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Aspectos Fundamentales para Organizar una Reunión - Coggle Diagram
Aspectos Fundamentales para Organizar una Reunión
Elementos previos para organizar una reunión
Fecha y reserva de la sala
Dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o actividades).
Necesidad de acceso a Internet.
Capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos).
Necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector).
Alcance de la reunión
Duración y agenda.
Agenda.
Número y capacidad de los participantes.
Aviso a los participantes
Invitación.
Aviso.
Motivo de la reunión
¿Una teleconferencia sería suficiente?
¿Cuál es el propósito de la reunión?
¿Una conferencia en la Web o una reunión virtual (Internet) sería suficiente?
Convocatoria de una reunión
Tipos de convocatoria
Estratificada.
Convocatoria personalizada.
Internacional.
Convocatoria pública.
Nacional.
Pasos a tener en cuenta
Competencia - cooperación.
Actividad y proceso.
Composición.
El tamaño.
Habilidades.
Interrogantes a contestar
¿A qué convoca?
¿Cuáles son las bases para participar? y ¿Cuáles son las expectativas de los participantes?
¿A quién se convoca?
¿Quién avala el certamen?
¿Quién o quienes y para qué convoca?
Agenda y contenido de una reunión
Puntos que conforman el contenido de la reunión
Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anterior.
Lista de los puntos específicos para tratar en la reunión. Tiene el contenido más significativo.
Revisión y aprobación del acta de la reunión anterior.
Otros puntos que permiten a los asistentes expresar sus áreas de atención.
Comentarios a los puntos del orden del día.
Acuerdos y anuncios para la próxima reunión.
Bienvenida y apertura de la sesión.
Cierre de la reunión.
Típicamente, los puntos en un orden del día pueden ser.
Pasos para crear una agenda
Escribe una declaración breve y objetiva.
Escribe un programa para los puntos principales de la reunión.
Incluye información relacionada con "¿quién? " , " ¿donde?" y "¿cuándo?" en el encabezado.
Asigna el tiempo para los invitados especiales.
Comienza dándole un título a tu agenda.
Proporciona un tiempo adicional al final de la reunión para las preguntas y respuestas.
También pueden proporcionar un esquema temático de los temas de discusión.
Revisa la agenda en busca de errores ante de distribuirla.