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GESTION DOCUMENTAL Y SU PROCESO - Coggle Diagram
GESTION DOCUMENTAL Y SU PROCESO
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones
NORMATIVIDAD
Decreto 2649 de 1993
Decreto 1584 de 1994
Ley 527 de 1999
Decreto 2150 de 1995
Ley 43 de 1913
ACTIVIDADES
Medios y técnicas de producción y de impresión
Determinación y selección de soportes documentales
Creación y diseño de documentos
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución.
NORMATIVIDAD
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 060 de 2001
Constitución Política Art. 15
ACTIVIDADES
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Recibo de documentos oficiales
DISTRIBUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
NORMATIVIDAD
Decreto 2150 de 1995 Art. 25
Acuerdo 060 de 2001 Art. 3
Decreto 229 de 1995
ACTIVIDADES
Distribución de documentos internos
Distribución de documentos enviados
Distribución de documentos externos
TRAMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
NORMATIVIDAD
Ley 58 de 1982
Decreto 01 de 1984
Constitucción Politica Art. 23
ACTIVIDADES
Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
Identificación del trámite.
Recepción de solicitud o trámite
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen
NORMATIVIDAD
Ley 4 de 1913
Decreto 01 de 1984
Constitucción Politica Art. 20
ACTIVIDADES
Estrategia de búsqueda
Formulación de la consulta
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución
NORMATIVIDAD
Ley 80 de 1993 Art. 55
Decreto 1382 de 1995
Ley 4 de 1913 Art. 289 y 337
ACTIVIDADES
Ordenación documental:
Descripción documental:
Clasificación documental
CONVERSACION DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizarla integridad física y funcional de los documentos
NORMATIVIDAD
Ley 14 de 1936
Ley 63 de 1986
Constitución Política Art. 8 y 95
ACTIVIDADES
Sensibilización y toma de conciencia
Prevención y atención de desastres
Diagnóstico integral
DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital
NORMATIVIDAD
Ley 47 de 1920
Ley 14 de 1936
Constitución Política de 1991 Art. 63, 70, 71 y 72
ACTIVIDADES
Eliminación de documentos
Selección documental
La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente