Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
KANBAN Quản lý công việc hiệu quả - Coggle Diagram
KANBAN
Quản lý công việc hiệu quả
Phần 1: 5 kẻ đánh cắp thời gian
Quá nhiều công việc được thực hiện
Càng nói không càng ít việc
Tại sao chúng ta nhận nhiều công việc hơn khả năng thực sự của mình?
Thuật ngữ WIP (quá nhiều công việc được tiến hành
Chi phí trì hoãn
Thời gian chu trung bình 1 việc = WIP trung bình/ Thông lượng
Cần có cơ chế bảo vệ bản thân khỏi bẫy WIP
Học cách nói không
Tự do là không có sự phụ thuộc
Yếu tố phụ thuộc không xác định
Kiến trúc (phần mềm, phần cứng) không thể thay đổi
Chuyên môn: Một người sở hữu kiến thức cố định
Hoạt động: không thể thực hiện cho đến khi hoạt động khác hoàn tất
Bài học kinh nghiệm
Các bộ phận cần biết thông tin quan trọng của nhau
Mỗi 1 nhân tố phụ thuộc đều làm gia tăng xác suất trì hoãn
Khi nhu cầu ở mức cao số lượng chuyên gia sẽ không đáp ứng đủ
Công việc không có kế hoạch xen ngang
Không chỉ đánh cắp thời gian mà cả khả năng dự báo tương lai
Gia tăng rủi ro và tính bất ổn
Dành ít thời gian thực hiện công việc không nằm trong kế hoạch mang hiệu suất thấp
Lập kế hoạch dự trù cho cv không có kế hoạch
Xung đột các nhiệm vụ ưu tiên (không xác định được đâu là việc quan trọng
Chỉ có 1 thứ quan trọng nhất
Khi xung đột ưu tiên là lúc mọi người không chắc chắn về sự ưu tiên cao nhất
Công việc bị sao nhãng
Công việc sao nhãng quan trọng sẽ trở thành cấp bách nếu k giải quyết
Xem xét tới mức cần thiết của "dự án quái vật" (dự án tốn nguồn lực nhưng k hiệu quả)
Phục kích kẻ đầu sỏ
Chúng ta thường nhận nhiều công việc hơn khả năng của mình
Do trong cùng 1 nhóm nên nể nhau
do nỗi sợ bẽ mặt trước mọi người
Làm cho những người ta quý mến
Con người thường lạc quan nghĩ rằng mình có thể làm nhanh chóng
Bắt đầu 1 việc mới sẽ thú vị hơn việc cũ
Dấu hiệu có quá nhiều WIP
Thường xuyên thay đổi bối cảnh làm việc
Bắt đầu nhiệm vụ mới trước khi hoàn thành nhiệm vụ trước đó
Công việc bị sao nhãng để lâu
WIP được chia thành 3 nhóm
Viên đạn bạc: Những yêu cầu cần thực hiện ngay
Công việc kinh doanh
Công việc nhóm
Chia nhỏ công việc để dễ hoàn thành
Phơi bày các nhân tố phụ thuộc
Khi bạn cảm thấy bạn không còn ổn thì bạn đã không ổn trong thời gian rất dài rồi
Việc khó khăn nhất là giao tiếp giữa các nhóm
Cách giải quyết nhân tố phụ thuộc
Sử dụng cuộc họp đứng giữa các nhóm để tìm nhân tố phụ thuộc
Xác định bằng ma trận phụ thuộc
Theo dõi, thay đổi vai trò nhân tố phụ thuộc luân phiên
Bài học kinh nghiệm
Nếu có nhân tố phụ thuộc bạn sẽ phải trả giá vì nó khiến tổ chức không mạnh
Cần nêu bật các nhân tố phụ thuộc để ngăn chặn kẻ cắp nhân tố phụ thuộc
Nêu cụ thể các NTPT để giảm thiểu rủi ro
Sắp xếp quay vòng
Ưu tiên, ưu tiên, ưu tiên
Khi mọi thứ đều được ưu tiên thì không có gì là không ưu tiên
Mục tiêu của bạn cần ưu tiên là xác định công việc nào hoàn thành tiếp theo
Tránh ôm đồm quá nhiều việc do xung đột ưu tiên
Phương pháp đưa ra sự ưu tiên
Ý kiến của người được trả lương cao nhất
Chi phí trì hoãn
Nhập trước, xuất trước
Công việc thực hiện ngắn nhất được ưu tiên trước hết
Chúng ta thường tự tin ngay cả khi chúng ta sai
Ngăn chặn sự xao nhãng
Khi có quá nhiều công việc diễn ra những điều tồi tệ sẽ xảy đến như thường xuyên phải thay đổi bối cảnh
Đặt khung thời gian để kết thúc các hạng mục phê chuẩn
Giảm dần số ngày phê chuẩn
Khi công việc k được động đến trong nhiều tuần, tháng => quên đi => đó chính là kẻ cắp xao nhãng
Khi cố làm quá nhiều thứ 1 lúc sẽ không hoàn thành được việc gì
Một cây cầu được hoàn thành giá trị rất tốn kém nhưng mang lại giá trị về sau
Xác định công việc xao nhãng
Chủ đề
Khách mời
Điểm đến
Tình hình
Cách tránh xa kẻ cắp xao nhãng
Ghi nhận danh sách bị xao nhang
Tạo ra không gian để hoàn thành công việc
Dừng việc bắt đầu công việc mới trước khi hoàn thành công việc cũ
Bài học rút ra
Công việc quan trọng bị trì hõan sẽ trở thành công việc cấp bách không kế hoạch
Cụ thể hóa sự xao nhãng
Loại bỏ công việc giá trị thấp
Số liệu và phản hổi tình huống
Hãy ở mức gần đúng thay vì sai hoàn toàn
Số liệu hay tiền bạc
Kẻ đánh cắp thời gian O'Gam
O'Gam tiết lộ bạn mất bao nhiêu tiền
Minh bạch và cải thiện khả năng dự báo
Đánh giá vận hành
Các buổi đánh giá là cơ hội để thuyết trình các thông số khách quan
Sử dụng khung thời gian sẽ tiết kiệm và thuyết trình hợp lý
Các thông số cần thiết
Thông lượng
Thời gian tiến trình
thời gian mất với các vấn đề, hạng mục khúc mắc
Theo dõi thông số theo thời gian kiểm tra kết quả