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trámite de comunicaciones en las empresas - Coggle Diagram
trámite de comunicaciones en las empresas
:pencil2: OBJETIVO: Definir las actividades requeridas para el trámite de las comunicaciones oficiales, independiente de su soporte o medio de ingreso, así como la gestión de las mismas dentro de la Entidad.
:pencil2: ALCANCE: Inicia desde la recepción de las comunicaciones oficiales de entrada, hasta el envío de comunicaciones oficiales de salida del COPNIA, incluyendo la generación y gestión de los memorandos.
:pencil2: NORMATIVIDAD:
:pencil2: DEFINICIONES:
-comunicaciones oficiales.
-correspondencia.
-correo certificado.
-documento.
-expediente.
-firma digital.
-folia.
:pencil2: CONDICIONES GENERALES:
la Unidad de Correspondencia Nacional, actuará como oficina central del COPNIA, a través de la cual se coordinará toda la gestión y control de comunicaciones de entrada y de salida de la Entidad. Conforme con la norma, los Consejos Seccionales actuarán como puntos satélites de atención
:pencil2: COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS:
Toda comunicación oficial interna y externa que sea enviada o recibida por medio de mensajes de datos, en cumplimiento de las funciones de la Entidad, debe ser registrada y radicada en el sistema. Los mensajes de datos que no requieren radicación son todos los mensajes de datos de carácter personal y/o que no se enmarcan en el contexto de una comunicación oficial para el COPNIA.
El correo electrónico institucional de la entidad es
contactenos@copnia.gov.co
, el cual constituye el vínculo oficial de comunicación entre los ciudadanos y el COPNIA; sin embargo de acuerdo a la ley 1437 de 2011 se ha habilitado el correo electrónico
notificacionesjudicales@copnia.gov.co
como buzón exclusivamente para recibir notificaciones judiciales, estos dos canales serán los únicos que podrán ser mayormente divulgados a la sociedad en general (con excepción de los correos de las Unidades de Correspondencia Seccional).
La unidad de correspondencia controla las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, por medios físicos, electrónicos, ópticos o similares, cómo pagina web y correo electrónico
:pencil2: COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
Todas las comunicaciones, independiente del medio en que se reciban (entrega personal, entrega por mensajería, correo electrónico, portal web), son de carácter institucional, por lo que ningún funcionario podrá atender o despachar directamente asuntos relacionados con documentos que no hayan sido previamente radicados.
En caso de que las comunicaciones recibidas no estén relacionadas con las funciones y competencia de la entidad, se orientará al ciudadano sobre el trámite a seguir, teniendo en cuenta el artículo 21 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el que se establece que “Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito”
El registro de ingreso de comunicaciones allegadas (física o electrónicamente) se realiza a través del sistema Invesicres o mediante registro de contingencia, atendiendo el procedimiento correspondiente (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES).
En el proceso de radicación, el funcionario encargado deberá digitalizar la comunicación y los anexos, verificando que toda la información sea capturada usando las herramientas y mecanismos disponibles dependiendo del tamaño, tipo de papel y estado del documento con el fin de garantizar la mejor calidad posible en la imagen capturada.
Todas las comunicaciones, independiente del medio en que se reciban (entrega personal, entrega por mensajería, correo electrónico, portal web), son de carácter institucional, por lo que ningún funcionario podrá atender o despachar directamente asuntos relacionados con documentos que no hayan sido previamente radicados.
:pencil2: COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (ENVIADAS)
Todo documento de carácter oficial que se genere y envíe por mensajes de datos (Correo electrónico entre otros), servicios postales y de mensajería o notificación personal, deberá cumplir con la condición de radicación y registro en el sistema de correspondencia y por ende debe ser suscrita por quienes la entidad ha definido como aquellos que tienen la autoridad para hacerlo.
El registro de comunicaciones oficiales de salida se realizará siempre por un consecutivo de radicación única e independiente. Al inicio de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva del código a partir de (1) uno.
Está prohibido el envío por la unidad de correspondencia de elementos como dinero, encomiendas, comidas, estupefacientes, líquidos corrosivos, comunicaciones privadas (extractos bancarios, recibos de pagos, entre otras) de toda índole.
