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DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES - Coggle Diagram
DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
Objetivo
Es el punto de venta de habitaciones en los hoteles.
-Con el objetivo de Llevar el control de las habitaciones que se van vendiendo en el hotel.
-Recibir todas las solicitudes de reservaciones, cambios y cancelaciones de habitaciones.
-Elaborar los gráficos de ocupación.
-Elaborar el pronóstico de ocupación
-Informar a Recepción de la llegada de VIPS.
Funciones del Personal
Características
-Tener una edad entre 18 y 35 años.
-Experiencia mínima de 2 años.
-Manejo del idioma inglés en un 80 % como mínimo.
-Conocimientos de informática y mercadotecnia.
-Técnico o licenciatura en turismo, preferentemente.
Facilidad de palabra.
-Buena dicción.
-Excelente presentación.
-Honestidad y puntualidad.
Reservacionista
-Proporciona información a clientes en forma personal o por otros medios.
-Realiza labor de ventas de habitaciones y servicios.
-Recibe solicitudes de reservaciones.
-Procesa las reservaciones, cambio, cancelación y no shows.
-Procesa las solicitudes especiales de las reservaciones.
-Mantiene actualizada la información de Agencias de Viajes y empresas.
Gerente de Reservaciones
-Mantenerse informado y al día sobre las políticas de ventas fijadas por la dirección.
-Lograr que el porcentaje de reservaciones garantizadas sea del 80%.
-Controla, supervisa, selecciona y capacita al personal del departamento y responsable del control de reservaciones.
-Controla las reservaciones para evitar sobreventas.
-Elabora los pronósticos de ocupación.
-Controla los allotments.
-Atiende reservaciones de huéspedes importantes.
-Supervisar la correcta aplicación de depósitos.
-Agilizar las solicitudes de reembolsos.
-Colabora con el jefe de recepción en la entrada de grupos.
Organigrama
Relaciones interdepartamentales
Recursos Humanos.
Cuando se aproximan temporadas altas, reservaciones informará a este departamento de los requerimientos de personal eventual. Solicitará en caso de ser necesario, capacitación y adiestramiento para su personal. Reservaciones enviará el
reporte de vacaciones y días de descanso de su personal.
Ventas.
Proporciona reservaciones y el pronóstico de eventos que vendió, para que se hagan los bloqueos necesarios y tener siempre actualizado el control de las reservaciones.
Contabilidad.
Cuando se envían depósitos para garantizar estadías, reservaciones lo recibe y lo entrega a contabilidad quién lo registrará y lo guardará hasta la llegada del huésped, en caso de cancelación contabilidad realizará el reembolso correspondiente
aplicando las políticas de cancelación.
Personal Uniformado.
Reservaciones deberá informarle a este departamento de la llegada de grupos y de clientes importantes, para estar atentos a su arribo y poder brindar un oportuno y excelente servicio.
Ama de Llaves
.
Cuando está por llegar un huésped muy importante o que han solicitado un servicio especial, reservaciones debe informarlo a ama de llaves para que en la habitación que corresponda se tenga lo que el huésped haya solicitado o el hotel quiera
brindarle.
Recepción y Caja de Recepción.
Cuando se reciba una reservación fuera del horario de
oficina de reservaciones, el departamento de recepción será quién la tomé, por lo que reservaciones informará de las fechas cerradas. Todas las mañanas debe de entregar a
recepción la hoja de reservaciones del día.
Gerencia de Alimentos y Bebidas.
Dará aviso a esta gerencia de la ocupación futura del
hotel y de la llegada de grupos, para que los departamentos de esta gerencia preparen con anticipación lo que requieran los huéspedes en cuanto a alimentos y bebidas se refiere.
Gerente División Cuartos.
Debe cumplir las órdenes recibidas con prontitud y esmero, así
como respetar y cumplir las normas y políticas establecidas por esta gerencia; así como mantener una comunicación constante.
