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Organización de evento - Coggle Diagram

- - - - Es común que en congresos científicos, los participantes viajen acompañados de sus parejas, que bien pueden no pertenecer al sector y por lo tanto no tendrán interés en asistir a las sesiones; por ello es necesario preparar un programa turístico paralelo a las sesiones del congreso, que garantice una alternativa interesante para los acompañantes normalmente de carácter cultural y social: excursiones locales, visitas a museos, tiendas, recorridos turísticos de interés para el participante (también se aplica para convenciones).
    - - El primer paso es la reserva y contratación y elección del menú para las comidas o cenas y tipo de café para los descansos de mañana y tarde, el número exacto de servicios requeridos para cada día se ajustara en los días previos al evento y la comida o cena de gala su planificación y reserva previa incluye
        
        Elección del menú y vinos.
        
        Montaje de las mesas y colocación de los comensales.
        
        Tratamiento de la mesa de la presidencia o VIP’s.
        
        Ornamentación de mesas y salón.
        
        Necesidades de megafonía, en caso de programa específico.
        
        Invitaciones y tickets.
        
        Tipo de vestimenta.
    - - Es importante efectuar un primer anuncio del evento uno o dos años dependiendo del evento antes de su celebración, con el fin de preparar la disposición de los posibles interesados, su reserva de agenda y medios financieros de asistencia; hay que tener en cuenta que el objetivo de este anuncio es hacer una comunicación masiva del evento y debe de contener los siguiente elementos:
        
        a) Imagen del evento: Nombre, logotipo y eslogan.
        
        b) Sede del evento y fechas.
        
        c) Nombre del organizador.
        
        d) Objetivos del evento.
        
        e) Breve sinopsis de los patrocinadores.
        
        f) Fecha en que se enviara el programa e información completa con formularios de inscripción.
        
        g) Tarjeta respuesta donde se solicita información adicional a los organizadores.
        
        h) Dirección y contactos de los organizadores.
        
        i) Se deberá hacer un primer mailing list de las direcciones de los participantes potenciales, continuando con notas de prensa en medios especializados y diarios en todo el ámbito territorial de procedencia de posibles
        
        asistentes.
    - - Se enviará como mínimo de un año de anticipación al evento, junto con el formulario o boletín de inscripción y alojamiento. En algunos casos se incluye en este mismo programa la petición de ponencias o “Call for Papers”, proceso que lleva a cabo el comité organizador, según sea la estructura organizacional del evento.
    - - El proceso de inscripciones requiere de un minucioso control que se lleva a cabo a través del comité técnico o la secretaria técnica, para su gestión se requiere de un formulario que servirá de recopilación de datos, el boletín de inscripción, y de un sistema de registro de gestión de estos datos, el programa informatizado de inscripciones
    - - Con el fin de generar un panorama de la información básica de información del evento,
        además de implementar otros medios de contacto para la información personalizada.
    - - Anuncio final
        
        Aproximadamente 3 meses antes del inicio los participantes deberán recibir información final sobre el contenido definitivo del evento, se aconseja enviar esta información por medio de un diptico o newsletter, o bien, a través de la página Web, dejando el programa oficial para su entrega con la documentación del participante el primer día del evento. Esta información se distribuirá al mismo mailing que el programa preliminar, así como a todos los proveedores de servicios de hoteles reservados para el evento; el contenido del anuncio final o newsletter incluirá:
        
        a) Bienvenida del presidente del evento.
        
        b) Recordatorio del proceso de inscripción y sus cuotas.
        
        c) Cuadro horario detallado del programa completo con indicación de las sesiones, ponencias y nombres de los ponentes y conferenciantes.
        
        d) Lugar y horario de entrega de documentación y acreditaciones durante el evento.
        
        e) Detalle sobre actos sociales, horarios y localización de la oficina de asistencia.
        
        f) Dirección y contactos de la sede del evento.
        
        h) Opcionalmente a los participantes inscritos procedentes de otro país se les incluirán etiquetas de equipaje con la imagen del evento.
      - Anuncio y distribución del programa
        
        El programa del evento, que se irá definiendo paso a paso por el Comité Organizador, a través de los diferentes comités o secretarías, ha de ser difundido en diferentes etapas, y a través de distintos comunicados. Su distribución puede hacerse por mailing tradicional o través de la página Web del evento; aquí es donde se comienza a preparar las estrategias de comercialización del evento.