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GTD (SEGUNDA PARTE: Practicando la productividad sin estrés es decir, en…
GTD
SEGUNDA PARTE: Practicando la productividad sin estrés es decir, en paz Pág. 113
4. Puesta en marcha: establece el tiempo, el espacio y las herramientas Pág.115
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8. Reflexionando: manteniendo la funcionalidad del sistema.**
"El propósito de todo este método de gestión del flujo de trabajo no es el de dejar que tu cerebro se relaje, sino antes bien permitirle que sea libre de experimentar una actividad más elegante, productiva y creativa" Pág. 225
Los muchos años que he dedicado a investigar e implantar esta metodología con innumerables clientes, me han demostrado que la fórmula mágica para la sostenibilidad del proceso es la Revisión semanal. Pág. 228
-- David Allen
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REVISIÓN SEMANAL
"es todo lo que tienes que hacer para volver a
vaciar tu cabeza y orientarla hacia las dos próximas semanas" Pág. 229
Escoger el momento y lugar adecuados para la revisión Pág. 232
1. Despejar
Recopilar todos los ciclos abiertos que se han generado a los largo de la semana y cosas que se han ido acumulando. Pág 229
b) Reunir
Reúne los papeles y materiales sueltos y colócalo todo en tu bandeja de entrada para procesarlo.
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Notas tomadas
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Garabatos en pedazos de papel, como servilletas, sobres, etc.
Interior de los recovecos, cajones, repisas, gabinetes
c) Llevar «entradas» a cero
Procesar ciclos abiertos y/o Archivar Referencia
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d) Vaciar la mente
Pon por escrito o en texto (en las categorías adecuadas) cualquier nuevo proyecto, elementos de acciones, cosas en espera y para hacer Algún día / Tal vez y todo lo demás que todavía no hayas capturado ni clarificado.
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a) Limpiar el área & lugar tranquilo
Antes de comenzar la revisión semanal, asegurar que el lugar está limpio de polvo y basura, así como escoger un lugar libre de distracciones, tranquilo y adecuado para trabajar.
2. Actualizar
Ahora tienes que «reforzar la retaguardia» y eliminar los recordatorios desfasados de tu sistema y poner al día y completar tus listas activas. Pág. 230
Revisa las listas de «Acciones siguientes».
Marque las acciones completadas. Revise los recordatorios para saber si es necesario registrar alguna otra acción.
Revisar los datos del calendario anterior
Revise el calendario anterior en detalle para los elementos de acción restantes, datos de referencia, etc., y transfiéralo al sistema activo.
Revisar el próximo calendario
Revise los próximos eventos del calendario, a corto y largo plazo. Capturar acciones provocadas
Revisar la lista de espera
Registre las acciones apropiadas para cualquier seguimiento necesario. Marque las tareas completadas
Revisa las listas de «Proyectos» (y «Resultados de Mayor Nivel»).
Evaluar el estado de los proyectos, metas y resultados, uno por uno, asegurando al menos un elemento de acción actual en cada uno.
Explore los planes del proyecto:
el material de apoyo y cualquier otro material de trabajo en progreso para desencadenar nuevas acciones, finalizaciones, esperas, etc.
Revise las listas de verificación relevantes
Úselo como disparador para cualquier nueva acción
Ser creativo
Revisa la lista «Algún día / Tal vez».
Revise los proyectos que ahora puedan estar activos y transfiéralos a "Proyectos". Elimina los elementos que ya no te interesan.
Sea creativo y valiente
¿Alguna idea nueva, maravillosa, descabellada, creativa, que invita a la reflexión y que asuma riesgos para agregar a su sistema?
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Tres modelos para decidir las acciones Pág. 84
3. El modelo de los 6 niveles
La última cuestión a considerar es la naturaleza de tu trabajo, así como sus objetivos y normas.
Horizon 3: Metas 1-2 años
Es lo que deseo experimentar en las diferentes áreas de mi vida y trabajo, dentro de uno o dos años, lo cual añade otra dimensión a la definición del trabajo.
Aquí es donde puedo ajustar la importancia de ciertos aspectos de mi vida y disminuir la de otros.
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Horizon 5: Propósito y principios
(Embajador de Cristo, usando GMP)
Horizon 1: Proyectos Actuales
Un proyecto es un racimo de dos o más acciones, y que se tiene que terminar en max 1 a 2 años, y es aquí donde se generan las acciones la mayoría de las acciones actuales
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Horizon 2: Áreas de enfoque
Yo creo y/o acepto los proyectos y acciones en virtud de las funciones, intereses y responsabilidades que tengo.
Estas son las áreas clave de mi vida y trabajo en las que quiero lograr los resultados deseados y mantener una calidad específica de vida. e.g.
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1. El Modelo de los Cuatro Criterios
1.Contexto
Mi campo de acción está definido por lo que soy de capaz de hacer aquí & ahora. e.g. Algunas acciones se pueden hacer en cualquier parte (como esbozar las ideas para un proyecto con papel 7 bolígrafo, pero la mayoría requieren de un lugar concreto (en casa, en la oficina) o disponer de alguna herramienta productiva a mano, como pueda ser un teléfono, un ordenador. Estos factores acotan mis decisiones sobre lo que puedo hacer en ese momento & lugar
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Lugar de hechura, en la casa, en la calle, en la escuela, en la oficina
2.Tiempo Disponible
Cuando se tiene que hacer otra cosas, es decir, si hay algo que hacer dentro de 5 minutos, entonces es muy poco tiempo para hacer otra cosas que necesite mas de 5 min.
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baja energía
estoy un poco cansado pero puedo hacer algunas cosas pequeñas como revisar mi correo o poder caminar un poco, sacar a las perra etc, pero no puedo estudiar ni leer, quizás ver películas si
Cero energía
De plano necesito dormir y/o descansar, ya ni siquiera puedo ver un video o película
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2. Modelo Tridimensional para
evaluar el trabajo diario
Haciendo el trabajo que surge en el momento
Frecuentemente el trabajo se puede presentar de manera insospechada e imprevista (inesperadamente) y me tengo que ocupar de él o decidir hacerlo según vaya presentando.
Aquí es donde decido si el trabajo imprevisto es mas importante que cualquier otra cosa que tenga que hacer en ese momento
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Definiendo el trabajo
Esto consiste en procesar la bandeja de entrada, mensajes digitales, y notas de las reuniones, así como desglosar los nuevo proyectos en pasos susceptibles de ser llevados a la práctica.
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Haciendo el trabajo predefinido.
Se trabaja a partir de las listas de acciones siguientes y el calendario, finalizando las tareas que ya habias decidido que era necesario hacer o gestionado el flujo de trabajo.
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Cosas que haré en la ciudad,
como mandados y/o trámites
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PRIMERA PARTE: El arte de organizarse con eficacia Pág. 33
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Termina los proyectos que empieces, cumple los compromisos que hayas adquirido, haz honor a tus promesas; sí así lo haces, tanto tu yo consciente como el inconsciente podrán tener éxito, lo que te llevará a un sentimiento de plenitud, valía e identidad.
—John-Roger