Questo tipo di missiva si utilizza per comunicazioni ufficiali di lavoro, di reclamo o commerciali. Il destinatario (una ditta, un ente pubblico, un’autorità, un esperto, un professionista) è generalmente estraneo al mittente, che può anche non conoscerlo personalmente. Lo scopo può essere quello di fornire informazioni, sporgere un reclamo o una lamentela, far conoscere un prodotto commerciale, ecc…. Il linguaggio è formale e adeguato al contesto, contiene delle formule fisse di cortesia come l’uso del “Lei” e del “Voi” nelle lettere commerciali. La lettera deve essere strutturata con chiarezza e concisione, che permettano al mittente di mirare all’essenziale, suscitando l’interesse di chi legge