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El proceso de las relaciones públicas - Coggle Diagram
El proceso de las relaciones públicas
Este proceso consta de cuatro fases:
METAS Y OBJETIVOS
Tipo de influencia que el cliente espera ejercer en los públicos: cómo informarlos o cómo modificar sus actitudes o comportamientos.
Declaraciones sobre el propio proyecto de relaciones públicas, tales como su composición o cómo debe aplicarse.
ESTRATEGIAS
Planificar y ejecutar el proyecto para cumplir los objetivos, su grado de eficacia y cumplimiento del personal
INVESTIGACIÓN
Consta de 3 elementos clave: el cliente u organización, problema real o potencial para ser resuelto y sus públicos
EVALUACIÓN
Seguimiento y ajuste del proyecto
Examina el grado de eficacia en su cumplimiento por parte del profesional.
Cada uno de estos elementos puede ser modificado atendiendo a las deman-das de los diferentes públicos: clientes, trabajadores, accionistas, medios de co-municación, comunidad, consumidores, etc.
INVESTIGACIÓN
INV. DEL CLIENTE
El historial del cliente u organización (situación financiera, reputación, proyectos de relaciones públicas pasados y presentes, fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de relaciones públicas) son un punto de partida esen-cial para cualquier proyecto.
En el departamento interno de una empresa o institución, el cliente será esta organización.
OPORTUNIDADES Y PROBLEMAS DE LAS RR.PP
Oportunidad: Utilizar estrategias de comunicación con el objetivo de mejorar las relaciones internas y/o externas de una organización y sus fines organizativos.
Problemas: son identificados como el resultado de eventos pasados, actividades corrientes y proyecciones futuras, y que probablemente impide que la organización alcance sus fines.
Proyectos proactivos: aprender y desarrollar actitudes que puedan predecir problemas y actuar incluso antes de que sucedan
Proyecto reactivo: No cuenta con un plan para hacer frente a los cambios repentinos que afectan una organización. La empresa reacciona a las circunstancias y y su gerencia tiende a resolver los problemas planteados de forma espontánea, impulsivamente o de manera improvisada.
INV. DE LOS PÚBLICOS
Identifica a los grupos que deben dirigirse los mensajes, determinar la investigación de datos recopilar o procesar los datos, usar métodos y técnicas de investigación.
IDENTIFICACIÓN DE LOS PÚBLICOS
Principales públicos del entorno organizativo: trabajadores, medios de comunicación, comunidad local, clientes y consumidores.
Públicos especiales: donantes, padres, estudiantes y proveedores
SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN
Se requiere un análisis de situación de la significación de cada público potencial para el cliente u organización.
Las cuatro preguntas que hay que plantearse a la hora de seleccionar y priorizar a los públicos son:
¿Quién es ese público? (demográfica, psicográficamente y así sucesivamente).
¿Por qué es importante para nosotros?
¿Qué públicos son más importantes para nosotros, ordenados por prioridad?
¿Cuán activo o implicado está este público en relación con nuestros inte-reses?
DATOS
Conocer el nivel de información de cada público sobre la organización; la imagen y otras actitudes relevantes que tienen sobre la organización, sus productos y servicios
Investigación demográfica, de los hábitos mediáticos y de los niveles de uso de los medios de comunicación de cada segmento de público, nos in-dicará cómo llegar mejor a ellos
MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
INV. CUALITATIVA
Archivos del cliente: informes de negocio, estadísticas, informes financieros, proyectos pasados de relaciones pública, discursos de ejecutivos, revistas de empresa, comunicados de prensa, memorandos, folletos, boletines internos, vídeos corporativo
Materiales publicados: artículos o reportajes publicados en los medios de comunicación o en publicaciones del sector, encuestas o sondeos publicados, documentos gubernamentales, directorios y datos publicados por los sindicatos.
Públicos objetivo: Líderes de opinión, periodistas influyentes y otras personas de la comunidad
Feedback: Las respuestas se obtienen de llamadas, email, correo postal o entrevistas
Internet: Yahoo y Google (analytics,adds)
Focus group
INV. CUANTITATIVA
Encuestas por muestreo: información del público, actitudes, comportamiento y hábitos mediáticos
Experimentos: entrevista, cuestionarios, lenguaje,
Análisis de contenido: Grupos de discusión, material escrito, recolección de datos, basado en los resultados obtenidos y fórmulas objetivos.
METAS Y OBJETIVOS
METAS
Ofrecer una visión de la situación o condición deseada. Todos los objetivos han de dirigirse a alcanzar la meta, puede ser especifica (confianza de la comunidad, política de seguridad) o propósitos de la organización (marketing, finanzas, recursos humanos)
OBJETIVOS
Nos indican qué acciones han de ser tomadas para conseguir la meta del proyecto, esta es la función de la planificación estratégica.
CARACTERÍSTICAS
Especificos y claros, se deben redactar, ser aceptables, medibles y alterables, realistas y alcanzables, creíbles, temporales y presupuestable
TIPOS
IMPACTO
Objetivos cognitivos
Exposición del mensaje, comprensión del mensaje y retención del mensaje
Objetivos afectivos
Creación de actitud, refuerzo de actitud y cambio de actitud
Objetivos conativos
Creación de comportamiento, refuerzo de comportamiento y cambio de comportamiento
PRODUCCIÓN
Distribución de medios no controlados y distribución o ejecución de medios controlados
ELEMENTOS
¿Qué debemos hacer?
La redacción de esta acción en el plan debe hacerse utilizando el infinitivo.
¿Con quién?
Público objetivo porque nada puede lograrse sin alguna forma de implicación humana.
¿Por qué esta acción es necesaria para lograr la meta del proyecto?
El propósito del objetivo está especificado como un resultado medible, qué comportamiento se espera del público objetivo como resultado de la acción llevada a cabo
ESTRATEGIA
Tema y mensajes
Línea argumental, mensajes, ámbito global. Tema fácil de recordar (frase corta, slogan, tema breve y creativo)
Técnicas
Acciones y eventos
El proyecto debe incluir un evento o acción central que los conviertan en noticiables, interesantes y eficaces a la hora de mejorar la imagen del cliente.
Tácticas no controladas y controladas
No controladas: El profesional de las relaciones públicas pierde el control de estos materiales una vez entregados o comunicados a los periodistas
Controladas: El cliente paga por comunicar (folletos, revistas, boletines, memorias, materiales audiovisuales)
Una estrategia define las grandes orientaciones, los grandes proyectos, los objetivos a alcanzar
Las técnicas definen la manera en que (los procesos a través de los cuales) el profesional de las relaciones públicas enfocará el tema, cómo gestionará la transmisión de los mensajes a los públicos objetivo de la estrategia.
Las tácticas se corresponden con iniciativas concretas a través de las cuales se gestiona los problemas y oportunidades espontáneos y sortea los obstáculos.
Comunicación eficaz
Credibilidad de la fuente
Las características de las fuentes creíbles son la fiabilidad, la experiencia, el dinamismo, el atractivo físico y las similitudes percibidas entre la fuente y el receptor.
Información de interés
El contenido del mensaje debe ser motivador para el público. Aquella informa-ción que no es de interés para un público determinado, debe descartarse.
Comunicación verbal
Las formas de comunicación utili-zadas en un proyecto de relaciones públicas deben utilizar las palabras exactas. La exactitud, la simplicidad de la palabra escogida contribuye a la claridad del lenguaje.
Comunicación no verbal
Deben cuidarse todas las cuestiones relativas a la atmósfera deseada para un evento, las formas de comunicación interpersonal (iluminación, decoración, música, sonido, espec-táculo), el protocolo y la programación temporal.
Comunicación bidireccional
Permitir la interacción con el público (buzones de sugerencias de los empleados, cuestionario, cartas, reuniones)
Influencia de los grupos
La aceptación por parte de los líderes de estos grupos del mensaje o postura de nuestro cliente es crucial para la real influencia del grupo a nuestro favor, es decir, para la aceptación por parte de to-dos los miembros, dada su cohesión y conformidad.
Exposición selectiva
Primero se dirigirá a los públicos «positivos», luego a los «algo positivos», luego a los «inde-cisos» y finalmente a los «algo negativos». Los «negativos» deberían descartarse, dada su extrema oposición o desacuerdo con el mensaje del proyecto
Lideres de opinión
Tener y mantener una agenda de contacto de todos los líderes importantes de su comunidad que incluya también su posición, su disponibilidad y su influencia sobre otros públicos.
Participación del público
Conseguir la participación del público, para que contacte y experimente con los productos o servicios del cliente, es decir, se autopersuadan puesto que lo vuelve más eficaz
EVALUACIÓN Y CONTROL
Evaluación de los objetivos cognitivos
Exposición del mensaje
cobertura in-formativa a través de los recortes de prensa, mediciones de audiencias de programas de televisión, radio o internet
Comprensión del mensaje
Debe ser medido por encuestas
Retención del mensaje
se comprueba normalmente formulando preguntas diseñadas para comprobar el conocimiento del público objetivo sobre el mensaje del cliente.
Evaluación de los objetivos afectivos
las técnicas más frecuentes sean los cuestionarios de respuestas con la escala de Likert y los diferenciales semánticos.
Evaluación de los objetivos conativos
Públicos objetivos
Medición de las actitudes, analizar la conducta de los públicos requiera testar antes y después de la exposición al proyecto.
Analizar el comportamiento
ontabilizarse, como la asistencia a un evento, el número de llamadas recibidas, visitas a sitios web o correos electrónicos recibidos.
Evaluación de los objetivos de producción
Distribución de medios controlados y no controlados
Esta efectividad puede ser evaluada llevando un registro del número de comunicados de prensa enviados a los medios de comunicación, del número de contactos realizados con periodis-tas, del número de parlamentos realizados con los públicos objetivo, del número de publicaciones enviadas a cada público, o del número de reuniones mantenidas con los miembros de los públicos objetivo.
Impacto y producción
Se reciclan las evaluaciones, se ajustan las relaciones permanentes con diversos públicos, y pueden ayudarnos a la hora de planificar un nuevo proyecto de relaciones públicas a corto plazo con los mismos públicos o similares