Dokumentide aktiivne eluetapp
Dokumentide üle arvestuse pidamine
Tuleb luua korrektselt
Tuleb säilitada arhiivipüsivates materjalides, mis tagavad säilitatava dokumendi kvaliteedi
Olema peab liigitusskeem
Dokumente hävitamisel peab koostama hävitamisakti
Dokumentide aktiivsest eluetapist eraldamine
Veendutakse, kas dokumenti kasutatakse aktiivselt või mitte, vajadusel arhiveeritakse
Eemaldatakse katkine, määrdunud ja mittearhiivipüsivast materjalist ümbris, liigsed koopiad, mittearhiiviaines, metallkinnitid.
Dokumendid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust pikaajaliseks säilitamiseks
sobimatust (katkisest, määrdunud, mittearhiivipüsivast materjalist) ümbrisest.
Tavapäraselt paigutatakse säilikud arhiivikarpi horisontaalselt
Arhiivihoidlasse üleandmine
Arhivaalide üleandmine algab pöördumisega avaliku arhiivi poole
Arhiiviskeemi koostamine
Arhiiviskeemi esitamine avalikule arhiivile kooskõlastamiseks
Kui arhiiviskeem on kooskõlastatud, siis tuleb arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine
Nimistu koostamine ja arhiivile koostamiseks üleandmine koos üleandmistaotlusega
Kui nimistu on arhiivi poolt kooskõlastatud, siis toimub säilikute lõplik vormistamine ja olemikontroll
Arhivaalide transport organisatsioonist arhiivi
Avalik arhiivi olemikontroll ja markeerimine. Kontrollitakse arhivaalide olemasolu ehk nende füüsilist ja tehnilist olukorda. Samas ka korrastamise ja kirjeldamise kvaliteeti
Avalik arhiiv vormistab üleandmis-vastuvõtuakti ning mõlemad osapooled selle allkirjastavad
Lehed kuivpuhastatakse üldisest määrdumusest, tolmust ja tahmast, kasutades pehmet
kustutuskummi, pintslit, lappi, tolmukinnast, HEPA-filtriga tolmuimejat ning isikukaitsevahendeid.
Kinnitamata lehed paigutatakse ümbrikusse või mappi
Digiinfo
On sarnane paberdokumentidega
Digiarhivaalid tuleb luua arhiivivormingus või viia nad võimalikult kiiresti arhiivivormingusse peale nende loomist või saamist
Lühiajalisi digidokumente hoitakse samas keskkonnas, kus neid loodi (EDHS) kuni hävitamiseni
Üleandmiseks avalikule arhiivile on samuti vajalik nimistu ja arhiivikirjeldus koostada, korrastada ja kasutada arhiivipüsivaid vorminguid. Vorming ei sõltu rakendustarkvarast
Andmed antakse üle tihendamata ja krüpteerimata kahe identse eksemplarina