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Ordenação de Documentos na Atividade Bibliotecária, Bibliografia, Jessica…

- - - - De modo análogo a outras atividades, a ordenação de documentos resulta na produção de mensagens, neste caso, aquela que é evidenciada pela alocação física dos documentos.
        Isoladamente nenhum documento precisa ser ordenado, pois sua localização se define pela relação que estabelece com os demais documentos da coleção a que pertence, do que podemos dizer que a atividade só ganha significado quando pensada para coleções o parcelas de coleções.
- - - - Assim, a ordenação deve ser compreendida como processo realizado sobre dois objetos concretos: documentos e metadados dos documentos. Considerando a atividade no tempo, a ordenação de metadados refere-se à ordem atribuída às referências de bibliografias e seus índices de acesso, aos cabeçalhos de fichas catalográficas, aos pontos de acesso dos índices das bases de dados de qualquer tipo e aos termos que compõem as hierarquias construídas para navegação e acesso a documentos eletrônicos.
        
        Tanto a ordenação de documentos quanto a ordenação dos metadados dos documentos demonstram, simultaneamente, a anterioridade e a atualidade da atividade. A atividade de ordenação em sentido amplo apresenta funções de
        caráter comunicativo e gerencial, o segundo sempre voltado a dar contado primeiro.
        
        Um código ou um endereço eletrônico atribuído a cada documento singulariza-o diante dos demais em uma coleção, possibilitando o acesso, ao realizar a relação entre o registro do documento na base de dados e sua localização em um espaço tradicional ou eletrônico. Desse modo, os pontos de acesso dos diversos repertórios bibliográficos remetem aos registros a que se referem, que, por sua vez, indicam os documentos correspondentes, com exceção das bases de dados cadastrais.
- - - - Por sua vez, o instrumento que efetivamente permite executar essa atividade segundo sua própria sistemática em uma dada coleção é o plano de ordenação.
        Atribui-se a cada documento um lugar único, o que permite a fácil e rápida recuperação do documento, bem como seu retorno ao mesmo lugar, possibilitando a manutenção da ordem inicial com o mínimo de esforço.
        Para operacionalizar a ordenação de documentos, é comum que se recorra à cota, que é o dado de localização de um documento em uma coleção.
        A cota é geralmente representada por um conjunto de letras ou números, que será reproduzido no documento e em todas as suas imagens (registro de entrada, catálogos, etc.), permitindo que seja encontrado no lugar que lhe foi atribuído
        
        Desse modo, cotação é a operação de elaboração da cota de um documento pertencente a uma coleção para a determinação de sua posição ou localização nesta coleção.
        Envolve uma etapa propriamente intelectual relativa à elaboração da cota, seguida de uma etapa marcadamente material que se dá com a inscrição da cota no registro do documento na base de dados e a produção de uma etiqueta e a colagem desta no documento.
        Recorre-se à recotação quando se opta por um novo modo de ordenação que conduz à mudança de lugar dos documentos com a atribuição de outra cota conforme o novo quadro de ordenação escolhido.
        
        A origem do plano de ordenação que caracteriza o modelo francês encontra-se na experiência da Bibliothèque Publique d’Information, do Centre Georges Pompidou, em Paris. Devido à grande quantidade de documentos disponíveis para acesso livre, desde sua criação, em 1977, a atividade de atribuição das cotas como um processo pós-determinado, a partir da cdu, gerou uma multiplicidade de cotas sem controle.
- - - - Se ordenar documentos é propor um arranjo para eles em um certo espaço, a chave da ordenação é o método adotado, seja o cronológico ou o alfabético (sequencialmente definidos) ou o classificatório (estruturalmente concebido). Classificar documentos não se refere unicamente ao atributo assunto, no sentido de combinação de conceitos relativos a conteúdos temáticos, porque não se trata de classificar os conhecimentos constantes dos documentos, mas ordenar esses documentos segundo as diversas características pertinentes ao objetivo de comunicação da informação. A classificação bibliográfica é operação lógica de identificação de atributos dos documentos como um todo no conjunto da coleção, e não apenas quanto ao seu conteúdo temático.
        
        Esses sistemas contam, normalmente, com um esquema geral de classificação por grandes temas ou disciplinas, tabelas auxiliares (que se referem a aspectos comuns que podem ser utilizados em qualquer classe do esquema, como forma, tempo, espaço e ponto de vista) e um índice alfabético que facilita o acesso às diversas perspectivas sob as quais um termo pode ser abordado (por exemplo: criança em psicologia, em educação, em antropologia, em religião, etc.), assim como, à classe ou subclasse da estrutura hierárquica mais adequada aos objetivos da classificação.
        
        Considerando as vantagens apresentadas pelo uso dos sistemas de classificação bibliográfica para a ordenação de documentos, como os parâmetros cognitivos que oferecem para uma navegação entre documentos e a familiaridade dos públicos quanto à sua estruturação, o exame de suas características e de suas formas de uso permite ampliar a compreensão desses sistemas.
        Sistemas de classificação bibliográfica foram desenvolvidos para contemplar em especial documentos da categoria livro e outros textos escritos, como obras literárias, monografias acadêmicas, além de obras de referência e periódicos.
        
        Por sua vez, a denominação ‘sistema de classificação documentária’ é adotada para caracterizar a cdu desde seu surgimento, pois ela foi pensada para ser aplicada à ordenação de diferentes tipos de documentos em contextos diversos, possibilitando a ordenação de repertórios bibliográficos e catálogos; obras em bibliotecas; notas, observações, extratos de documentos diversos destinados ao estudo e trabalhos pessoais; sumários de periódicos; documentos gráficos, ilustrações e fotografias; patentes; catálogos industriais, entre outras aplicações documentárias.
        
        A classificação bibliográfica foi adotada para a ordenação dos documentos por assuntos, tipos de documentos, etc.
        No entanto, é preciso tratar da classificação bibliográfica e da indexação como duas operações básicas e distintas de organização da informação. O produto deste tipo de representação é uma notação classificatória baseada em uma representação linguística referente a uma classe, seguida de elementos que realizam a individualização do item na coleção.
- - - - Essa ordem é correlata à ordem de citação ou ordem das facetas, segundo a literatura sobre classificação bibliográfica, na medida em que cada atributo age como faceta, conforme indica Anthony Foskett: “O efeito da ordem de citação é agrupar materiais sobre tópicos que se enquadram na faceta primária, mas dispersar informações sobre tópicos que se enquadram em qualquer uma das outras facetas” (p. 81).
        No entanto, as opções possibilitadas pela combinação de diferentes atributos são variadas e, em qualquer caso, deve-se avaliar quais e quantos são os atributos mais indicados para a ordenação de documentos no contexto em questão.
        
        A partir da escolha dos atributos pode-se chegar a dois modos de ordenação: um de matriz sequencial e outro de matriz hierárquica.
        Por meio dele os documentos são primeiramente agrupados, pois o que está em evidência são as características similares que os unem num mesmo grupo e os posicionam em relação aos outros grupos dentro da estrutura classificatória.
        Assim, há uma generalização que iguala os documentos, nivelando-os numa escala de valores, que determina a horizontalidade do grupo, e uma individualização subsequente que permite que cada item assuma sua posição no arranjo.
        
        Se esses tipos de ordem parecem indicar entendimento comum
        quanto a alguns modos de ordenação, a compreensão explicitada por cada um dos autores confirma a diversidade de escolhas possíveis. Porém, uma análise mais detida do quadro permite-nos identificar modos de ordenação que, por estarem assentados sob as mesmas bases, poderiam ser agrupados segundo um elemento ordenador de maior escopo, configurando propriamente três métodos de ordenação, como segue:
        
        Cronológico: utilizado quando ocorre a escolha de atributos passíveis de serem ordenados numa sequência de tempo progressivo, ou seja, quando se deseja ordenar documentos por períodos temporais que darão origem a sequências contínuas.Litton, Hjørland e Slavic separam a ordem cronológica e a ordemde entrada, mas parece-nos pertinente reuni-las sob a ordenação cronológica uma vez que a ordem de entrada (accession order, em inglês) se estabelece também mediante emprego de atributos cronológicos que definem progressiva e linearmente a precedência de um documento em relação ao que o segue.
        Slavic nos lembra que nas bibliotecas europeias a prática de etiquetagem dos livros para fins de ordenação era frequentemente realizada pela ordem de entrada dos itens nas bibliotecas, ou seja, segundo a ordem de sua aquisição, para a qual se usava a denominação numerus currens, expressão latina para números consecutivos, que alude justamente à progressão linear. Um dos inconvenientes resultantes do emprego isolado da ordem cronológica é a dispersão de possíveis agrupamentos que facilitariam a navegação pelas estantes por parte dos usuários.
        No que concerne ao seu emprego subsidiário, Walter Biscoe e Gaston Litton chamam a atenção para o fato de que a ordem cronológica de publicação dentro de um tema pode oferecer ao usuário um mapa indicativo do desenvolvimento deste mesmo tema, servindo como elemento de orientação inicial.
        
        Alfabético: decorrente da escolha de atributos cuja nomeação se dá pelo emprego de palavras ou letras, como é o caso dos elementos de identificação dos documentos, como autor, título, série.
        A ordenação alfabética dos documentos se concretiza por sequências que, neste caso, geram agrupamentos, do que decorre que haja intercalação entre os itens de cada agrupamento.
        Embora possa ser empregada isoladamente, a ordenação alfabética é comum, por exemplo, para a ordenação de itens de uma classe (de assunto, por exemplo) ou para a disposição de obras literárias a partir de seus títulos.
        
        Sistemático ou classificatório: materializa-se quando os atributos escolhidos compõem uma estrutura classificatória que permite que os documentos sejam ordenados obedecendo a uma estrutura de classes e subclasses que possibilita a intercalação de novos documentos dentro dos agrupamentos que obedecem a essa estrutura.
        Nesses casos os atributos podem ser o assunto, a tipologia documental (livro, periódico, bibliografia, dicionário, enciclopédia, patente), o tipo de conteúdo (gênero literário, biografia), a origem da literatura (espanhola, inglesa), o público (criança, mulher, idoso), a matriz linguística, a região geográfica, desde que elaborados segundo uma estrutura classificatória.
        
        No que concerne à espacialidade, a ordenação por atributos materiais (tamanho, suporte, cor, etc.) ou por tipo do documento (obras de referência, teses, etc.) conduz a uma separação dos itens de certo tipo ou suporte do restante da coleção, devido à exigência de acesso rápido (caso das obras de referência dispostas na entrada de uma biblioteca) ou de preservação (condições especiais de temperatura e umidade, como no caso dos audiovisuais, ou necessidade de localização fixa para documentos frágeis).
- - - - Ana Virgínia Pinheiro afirma que nos sistemas de localização fixa os itens são organizados conforme sua materialidade, fazendo da sua conservação a premissa de conservação de seu conteúdo. Este sistema implica o emprego de códigos, usualmente alfanuméricos, que remetem à estante, prateleira e ordem do item na prateleira. Para ele a localização fixa nos torna escravos do catálogo, pois sem tal instrumento seria impossível identificar um dado documento em meio a um labirinto de estantes, e as constantes idas e vindas ao catálogo acarretariam perda de tempo considerável. Apesar de suas limitações, a localização fixa tem virtudes, pois dispor os documentos um após o outro configura um sistema simples e evita sua interrupção sequencial, não havendo necessidade de remanejamentos ou alterações dos códigos dos documentos.
        
        Nesses casos, a notação representativa do agrupamento ou o intervalo numérico fazem às vezes da indicação direta do número de prateleira em que o documento será colocado, como ocorre na localização fixa em sequências exclusivamente contínuas.
    - - De modo distinto, temos a localização relativa, em que os documentos são agrupados por uma característica que lhes seja comum e, dentro dos grupos, são posicionados em relação aos outros documentos a partir de algum atributo secundário.
        Margaret Mann afirma que uma das grandes vantagens deste sistema é a possibilidade de transferir os livros de uma estante a outra sem que a ordem seja perturbada, ou, como afirma Ana Virgínia Pinheiro, trata-se de um sistema em que é possível andar com os livros.
- - - - Para a produção dos códigos, os elementos mais utilizados na composição das notações são letras, números e sinais de pontuação, que podem ser empregados individualmente ou combinados, a fim de expandir as possibilidades combinatórias do sistema notacional.
        
        Além do código dos documentos, outros tipos de indicação podem ser úteis no espaço de uma biblioteca ou ambiente similar, visando à melhor comunicação com o público.
        Também para contribuir para a localização espacial dos conjuntos documentais pelo usuário e para uma circulação proveitosa, vários outros recursos são utilizados, como o das cores acopladas aos códigos e, de modo correspondente, às legendas.
        
        É no caso de livrarias, de alguns acervos pessoais, de obras raras e de documentos frágeis que códigos não são adotados, sob pena de que a materialidade original dos documentos seja alterada. Assim, na atividade de ordenação em sentido amplo, as formas concretas que são produto da representação podem ser: códigos em etiquetas coladas aos documentos, tiras dispostas nos documentos, endereços eletrônicos dos documentos, além de metadados em geral, como cabeçalhos de fichas catalográficas, referências e índices de bibliografias, pontos de acesso de bases de dados e elementos constituintes de estruturas hierárquicas de navegação e acesso a documentos eletrônicos.