Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Правила роботи з електронними документами - Coggle Diagram
Правила роботи з електронними
документами
ЗБЕРІГАННЯ
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері
Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання
Має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний
При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії
Має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання
ЦІЛІСНІСТЬ
Перевірка цілісності електронного документа
проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.
Одержання електронного документа
Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора
Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження
У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом
Відправлення та передавання електронних документів
Здійснюються автором або посередником в електронній формі
За допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем
Або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ
У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання
Основні принципи електронного документообігу
Однократна реєстрація документа
Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
Безперервність руху документа
Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів, що виключає дублювання документів
Ефективно організована система пошуку документа
Правовий статус електронних документів
В Україні використання електронних документів та цифрових підписів регулюється на підставі Закону України «Про електронні документи та електронний докмуентообіг»
Оригінал електронного документа
Електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами
Обов’язково з наявним електронним цифровим підписом автора
Електронна копія документа засвідчується у порядку, встановленому законом
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу
У визначених законодавством випадках може він бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії
Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили
Лазаренко Ярослав