Best Buy y en la actualidad los gerentes están tratando de implementar una forma del sistema ROWE en las tiendas
minoristas. Sin embargo, el control del resultado no necesariamente es lo mejor para todas las situaciones.
En algunos casos, el control del comportamiento es más apropiado
y efectivo pero, en general, los gerentes en las organizaciones exitosas se están desviando de la actitud de monitores y controlar de cerca el comportamiento hacia concederles
más discreción y autonomía a los empleados en lo que concierne a la forma en que desempeñan sus puestos. En la mayoría de las organizaciones, los gerentes utilizan tanto el
control del comportamiento como el control del resultado.