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Tema 5.1: La información y la documentación - Coggle Diagram
Tema 5.1: La información y la documentación
La
información
es el conjunto organizado de datos que posibilita tanto el análisis de las estrategias, como la toma acertada de decisiones.
Características
Validez:
La fuente de la que procede la información y si esta es fiable.
Vigencia:
Si la información es actual o si.
Valor:
indica la utilidad de esa información.
Ser completos
Las empresas que logren un uso eficiente de los datos, les permitirá minimizar sus costes, incrementar su rendimiento y mejorar su venta competitiva.
La documentación
Es preciso mantener actualizada, organizada y disponible. Se genera a partir de las relaciones que existen en la empresa y su entorno: clientes, proveedores, empleados y administraciones públicas.
Criterios de la clasificación de la documentación
Administración
Documentos:
escrituras de constitución y estatutos, plan de empresa, NIF e inscripción en el Registro Mercantil.
Encargado de la creación de la empresa, de la organización y la planificación que permiten el desarrollo de las estrategias a seguir para lograr los objetivos marcados.
Contabilidad
Encargado de los recursos económicos de la empresa de las finanzas y la contabilidad.
Documentos:
libros, cuentas de medios de pago, facturas e impuestos.
Logística
Encargado de las compras, la distribución y el almacenaje de las mercancías.
Documentos:
albaranes, packing list y conocimientos de embarque, libros de entrada y salida de mercancías del almacén.
RR. HH.
Encargado de la selección, contratación, formación y retribución de los trabajadores.
Documentos:
Inscripción en la seguridad social, ofertas de empleo, contratos, alta de trabajadores en la seguridad social, nóminas y cursos.
Comercial
Encargado de las ventas y de las relaciones con clientes.
Documentos:
orden de trabajo, fichas de clientes, tarifas, presupuestos, publicidad y atención al cliente.
Producción
Documentos:
orden de trabajo, fichas de materiales, hoja de instrucciones y control de calidad.
Encargado de la fabricación y del desarrollo de i+D+i, así como de la calidad de los productos.
Fuerza probatoria
Privados:
se realizan entre particulares.
Mercantiles:
se dan entre empresas o entre estas y particulares.
Públicos:
los emiten los funcionarios públicos.
Conversación
La documentación se guarda en su archivo.
Funciones
Guardar, conservar y custodiar los documentos.
Crear un centro de consulta de la información
Facilitar la localización rápida de los documentos.
Demostrar y acreditar, la realización de un acto por parte de la empresa.
Cumplir con las obligaciones legales.
Nivel
Histórico
Documentos no vigentes. Se guardan por motivos legales o consulta.
De gestión
Documentos recientes que se consultan con frecuencia.
Intermedio
Documentos no vigentes y no de uso habitual, pero deben ser conservados por ley.